1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru
Hysbysiad: Wyddoch chi y gallwch fenthyg cit casglu sbwriel wrthym ni a helpu i gadw Powys yn lân
Darllen mwy

Polisi Cadwraeth Archifau

Cyflwyniad 

Mae Swyddfa Archifau Sir Powys yn gweithredu'n unol â'r Datganiad Polisi a fabwysiadwyd gan Gyngor Sir Powys ar 18 Mehefin 1991. Mae'r datganiad hwn yn gofyn i Archifau'r Sir i:

  1. gael cofnodion sy'n ymwneud â gorffennol diwylliannol a hanesyddol Powys, a'u cadw a'u diogelu hwy yn unol â'r ddeddfwriaeth berthnasol
  2. darparu mynediad cyhoeddus iddynt

Mae'r Polisi Cadwraeth yn cynnig datganiad cynhwysfawr ar sut mae Swyddfa Archifau Powys yn bwriadu cadw, diogelu a pharhau i sicrhau fod y dogfennau y mae'n gofalu amdanynt ar gael. Mae'n bolisi eangfrydig sy'n delio gyda phob agwedd ar waith cadwraeth, ac oherwydd hynny, yn effeithio ar holl feysydd y gwaith.

Mae cadwraeth yn gyfrifoldeb ar yr holl staff. Mae sicrhau fod ganddynt yr holl sgiliau, gwybodaeth a galluoedd arbennig yn ganolig i'r polisi hwn. I helpu cyflawni hyn, bydd yr Archifau yn cynnal ymrwymiad tuag at ddatblygiad staff.

Bydd y polisi hwn yn cael ei weithredu o fewn cyd-destun natur ddwyieithog y sir ac yn unol ag ymrwymiad Cyngor Sir Powys i gydraddoldeb ac amrywiaeth. Bydd yn cael ei weithredu hefyd yn unol â Strategaeth Datblygiad Cynaliadwy'r Cyngor.

 

Cadwraeth

Mae Archifau Powys yn cydnabod mai gwaith cadwraeth ataliol yw'r ffordd fwyaf effeithiol o ddiogelu ei gofnodion. Bydd gwaith cadwraeth ataliol yn ffurfio prif ffocws y gweithgaredd. Mae blaenoriaethu gofynion cadwraeth yn angenrheidiol er mwyn penderfynu strategaethau cadwraeth tymor hir. Bydd y broses o wneud penderfyniad yn ystyried anghenion y defnyddiwr; cyflwr goblygiadau materol ac adnoddol; pwysigrwydd adnoddau (o arwyddocâd archifol) a'r lefel ddisgwyliedig o ddefnydd. Mae diogelu ac atgyweirio eitemau y tu hwnt i adnoddau ariannol Archifau Powys yn bennaf, ond lle y bo hynny'n bosibl, byddwn yn chwilio am noddwyr allanol i gyflwyno grantiau i helpu gyda gwaith cadwraeth ac atgyweirio.

 

Storio

Mae PD 5454:2012, Guide for the storage and exhibition of archival materials,yn amlinellu'r meini prawf sy'n ofynnol ar gyfer storio archifol. Yn unol â hyn:

  • Bydd tymheredd a lleithder cymharol yn cael eu mesur a'u rheoli yn yr ystafell ddiogelu
  • Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, bydd yr holl gofnodion yn cael eu pacio mewn deunyddiau archifol addas o ansawdd cyn cael eu gosod mewn storfeydd parhaol
  • Bydd yr holl ddogfennau'n cael eu storio mewn ardaloedd diogel

 

Defnyddio a Thrin a Thrafod Dogfennau

Mae dogfennau yn y perygl mwyaf pan fyddant yn cael eu defnyddio. Mae'r defnydd o dechnegau trin a thrafod cywir gan staff ac ymchwilwyr fel ei gilydd yn hanfodol er mwyn cadw a diogelu dogfennau yn y tymor hir. Mae'n hanfodol hefyd i gael dogfennau digonol i olrhain lleoliad y dogfennau ar bob adeg. I gyflawni hyn, bydd yr Archifau yn sicrhau bod:

  • Pob aelod o staff sy'n trin a thrafod dogfennau wedi'u hyfforddi ar dechnegau trin a thrafod dogfennau
  • Ymchwilwyr wedi derbyn gwybodaeth a/neu gyfarwydd ar drin a thrafod dogfennau'n gywir
  • Diogelwch yr ystafell ymchwilio'n cael ei gynnal ar bob adeg
  • Dogfennau, os byddent yn cael eu trin a'u trafod, a fyddai'n dirywio ar gyfradd annerbyniol yn cael eu datgan yn anaddas i'w cyflwyno
  • System ar waith i gofnodi lefelau defnydd y dogfennau unigol a'r wybodaeth sy'n angenrheidiol ar gyfer eu diogelwch
  • Copïau o ddogfennau sy'n destun i ddefnydd trwm yn cael eu gwneud, lle bo hynny'n ymarferol. Bydd y copïau benthyg yn cael eu gwneud mewn ffordd lle y gellir eu hatgynhyrchu'n rhwydd

 

Copïo

Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, bydd copïau o ddogfennau'n cael eu cyflenwi. Bydd cyfyngiadau yn cael eu gwneud mewn achosion lle mae perygl o ddifrod i'r ddogfen wreiddiol oherwydd y broses o gopïo. Bydd canllawiau copïo ar gael i'r holl aelodau staff a'r cyhoedd.

 

Arddangosfeydd/Benthyciadau

Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, bydd copïau benthyg o'r dogfennau'n cael eu defnyddio. Rhaid cadw unrhyw gopïau benthyg o'r dogfennau sy'n cael eu harddangos neu eu benthyca ar gyfer arddangosfa o fewn amgylchedd sy'n diwallu PD 5454:2012 adran 4.10.3.

Bydd cyngor ar arddangos, storio a diogelu yn cael ei gyflwyno i adneuwyr sy'n tynnu eu dogfennau eu hunain allan.

 

Paratoi at Drychinebau

Mae cynllun argyfyngau ar waith. Mae'r holl staff yn ymwybodol o'r cynllun hwn ac wedi'u hyfforddi'n ddigonol ar ei weithredu.

 

Llunio Strategaeth a Rheoli Perfformiad

Cydnabyddir fod dull strategol tuag at gadwraeth yn hanfodol er mwyn bod yn effeithiol. Bydd strategaeth gadwraeth ar waith ac yn cael ei hadolygu ar sail reolaidd. Bydd Archifau Powys yn monitro ac asesu effaith ei weithgareddau ar gadwraeth y casgliadau. I gynorthwyo gyda hyn ac i gynnig ffordd o fesur perfformiad, mae'r Archifau wedi cynnal Arolwg Asesiad Cadwraethy Swyddfa Cadwraeth Cenedlaethol. Bydd y Polisi Cadwraeth yn cael ei adolygu fel y bydd amgylchiadau yn gofyn neu o fewn tair blynedd.

 

March 2008

Reviewed 2011

Reviewed 2014

Reviewed 2018

For review 2021

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu