1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru
Hysbysiad: taliadau gwastraff gardd wedi'u lleihau
Darllen mwy

Polisi Mynediad Archifau

Nodau ac amcanion ein gwasanaeth

Mae Swyddfa Archifau Sir Powys yn gweithredu yn unol â'r Datganiad Polisi a fabwysiadwyd gan Gyngor Sir Powys ar 18 Mehefin 1991. Mae'r datganiad hwn yn gofyn i Archifau'r Sir i:

  1. gael cofnodion sy'n ymwneud â gorffennol diwylliannol a hanesyddol Powys, ac i'w cadw a'u diogelu yn unol â'r ddeddfwriaeth berthnasol
  2. darparu mynediad cyhoeddus atynt

Nod Swyddfa Archifau Cyngor Sir Powys yw sicrhau fod ei ddaliadau ar gael i'r gynulleidfa ehangaf posibl tra'n ystyried ei randdeiliaid. Mae mynediad yn cael ei wneud yn bosibl trwy ystod o wasanaethau a gynigir gan yr Archifau gan gynnwys mynediad ar y safle i unigolion a grwpiau bychain o fewn yr ystafell ymchwilio gyhoeddus, mynediad o bell trwy ohebiaeth a dulliau electronig gydag unigolion ac asiantaethau swyddogol, a thrwy weithgareddau allanol mewn partneriaeth ag eraill. Mae'r strategaeth hon yn ymwneud yn bennaf â mynediad ar y safle.

Mae deddfwriaeth, polisïau'r llywodraeth (DU, cenedlaethol a lleol) a blaenoriaethau ar gyfer awdurdod ariannu'r gwasanaeth wedi cael effaith ar amrywiol fannau sy'n ymwneud â mynediad. Nod y Gwasanaeth Archifau yw diwallu'r rhain i gyd gyda phawb y mae'n eu gwasanaethu.

Mae mynediad yn swyddogaeth hanfodol o fewn y Gwasanaeth Archifau, ac fe'i hamlinellir o fewn egwyddorion Safon y PSQG ar gyfer Mynediad at Archifau 2008. Mae'r Archifau yn ymrwymo i drafod materion cydraddoldeb a chynhwysiant cymdeithasol, ynghyd â mynediad corfforol at ei wasanaethau. Bydd pob cyfle'n cael ei ddefnyddio i gyfathrebu gyda defnyddwyr, gan ofyn am eu safbwyntiau a'u barn ar wasanaethau trwy ffurflenni adborth ac arolygon. Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, bydd y swyddfa'n ymateb ac yn gwneud gwelliannau i adlewyrchu diddordebau ei rhanddeiliaid. Mae'r swyddfa yn rheoli adnoddau i gynnig y gwasanaethau gorau posibl tra'n ceisio bod yn ddyfeisgar ac ystyried effeithiolrwydd ei waith.

Bydd y polisi hwn yn cael ei weithredu o fewn cyd-destun natur ddwyieithog y sir ac yn unol ag ymrwymiad Cyngor Sir Powys tuag at gydraddoldeb ac amrywiaeth. Bydd yn cael ei weithredu hefyd yn unol â Strategaeth Datblygiad Cynaliadwy'r Cyngor.

Yr hyn y gallwch ei ddisgwyl oddi wrthym

  • Mae'r wefan yn cydymffurfio â'r cyfarwyddyd ar gyfer y sawl sydd â nam ar y golwg ac mae'r wybodaeth yn cael ei diweddaru'n rheolaidd

  • Mae'r holl daflenni, ffurflenni a gwybodaeth ar y wefan ar gael yn y Gymraeg a'r Saesneg

  • Byddwn yn cyflwyno ymateb i bob ymholiad, sylw a chwyn sy'n cael ei dderbyn yn ysgrifenedig neu dros e-bost o fewn 20 diwrnod gwaith

  • Bydd staff sydd wedi'u hyfforddi ar gael i gynghori ar weithdrefnau ac adnoddau pan fydd defnyddwyr yn ymweld â'r ystafell ymchwilio neu'n cysylltu â'r swyddfa 

  • Mae'r holl staff wedi'u dynodi yn ôl enw a swydd a byddant yn trin pob defnyddiwr gyda chwrteisi

  • Mae gwybodaeth a chyngor diweddar am gyfleusterau, ffynonellau a gwasanaethau ar gael ar y safle, o fewn taflenni gwybodaeth ac ar wefan Archifau Powys

  • Gellir gwneud ymholiadau dros e-bost, cyfryngau cymdeithasol, dros y ffôn ac yn y post ynghyd â thrwy ymweliadau personol

  • Bydd gwybodaeth am gasgliadau sydd newydd eu derbyn yn cael ei chyhoeddi (o fewn ein cylchlythyr chwarterol a'n Hadroddiad Blynyddol) a bydd galw yn ffactor wrth werthuso casgliadau ar gyfer rhestrau manwl

  • Bydd taflenni gwybodaeth yn cael eu casglu ar bynciau ymchwil poblogaidd

  • Bydd yr holl gymhorthion chwilio yn cydymffurfio â safonau archifau ac ar gael mewn ffurfiau copi papur ac wedi'u hawtomeiddio lle bynnag y bo hynny'n bosibl

  • Byddwn yn sicrhau fod cofnodion ar gael ar-lein lle bynnag y bo hynny'n bosibl

  • Bydd gweithdrefnau'n cael eu cadw mor syml ag sy'n bosibl ac yn cael eu hegluro'n glir i bob defnyddiwr newydd

  • Mae trefniadau diogel yn cael eu darparu ar gyfer eiddo personol

  • Darperir pwyntiau pŵer ar gyfer defnyddio cyfrifiaduron glinfwrdd

  • Mae offer trydanol, megis darllenwyr microffilm/ microfish yn cael eu cynnal a'u cadw gan sicrhau eu bod yn gweithio'n iawn

 

Yr hyn a ddisgwyliwn oddi wrthych chi, y defnyddiwr

  • Eich sylwadau a'ch awgrymiadau ar wella'r gwasanaeth trwy lenwi ffurflen adborth a chymryd rhan yn ein harolygon defnyddwyr

  • Dilyn cyngor gan staff ar drin a thrafod deunyddiau archifol yn ofalus i sicrhau fod yr adnoddau unigryw hyn yn cael eu cadw a'u diogelu

  • Darllen ac arsylwi'r rheoliadau a nodir o fewn Rheolau'r Ystafell Ymchwilio

  • Dangos parch ac ystyriaeth i ddefnyddwyr eraill a staff

 

Cyfyngiadau Mynediad

  • Oherwydd diffyg lle, caiff defnyddwyr eu cynghori i gadw lle cyn ymweld â'r Archifau

  • Dim ond yn yr ystafell ymchwilio dan oruchwyliaeth y gellir edrych ar gofnodion gwreiddiol

  • Tra y gwneir pob ymdrech i ddarparu ar gyfer defnyddwyr, efallai na fydd digon o le ar gyfer y dewis cyntaf wrth gadw lle

  • Mae Archifau Powys yn cau ei wasanaeth cyhoeddus i gyfrif stoc yn flynyddol yn ystod dwy wythnos ym mis Chwefror. Bydd mynediad at gofnodion wedi'i gyfyngu felly yn ystod yr amser hwn

 

Mae rhesymau eraill pam na all defnyddwyr weld casgliadau yn cynnwys:

  • Cyfrinachedd a'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol

  • Caniatâd sy'n ofynnol gan yr adneuwr

  • Cyfyngiadau a osodir gan y cyfrannwr neu adneuwr

  • Cyflwr ffisegol y deunydd

Mewn rhai achosion, gellir sicrhau fod gwybodaeth benodol ar gael o ddogfennau sydd ar gael i'w harchwilio'n llawn gan y cyhoedd. Bydd staff yn esbonio'r amgylchiadau a'r rhesymau dros y cyfyngiad.

Mae'r Archifau wedi paratoi gweithdrefnau i gydymffurfio gyda darpariaethau Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol 2018, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004.

Dogfennau cysylltiedig

Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus: Safon Mynediad at Archifau 2008

Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol: Safon ar gyfer Ystorfeydd Cofnodion

TNA, Safon Achredu'r Gwasanaeth Archifau, 2018

Public Records Office: Beyond the PRO, Public Records in Places of Deposit

Cyngor Sir Powys: cydymffurfiaeth gyda'r holl gynlluniau strategol a ddynodir gan Gyngor Sir Powys

 

Mawrth 2008

Adolygwyd 2011

Adolygwyd 2014

Adolygwyd 2018

I'w Adolygu 2021

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu