1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru
Hysbysiad:Taliadau am gasglu gwastraff swmpus i godi
Darllen mwy

Polisi Casgliadau'r Archifau

Hunaniaeth

Mae gwasanaethau Archifau Cyngor Sir Powys yn ffurfio rhan o Wasanaeth Archifau a Rheoli Gwybodaeth y Gwasanaethau Hamdden.

Mae Swyddfa Archifau Sirol Powys yn gweithredu'n unol â'r Datganiad Polisi a fabwysiadwyd gan Gyngor Sir Powys ar 18 Mehefin 1991. Mae'r datganiad yma'n gofyn bod y Gwasanaethau Archifau Sirol yn:

  1. cael cofnodion sy'n ymwneud â gorffennol diwylliannol a hanesyddol Powys, ac yn cadw'r rhain yn unol â'r ddeddfwriaeth berthnasol
  2. darparu mynediad cyhoeddus i'r rhain

 

Awdurdod i Gasglu:

Mae Swyddfa Archifau Sirol Powys yn ceisio cadw at yr holl ddeddfwriaeth gyfredol ar archifau sy'n berthnasol i swyddfeydd cofnodi awdurdodau lleol yng Nghymru.

Penodir hi gan yr Arglwydd Ganghellor fel ystorfa cofnodion cyhoeddus sydd wedi'u hadneuo'n lleol o dan adran 4(1) Deddf Cofnodion Cyhoeddus, 1958, gan gynnwys:

Llysoedd Chwarter, Llysoedd Ynadon, Llys Sirol, Crwner, Cofnodion GIG yr Adran Iechyd, glofeydd dyddiad cyn-hawlio'r NCB, Pwyllgor Asesu Ardal Cyllid y Wlad, cynlluniau Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch mwynfeydd segur ar wahân i lofeydd, Pwyllgor Cynghori Comisiynwyr Cyffredinol Treth Incwm.

Caiff ei chydnabod gan:

  • Meistr y Rholiau, fel ystorfa swyddogol cofnodion maenorol a degymau.
  • Corff Cynrychiolwyr yr Eglwys yng Nghymru, fel ystorfa cofnodion plwyf yn unol â chytundeb rhwng y Corff Cynrychiolwyr a Swyddfeydd Cofnodion Sirol Cymru.

Bydd Swyddfa Archifau Sirol Powys yn cadw at bolisïau caffael perthnasol Llyfrgell Genedlaethol Cymru a'r Archifau Cenedlaethol, ac ni fydd eu gwaith yn gwrthdaro â hwy. Mae Polisi Datblygu Casgliadau Llyfrgell Genedlaethol Cymru 2016 yn rhoi pwyslais trwm ar berthnasedd a phwysigrwydd deunyddiau i Gymru a'r Cymry. Fodd bynnag, mae'n datgan y "cyfeirir deunydd o ddiddordeb lleol yn unig at lyfrgelloedd, archifdai ac amgueddfeydd addas". Mae Polisi Casglu Cofnodion y TNA, 2012 yn datgan y bydd pob cofnod cyhoeddus sy'n 20 mlwydd oed ac wedi'i ddewis i'w gadw'n barhaol yn cael ei drosglwyddo i'r Archifdai Cenedlaethol neu leoliad adneuo arall. Dan y meini prawf hyn, bydd Archifau Powys yn derbyn cofnodion cyhoeddus sy'n ymwneud â sir Powys.

Cwmpas y Casgliad

Hen Siroedd gweinyddol Sir Drefaldwyn, Sir Faesyfed a Sir Frycheiniog yw'r ardal ddaearyddol y mae Swyddfa Archifau Sirol Powys yn ei gwasanaethu.

Yn amodol ar yr egwyddor flaenaf sef y dylid cadw cywirdeb grwpiau archifol hyd y bo modd ac i'r graddau y mae'n bosibl ac yn ymarferol gwneud hynny, ni fydd yr Archifau'n derbyn cofnodion sy'n ymwneud ag ardaloedd y tu hwnt i'r ffiniau a nodwyd, neu sy'n deillio o'r ardaloedd hynny, oni bai fod amgylchiadau arbennig yn bodoli, a bod cytundeb wedi'i drefnu ag unrhyw awdurdod archif arall. Yn achos unrhyw anghydfod rhwng yr archifau ac ystorfa arall ynghylch ceidwad mwyaf priodol unrhyw gasgliad penodol, bydd cyngor yn cael ei geisio gan gyflafareddwr di-duedd.

Bydd deunyddiau sy'n cael eu derbyn gan yr Archifau'n unol â diffiniad y Cyngor Archifau Cenedlaethol o gofnodion sy'n cael eu casglu trwy broses naturiol wrth gynnal busnes o unrhyw fath boed cyhoeddus neu breifat, gan gorfforaeth neu unigolyn, ac sydd wedi'u cadw oherwydd bod iddynt werth, gweinyddol neu hanesyddol parhaol, (Polisi Archifau, 1996) yn unol â dogfennau statudol gan gynnwys Deddf Cyfraith Eiddo, 1922, Deddf Degwm, 1936, Deddf Cofnodion Cyhoeddus, 1958, Deddf Llywodraeth Leol, 1972, ac adran 60 Deddf Llywodraeth Leol (Cymru), 1994. Bydd ffotograffau a chofnodion yn y cyfryngau modern yn cael eu derbyn os gellir eu hystyried yn ffynhonnell wreiddiol ar gyfer hanes Powys. Ni dderbynnir papurau newydd fel arfer, ond cyfeirir hwy at y llyfrgell briodol; cyfeirir arteffactau at yr amgueddfa fwyaf priodol; cyfeirir ffilmiau at Archif Sgrin a Sain Genedlaethol Cymru.

Mae modd i Swyddfa Archifau Sirol Powys gaffael gwaith cyhoeddedig yn uniongyrchol, neu trwy Wasanaeth Llyfrgelloedd Powys, er mwyn:

  • ategu'r casgliadau archifol sy'n cael eu cadw yn yr Archifau
  • darparu canllawiau i aelodau o'r cyhoedd sy'n defnyddio'r casgliadau archifol ar sut i ddefnyddio'r archifau a chynnal gwaith ymchwil penodol sy'n ymwneud â'r hyn sydd ym meddiant yr Archifau
  • darparu mynediad i gatalogau o gasgliadau archifol a gedwir mewn mannau eraill sy'n ymwneud â'r ardal ddaearyddol a nodir uchod, ac nad ydynt ar gael ar ffurfiau eraill
  • darparu'r wybodaeth broffesiynol a'r canllawiau diweddaraf ar reoli, gofalu a chadw archifau

Bydd modd caffael gwaith cyhoeddedig fel rhan annatod o archif hefyd.

Rhoddir y polisi hwn ar waith o fewn cyd-destun natur ddwyieithog y sir, ac yn unol ag ymrwymiad Cyngor Sir Powys i gydraddoldeb ac amrywiaeth. Yn ogystal â hyn bydd yn cael ei weithredu yn unol â Strategaeth Datblygu Cynaliadwy'r Cyngor.

 

Y Broses o Gasglu

Mae'n well gan yr Archif gaffael casgliadau fel rhoddion. Bydd cofnodion yn cael eu derbyn ar fenthyg, yn amodol â chytundeb ag Amodau'r Adneuo (a gymeradwywyd gan y Pwyllgor ar 15 Tachwedd 2005). Mae'r cyllid ar gyfer pryniannau'n brin iawn, a bydd yn cael ei wario dim ond ar ddogfennau o bwysigrwydd eithriadol i hanes yr ardal ac na fyddai modd i ymchwilwyr lleol eu defnyddio fel arall. Derbynnir cofnodion hefyd trwy drosglwyddiad uniongyrchol o Wasanaeth Rheoli Gwybodaeth Cyngor Sir Powys.

Prynir y rhan fwyaf o ddeunyddiau argraffedig Archifau Sirol Powys. Bydd yr Archifau'n caffael eitemau argraffedig fel rhoddion, ond ni chânt eu derbyn ar fenthyg neu adnau.

Cymerir bod gan y casgliadau a gynigir berchnogaeth eglur a dilys. Rhoddir derbynneb sy'n disgrifio'r cofnodion sy'n cael eu caffael, ac yn darparu'r wybodaeth sydd ei hangen er mwyn cael mynediad iddynt i'r perchennog/adneuwr. Byddwn yn paratoi dogfennau manylach i sy'n disgrifio'r derbyniadau, wybodaeth yn unol â pholisi ac arferion cyfredol y swyddfa, ac yn cyflwyno copïau pan fydd y rhain wedi'u cwblhau.

Fel rhan o'r dasg o brosesu casgliadau, naill ai cyn neu ar ôl trosglwyddo i'r Archifau, bydd arfarniad yn cael ei gynnal i sicrhau bod y cofnodion sy'n cael eu cadw o ansawdd digon dan i'w cadw'n barhaol, ac nad ydynt yn dyblygu casgliadau a gedwir yma neu yn rhywle arall. Bydd gan yr Archifau'r awdurdod i drosglwyddo cofnodion i ystorfa fwy addas os ystyrir y byddai'n fwy buddiol eu cadw mewn lleoliad arall. Bydd cofnodion nad ydynt yn cael eu dewis i'w cadw'n barhaol yn cael eu dychwelyd i'r perchennog oni bai fod trefniadau eraill wedi'u gwneud ar adeg y trosglwyddo. Mae'r swyddfa'n cadw'r hawl i gynnal adolygiad cyfnodol o'r casgliadau a gedwir, a lle bo angen, argymell eu bod yn cael eu gollwng neu'u distrywio.

 

Mynediad

Bydd hysbysiad cyhoeddus o dderbyniadau newydd yn cael eu gwneud cyn gynted ag y bydd cyfle. Bydd copïau o'r dogfennau sy'n disgrifio'r derbyniadau'n cael eu lledaenu cyn gynted ag y bo modd gan ddefnyddio'r dechnoleg orau sydd ar gael i gyrraedd y gynulleidfa ehangaf bosibl.

 

Mawrth 2008

Adolygwyd 2011

Adolygwyd 2014

Adolygwyd 2018

Adolygwyd 2021

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu