1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru
Hysbysiad:Taliadau am gasglu gwastraff swmpus i godi
Darllen mwy

Polisi llogi safle ac ystafelloedd cyfweld, cyfarfod a darlithio'r llyfrgell

1. Diben

a)     Mae'r ddogfen hon yn manylu ar bolisi Cyngor Sir Powys ar osod safleoedd y gwasanaeth llyfrgelloedd at ddefnydd grwpiau a chymdeithasau, partneriaid a sefydliadau eraill at ddibenion addysgol, diwylliannol a dinesig yn bennaf.

b)     Mae hefyd yn manylu ar bolisi'r Cyngor o gefnogi sgiliau a dysgu, a datblygu cydlyniant cymdeithasol, yn y gymuned.

2. Dehongliad

a)     Ystyr 'y Cyngor' yw Cyngor Sir Powys.

b)     Ystyr 'Llogwr' yw unrhyw gr?p neu sefydliad sy'n dymuno llunio cytundeb gyda'r Cyngor i logi unrhyw ran o safleoedd y llyfrgelloedd.

c)      Ystyr 'Llyfrgell' yw unrhyw safle y mae Gwasanaeth Llyfrgelloedd Powys yn ei ddefnyddio i ddarparu gwasanaethau llyfrgell a gwybodaeth ym Mhowys.

d)     Ystyr 'Llyfrgelloedd Cangen' yw'r aelod o'r staff â chyfrifoldeb am y safle, neu'r swyddog sydd wedi'i ddirprwyo i wneud hyn.

e)     Ystyr 'Premises' yw unrhyw ystafell gyfweld, ystafell gyfarfod neu ystafell ddarlithio, neu unrhyw ran arall o adeilad y llyfrgell yng nghyd-destun y polisi hwn.

3. Cyffredinol

a)     Bydd y Cyngor yn cynorthwyo gweithgareddau'r gymuned leol, grwpiau diddordeb arbennig a sefydliadau addysgol, diwylliannol ac eraill trwy sicrhau bod ystafell gyfweld, ystafell gyfarfod neu ystafell ddarlithio'r llyfrgelloedd ym Mhowys ar gael lle bo modd. Yn ystod oriau agor y llyfrgell, a than amodau penodol, y bydd hyn yn digwydd fel arfer.  

b)     Mewn amgylchiadau arbennig, a chan ddibynnu ar amodau pendant iawn, mae'n bosibl y bydd safle'r llyfrgell ar gael i'w logi y tu allan i oriau agor arferol.  

c)      Bydd y trefniadau i logi'r safle yn cael eu hawdurdodi ar ddealltwriaeth nad yw'r Cyngor yn cymeradwyo, yn hyrwyddo nac yn argymell unrhyw achlysur, safbwynt neu wasanaeth, neu nodau unrhyw gr?p neu sefydliad sy'n Llogi.  

d)     Ni fydd y Cyngor yn caniatáu isosod y safle sy'n cael ei logi.

4. Cyfleusterau

a)     Bydd gwefan Llyfrgelloedd y Cyngor yn dangos pa lyfrgelloedd sydd ag ystafelloedd cyfweld, cyfarfod neu ddarlithio, ac yn nodi'r manylion cyswllt i gael rhagor o wybodaeth, y telerau a'r amodau llogi, a ffurflen logi.  

b)     Bydd gwefan Llyfrgelloedd y Cyngor yn dangos hefyd yn dangos beth yw uchafswm nifer y bobl a ganiateir yn y man sy'n cael ei logi ar unrhyw un adeg.  

c)      Bydd modd defnyddio'r man sy'n cael ei logi yn ystod oriau agor y swyddfa fel arfer, a bydd staff y llyfrgell ar ddyletswydd yn rhoi gwybod i'r Llogwr am y cyfleusterau toiled a chegin.  

d)     Dim ond gyda chaniatâd Llyfrgellydd y Gangen y bydd y Llogwr yn cael darparu bwyd a diod ar y safle sy'n cael ei logi. Bydd Llyfrgellydd y Gangen yn gofyn i'r Llogwr ddangos mai cyflenwr cymeradwy sy'n darparu unrhyw fwyd neu ddiod. Mae'n bosibl y bydd Llyfrgellydd y Gangen yn gallu helpu i wneud trefniadau arlwyo lleol os gofynnir am hynny ar adeg y bwcio. 

e)     Os bydd gan lyfrgell fannau parcio, bydd hwn ar gael i'r Llogwr ei ddefnyddio, ond bydd hyn yn dibynnu a yw ar gael ai peidio os oes pobl eraill yn yr adeilad yn defnyddio'r llyfrgell.

5. Mathau o ddefnydd

a)     Bydd y Cyngor yn cynorthwyo gyda'r mathau hyn o ddefnydd o safle'r llyfrgell, fel y bo'n briodol (gweler 3a uchod):
   i) Cyfarfodydd preifat grwpiau a chymdeithasau (e.e. Cymdeithas Hanes Lleol; Grwpiau Darllen; U3A)
   ii) Cyrsiau neu sesiynau hyfforddi eraill (e.e. dosbarthiadau Cymraeg; Coleg Garddwriaeth Cymru)
   iii) Cyfarfodydd un i un (e.e. cyfweliadau, cwnsela, apwyntiadau gyda'r Cofrestrydd neu Swyddog Tai)
   iv) Cynghorfeydd (e.e. gydag AS, cyngor lleol, neu AM; gyda'r gwasanaeth Safonau Masnach)
   v)  Achlysuron Cyhoeddus (e.e. Gweithgareddau'r Llyfrgell Deganau; darlith o ddiddordeb lleol; lansio arddangosfa gelf)
   vi) Priodasau (Llyfrgell Ystradgynlais yn unig)  

b)     Ni fydd y Cyngor yn caniatáu'r defnydd canlynol o'i safleoedd:
   i)  Perfformiadau cyhoeddus (Nid yw llyfrgelloedd Powys wedi'u trwyddedu ar gyfer perfformiadau cerdd, canu, dawns, dramâu neu weithgareddau tebyg.)
   ii)  Achlysuron codi arian
   iii) Gweithgareddau masnachol
   iv) Achlysuron sy'n hyrwyddo plaid wleidyddol benodol
   v)  Achlysuron sy'n hyrwyddo safbwynt crefyddol penodol
   vi) Achlysuron sy'n anghyfreithlon neu'n tramgwyddo chwaeth gyhoeddus
   vii) Achlysuron sy'n cynnwys gwerthu diodydd trwyddedadwy
   viii) Achlysuron sy'n cynnwys hapchwarae o unrhyw fath
   ix) Achlysuron sy'n cadw s?n neu'n amharu mewn rhyw fodd arall ar ddefnyddwyr eraill yr adeilad.

c)      Bydd safle'r llyfrgell yn cael ei logi yn ôl disgresiwn Llyfrgellydd y Gangen.

6. Sicrwydd, iechyd a diogelwch

a)     Bydd y Cyngor yn sicrhau bod unrhyw drefniadau a wnaed i osod safle'r llyfrgell yn peryglu ei gyfrifoldebau o ran iechyd a diogelwch neu ei bolisi yswiriant.  

b)     Yn ystod oriau agor y llyfrgell y bydd modd llogi safle'r llyfrgell fel arfer, pan fydd staff y llyfrgell yn gyfrifol am ddiogelwch yr adeilad.  

c)      Yn yr amgylchiadau hynny lle bydd gofyn llogi'r llyfrgell y tu allan i oriau gwaith, ni fydd modd awdurdodi hyn oni bai fod Llyfrgellydd y Gangen yn gallu gwneud trefniadau boddhaol o ran mynediad a diogelwch. Yn yr adeiladu hynny lle bydd ystafell benodol a chyfleusterau cysylltiedig yn unig yn cael eu llogi'n rheolaidd, mae'n bosibl y ceir rhestr o bobl ag allwedd. Yn achos pob cais arall, bydd trefniadau o'r fath yn golygu bod yn rhaid i staff y Cyngor agor a chau'r adeilad a bod yn gyfrifol am y larwm diogelwch. Bydd y gost am y trefniadau hyn yn cael eu codi ar y Llogwr.  

d)    Bydd y Llogwr yn cael gwybod beth yw ei gyfrifoldebau o ran diogelwch, gan gyfeirio'n arbennig at drefniadau pan fydd aelodau o'r cyhoedd yn gallu dod i mewn i'r adeilad y tu allan i oriau gwaith arferol.  

e)     Bydd y Llogwr yn sicrhau bod y safle'n wag erbyn yr amser sydd wedi'i drefnu gyda Llyfrgellydd y Gangen. Yn achos cyfarfod y tu allan i oriau agor arferol, bydd sesiwn gyda'r nos yn dod i ben dim hwyrach na10.00p.m.  

f)       Bydd y Llogwr yn cael gwybod beth yw'r gweithdrefnau iechyd a diogelwch perthnasol.  

g)     Os gosodir y llyfrgell y tu allan i'r oriau arferol, bydd y Llogwr yn derbyn rhagor o wybodaeth (e.e. lleoliad a defnydd o'r llyfr damweiniau, blwch cymorth cyntaf ac ati) yn ogystal â hyfforddiant penodol lle bo'n briodol, (e.e. gwacáu'r adeilad os ceir tân). Bydd gofyn i'r Llogwr lofnodi datganiad yn dweud iddo gael a deall y wybodaeth am sicrwydd ac iechyd a diogelwch sy'n berthnasol i'r llogiad dan sylw.  

h)     Bydd y Cyngor yn rhoi sylw arbennig i sicrwydd, iechyd a diogelwch unrhyw ddigwyddiad sy'n cynnwys plant. Bydd gofyn i'r Llogwr sicrhau bod digon o oedolion cyfrifol yn bresennol i ofalu'n unswydd am y plant sydd yno, a bod yr oedolion hynny wedi cael y gwiriadau DBS/Fetio a gwahardd priodol. Rhaid sicrhau hefyd bod y plant yn cael eu rheoli'n ddiogel fel nad ydynt yn amharu ar ddefnyddwyr eraill yr adeilad.  

i)        Mae'r Cyngor yn arddel polisi dim ysmygu yn ei holl adeiladau a thiroedd.

7. Dodrefn a Chyfarpar

a)     Bydd y Cyngor yn darparu cadeiriau a byrddau at ddefnydd y Llogwr. Y Llogwr fydd yn gyfrifol am eu trefnu a'u gosod yn ôl yn eu lle yn daclus.  

b)     Bydd y Llogwr yn gwneud cais ar adeg trefnu'r Llogiad i ddefnyddio unrhyw gyfarpar sy'n perthyn i'r Cyngor ac ar gael i'w Logi.  

c)      Mae'n bosibl y gallai cyfrifiaduron Mynediad Cyhoeddus y Cyngor fod ar gael i'w defnyddio gan y Llogwr at ddibenion hyfforddiant cymunedol yn ôl disgresiwn Llyfrgellydd y Gangen.  

d)     Mae'n bosibl y gall y Llogwr drefnu i ddefnyddio cyfrifiaduron pen-glin personol, taflunwyr neu eitemau cyfarpar tebyg ar y safle sy'n cael ei logi. Bydd yr hawl i ddefnyddio eitemau o'r fath gyda'r prif gyflenwad trydan yn amodol ar archwiliad gweledol trylwyr o'r cyfarpar gan aelod o'r staff. Bydd angen iddo fod yn fodlon gyda chyflwr y cyfarpar cyn iddo gael ei ddefnyddio.

8. Bwcio, ffioedd a thalu

a)     Ni fydd y Cyngor yn derbyn cais i logi safle oni bai fod y ffurflen logi benodedig wedi'i llenwi , a bydd y penderfyniad yn dibynnu ar delerau ac amodau. Bydd y penderfyniad i gytuno i unrhyw gais yn digwydd yn ôl disgresiwn Llyfrgellydd y Gangen.  

b)     Bydd y Cyngor yn codi tâl am logi'r safle ac unrhyw gyfleusterau cysylltiedig, a bydd hefyd yn cynnwys cost lawn unrhyw drefniadau y tu allan i oriau. Bydd y taliadau safonol yn cael eu harddangos ar dudalennau gwe'r Llyfrgelloedd.  

c)      Gall y Cyngor gynnig gostyngiad o hyd at 33% pan logir y safle am o leiaf 10 sesiwn. Mae'n bosib y bydd gostyngiad o 20% pan logir y safle am 5 neu fwy o sesiynau mewn blwyddyn.  

d)     Bydd y cyngor yn derbyn taliadau mewn arian parod neu siec ar ddiwrnod y cyfarfod, neu trwy anfoneb, trwy drefniant gyda Llyfrgellydd y Gangen.  

9. Canslo

a)     Bydd y Cyngor yn derbyn canslo'r llogiad o leiaf 7 diwrnod cyn y cyfarfod heb godi tâl amdano. Rhaid cadarnhau'r canslo trwy lythyr i Lyfrgellydd y Gangen.  

b)     Os bydd y cyfarfod yn cael ei ganslo lai na 7 diwrnod cynt, bydd yn rhaid talu'r tâl llogi llawn.  

c)      Gall y Cyngor ganslo llogiad gydag un mis o rybudd i'r Llogwr.  

d)     Ni fydd y Cyngor yn ystyried unrhyw hawliad am golledion gan y Llogwr o ganlyniad i ganslo gan naill ai'r Llogwr neu'r Cyngor.

10. Ymwadiad ac indemniad

a)     Nid yw'r Cyngor yn derbyn cyfrifoldeb nac atebolrwydd am ddifrod neu golled unrhyw eiddo sydd wedi'i osod neu ei adael yn y safle gan y Llogwr neu unrhyw unigolyn arall sy'n defnyddio'r safle sydd wedi'i logi yn ystod cyfnod y llogiad.  

b)     Mae'r Llogwr i ddigolledu'r Cyngor am bob colled neu ddifrod, beth bynnag y bo, sy'n cael ei achosi i safle'r Llyfrgell, p'un a yw'n cael ei ddarparu gan y Cyngor neu gan unrhyw gorff neu unigolyn arall, o ganlyniad i gyfnod y llogiad ac yn ystod y llogiad.

Telerau ac amodau llogi'r ystafelloedd a'r safle

  1. Bydd y Llogwr wedi darllen a deall Polisi'r Cyngor ar gyfer llogi safle'r Llyfrgell ac yn cadw ato.   
  2. Bydd y Llogwr yn sicrhau drosto'i hun bod y safle a'r cyfleusterau cysylltiedig y cytunwyd i'w llogi yn addas at ei ddibenion.   
  3. Bydd y Llogwr yn cadw at y dyddiadau a'r oriau llogi y cytunwyd arnynt.   
  4. Bydd y Llogwr yn sicrhau nad yw nifer y bobl sy'n bresennol ar y safle yn uwch na'r uchafswm a ganiateir ar y safle hwnnw.
  5. Dim ond gyda chaniatâd Llyfrgellydd y Gangen y bydd y Llogwr yn darparu bwyd a diod ar y safle sydd wedi'i logi. Rhaid gwneud unrhyw gais am drefniadau arlwyo lleol ar adeg y bwcio. Bydd Llyfrgellydd y Gangen yn gofyn i'r Llogwr ddangos bod cyflenwr cymeradwy'n darparu unrhyw fwyd neu ddiod sy'n cael eu darparu. Sylwch nad yw'r safle wedi'i drwyddedu.   
  6. Bydd y Llogwr yn gyfrifol am osod y dodrefn yn ei le a'i ddychwelyd yn daclus, a bydd yn sicrhau bod y llwybrau i'r allanfeydd (gan gynnwys allanfeydd tân) yn ddigonol, ac yn cael eu cadw'n glir bob amser.
  7. Bydd y Llogwr yn sicrhau mai dim ond pobl ag awdurdod i wneud hynny fydd yn dod i mewn i'r safle sy'n cael ei logi.   
  8. Ni fydd y Llogwr yn isosod y safle i unrhyw Drydydd Parti.   
  9. Rhaid i'r defnydd o'r safle sy'n cael ei logi fod yn gydnaws â darpariaeth y Cyngor o wasanaethau llyfrgell, a rhaid iddo beidio ag ymyrryd â darparu'r gwasanaethau yma neu amharu ar ddefnyddwyr eraill y llyfrgell.   
  10. Bydd y Llogwr yn talu'r ffioedd y cytunwyd arnynt ar ddiwrnod y llogi neu'n gynt, neu ar adeg arall os trefnir hynny gyda Llyfrgellydd y Gangen.
  11. Bydd y Llogwr yn canslo llogiad dim llai na 7 diwrnod cyn y cyfarfod, a chadarnhau hynny trwy lythyr i Lyfrgellydd y Gangen, neu bydd yn rhaid talu'r taliad llawn a gytunwyd am y llogi.   
  12. Bydd y Llogwr yn sicrhau bod unrhyw gyfarpar trydanol y mae'n darparu i'w ddefnyddio ar y safle sy'n cael ei logi yn diwallu gofynion adran 7d y Polisi.   
  13. Mae'r Llogwr i adael y safle sy'n cael ei logi, y cyfleusterau cysylltiedig â'r cyfarpar mewn cyflwr da.
  14. Bydd y Llogwr yn sicrhau bod y mynychwyr wedi gadael y safle erbyn yr amser a gytunwyd gyda Llyfrgellydd y Gangen. Yn achos cyfarfodydd y tu allan i oriau agor arferol, bydd sesiwn min nos yn dod i ben dim hwyrach na 10.00 p.m.
  15. Bydd y Llogwr yn gyfrifol am unrhyw ddifrod neu golled sy'n ymwneud â'r safle a'r cyfarpar sy'n digwydd yn ystod cyfnod y llogi.

 

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu