1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru
Hysbysiad:Taliadau am gasglu gwastraff swmpus i godi
Darllen mwy

Polisi Amodau Adneuo Archifau

Mae Swyddfa Archifau Sir Powys yn derbyn cofnodion i mewn i'w warchodaeth yn unol â'i Bolisi Casgliadau:

  1. trwy rodd neu brynu lle mae'r berchnogaeth yn trosglwyddo i Gyngor Sir Powys
  2. trwy drosglwyddiad gan Gyngor Sir Powys
  3. ar adnau am gyfnod annherfynol, lle mae perchnogaeth y cofnodion a adneuwyd yn parhau gyda'r adneuwr.

 

YMRWYMIADAU GAN YR ARCHIFAU:

  1. Lle bo hynny'n bosibl, bydd y cofnodion yn cael eu storio o fewn yr un amodau diogel yn ffisegol ac wedi'u monitro'n amgylcheddol â chofnodion eraill a gynhelir gan Swyddfa Archifau Sir Powys.
  2. Bydd y cofnodion yn cael eu trefnu a'u rhestru yn unol â'n harfer presennol; bydd gwaith paratoi rhestrau, mynegai a chymhorthion canfod eraill yn cael ei gyflawni yn unol â rhaglen a bennir gan yr Archifau. Bydd copi o'r rhestr yn cael ei gyflenwi i'r adneuwr.
  3. Bydd cofnodion ond yn cael eu gwneud ar gael i ymchwilwyr dan oruchwyliaeth o fewn ystafell ymchwilio'r Swyddfa Archifau.
  4. Ni fydd cofnodion sy'n rhy fregus neu fel arall, mewn perygl o ddifrod ar gael i'w defnyddio gan y cyhoedd.
  5. Bydd copïau o ddogfennau unigol ond yn cael eu cyflenwi i ymchwilwyr ar yr amod ei fod yn gyson gyda diogelwch y cofnodion ac yn cydymffurfio â chyfraith hawlfraint presennol.
  6. Gofynnir am ganiatâd yr adneuwr ar gyfer unrhyw gyhoeddi ar ran sylweddol o'r ddogfen.
  7. Bydd cofnodion ond yn cael eu benthyca dros dro i sefydliad arall er diben arddangos gyda chaniatâd yr adneuwr ac ar yr amod fod y cyfleusterau yn cydymffurfio â PD5454:2012.
  8. Bydd cofnodion na ystyrir i fod yn haeddu cael eu cadw'n barhaol yn cael eu dychwelyd i'r adneuwr, neu'n cael eu dinistrio gyda chaniatâd yr adneuwr.
  9. Ni roddir caniatâd i geisiadau i gyflwyno cofnodion a adneuir ar gyfer defnydd a ddatgenir mewn camau gweithredu cyfreithiol heb ganiatâd yr adneuwr, ac eithrio lle y cyflwynir gorchymyn llys.
  10. Bydd manylion unigolion preifat, sy'n adneuwyr, ond yn cael eu datgelu i drydydd parti gyda'u caniatâd, ond efallai y bydd manylion o'r fath yn cael eu cadw yn yr Archifau yn unol ag amodau Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol 2018.

 

YMRWYMIADAU GAN YR ADNEUWR:

  1. Ystyrir bod hawl gan yr adneuwr i adneuo cofnodion, naill ai fel perchennog neu asiant.
  2. Bydd rhybudd yn cael ei gyflenwi i'r Archifau am newidiadau i gyfeiriad a manylion eraill sy'n effeithio ar berchnogaeth y cofnodion. Dylai fod yn bosibl ar unrhyw adeg i drosglwyddo'r adnau fel rhodd/cymynrodd ar ddisgresiwn yr adneuwr.
  3. Cyfrifoldeb yr adneuwr yw rhoi gwybod i'r ysgutorion a fwriadwyd ganddynt neu aelodau eraill y teulu eu bod wedi adneuo cofnodion gydag Archifau Powys, a phetai'r adneuwr yn marw, dylai'r ysgutorion/aelodau'r teulu gysylltu gydag Archifau Powys.
  4. Rhoddir rhybudd rhesymol am dynnu unrhyw gofnod allan dros dro o'r Archif a dylid cytuno ar gyfnod penodol o amser ar gyfer hyn.
  5. Gall cofnodion sydd wedi'u hadneuo, os byddant yn cael eu tynnu'n barhaol o'r Archif, arwain at godi tâl i dalu am gostau storio, rhestru a chadwraeth.
  6. Cyfrifoldeb yr adneuwr yw yswirio cofnodion, ac eithrio mewn achos lle ceir arddangosfa gan gorff allanol
  7. Er dibenion Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol 2018, ystyrir mai'r adneuwr yw'r Rheolydd Data o ran unrhyw ddata sydd wedi'i gynnwys o fewn y cofnodion a ddaw o fewn telerau'r rheoliadau.

 

Bydd yr adneuwr yn caniatáu i/i'r:

  • unrhyw gofnodion a adneuir fod ar gael i ymchwilwyr yn amodol ar gyfyngiadau mynediad statudol neu gyfyngiadau a gytunir gyda Phrif Swyddog Arwain y Gwasanaethau Amgueddfeydd, Archifau a Rheoli Gwybodaeth.
  • cofnodion gael eu nodi gyda chod cyfeirio, i'w diogelu a'u hadnabod.
  • cadw'r cofnodion, yn unol â'r rhaglenni a bennir gan yr Archifau.
  • cofnodion i fod ar gael ar ffurf copiau, a wneir trwy unrhyw ddull addas, gyda chopïau o'r fath yn dod yn eiddo i'r Archifau.
  • detholiadau byr o'r cofnodion gael eu cyhoeddi fel trawsgrifiadau neu ar ffurf ffacsimili.
  • Archifau gyhoeddi ei wasanaethau a hyrwyddo ei gasgliadau, trwy atgynhyrchu'r cofnodion mae'n ei gynnal mewn unrhyw gyfrwng, gan gyhoeddi cymhorthion ymchwilio mewn unrhyw gyfrwng a sicrhau eu bod ar gael mewn lleoliadau eraill y tu allan i'r Archifau.
  • symud data mewn cofnodion electronig i ffurfiau eraill.
  • Mae unrhyw amrywiad o'r telerau hyn i'w cytuno gyda Phrif Swyddog Arwain y Gwasanaethau Amgueddfeydd, Archifau a Rheoli Gwybodaeth ar adeg yr adneuo.

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu