Hysbysiad preifatrwydd Ymgynghoriadau ynghylch Gorchmynion Rheoleiddio Traffig

Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd ac fe'i diweddarwyd ddiwethaf ar 7 Chwefror 2022.

Mae Cyngor Sir Powys yn parchu eich preifatrwydd ac wedi ymrwymo i ddiogelu eich data personol. Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybod i chi sut rydym yn gofalu am eich data personol ac yn dweud wrthych am eich hawliau preifatrwydd a sut mae'r gyfraith yn eich diogelu.

Pwy ydym ni

Mae Cyngor Sir Powys yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol benodol amdanoch chi ac yn gyfrifol amdani. Pan fyddwn yn gwneud hynny rydym yn cael ein rheoleiddio o dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y Deyrnas Unedig a Deddf Diogelu Data 2018. Rydym ni yn gyfrifol fel 'rheolwr' y wybodaeth bersonol honno. Adran Priffyrdd, Trafnidiaeth ac Ailgylchu Cyngor Sir Powys sy'n gyfrifol am Orchmynion Rheoleiddio Traffig. Mae gorchymyn rheoleiddio traffig (GRhT) yn ddogfen gyfreithiol sy'n helpu i reoli llif traffig trwy fesurau megis terfynau cyflymder, symudiadau gwaharddedig, strydoedd unffordd a chyfyngiadau parcio.

Mae pob GRhT yn cael ei hysbysebu ac ymgynghorir arno dros 21 diwrnod. Gallai unrhyw un wrthwynebu, neu gefnogi, unrhyw un o'r gorchmynion traffig arfaethedig cyn y gwneir penderfyniad terfynol. Mae GRhT hefyd yn caniatáu gorfodi'r cyfyngiadau sydd ar waith gan yr heddlu neu'r awdurdod lleol.

Y wybodaeth bersonol a gasglwn ac a ddefnyddiwn

Gwybodaeth a gasglwyd gennym ni

Wrth ymateb i ymgynghoriadau Gorchmynion Rheoleiddio Traffig (TRO) a gyhoeddwyd gan Gyngor Sir Powys gennych chi fel copi papur neu ymateb electronig, rydym yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol pan fyddwch yn ei rhoi i ni:

·         eich manylion cyswllt (e.e. enw, cyfeiriad, cod post, cyfeiriad e-bost)

·         adborth am yr ymgynghoriad

Byddwn yn dilyn ein polisïau Diogelu Data i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel ac yn gyfrinachol.

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gysylltu â chi os ydych yn gwrthwynebu cynnig y Gorchymyn Rheoleiddio Traffig, i ateb unrhyw gwestiynau a allai fod gennych, neu i roi gwybodaeth i chi am ganlyniad yr ymgynghoriad.

Am ba mor hir y bydd eich data personol yn cael ei gadw

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn ei chadw am hyd at 2 flynedd yn unol â'n proses ymgynghori ynghylch Gorchmynion Rheoleiddio Traffig.

Ar ôl derbyn copi papur o'ch ymateb i'r ymgynghoriad am y Gorchymyn Rheoleiddio Traffig, byddwn yn sganio'ch llythyr a'i gadw mewn lleoliad diogel.  Bydd y copi papur yn cael ei gadw'n ddiogel am hyd at 3 mis cyn cael ei ddinistrio'n briodol.

Rhesymau y gallwn gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol

Rydym yn dibynnu ar yr hyn a nodir yn Erthygl 6(1)(e) GDPR y DU sef bod prosesu yn 'angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd' ac Erthygl 6(1)(c) bod prosesu yn 'angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolydd yn ddarostyngedig iddi', fel y sail gyfreithlon ar gyfer casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Nid ydym yn gofyn am wybodaeth o unrhyw gategori arbennig, ond os byddwch yn darparu gwybodaeth bersonol sensitif yn eich ymateb (er enghraifft gwybodaeth am eich iechyd neu anabledd) yna byddwn yn dibynnu ar yr eithriad a ganlyn yn Erthygl 9(2)(g) 'mae prosesu yn angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd' (dibenion statudol).

Mae angen i chi ddarparu manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad neu gyfeiriad e-bost er mwyn ein galluogi i ymateb i'ch adborth am ymgynghoriadau. Mae'n ofynnol i'r Cyngor gasglu gwybodaeth bersonol yn unol â gofynion proses statudol Rheoliadau Gorchmynion Traffig Awdurdodau Lleol (Gweithdrefn) (Cymru a Lloegr) 1996.

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol a'ch sylwadau ymateb i'r ymgynghoriad â'r rhai a restrir isod a allai fod angen ein helpu i ymateb i'ch adborth. Mewn rhai achosion gallai hynny gynnwys eich enw a'ch manylion cyswllt.

Efallai y byddwn yn rhannu eich data personol gyda:

·         Staff y Cyngor yn yr adran Priffyrdd, Trafnidiaeth ac Ailgylchu sy'n gyfrifol am ddadansoddi'r ymatebion.

·         Cynghorydd Sir Etholedig Lleol sy'n cynrychioli'r ward y mae cynnig y Gorchymyn Rheoleiddio Traffig yn ymwneud â hi.  Mewn tref efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon ag aelodau wardiau eraill y dref honno.

Bydd yr holl wybodaeth bersonol yn cael ei dileu ac yna bydd adroddiad dienw o'r adborth i'r ymgynghoriad ynghylch y cynllun arfaethedig yn cael ei rannu gyda datblygwyr ac ymgynghorwyr sy'n gyfrifol am y cynllun, ynghyd â Phwyllgor Cabinet y Cyngor neu'r Aelod Portffolio. Mae hyn yn rhoi cyfle iddynt addasu'r cynllun os oes angen, yn dilyn y broses ymgynghori.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol ag awdurdodau gorfodi'r gyfraith neu awdurdodau eraill os yw'n ofynnol yn ôl y gyfraith berthnasol neu mewn cysylltiad ag achosion cyfreithiol.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda'n hymgynghorwyr cyfreithiol a phroffesiynol os bydd anghydfod, cwyn neu hawliad. Rydym yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(f) pan fydd angen prosesu data categori arbennig ar gyfer sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol neu pryd bynnag y mae llysoedd yn gweithredu yn eu swyddogaeth farnwrol.

Eich hawliau chi

O dan GDPR y DU mae gennych hawliau y gallwch eu harfer yn rhad ac am ddim sy'n eich galluogi i wneud y canlynol:

·         gwybod beth rydym yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth a pham rydym yn ei wneud

·         gofyn am weld pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi (cais gwrthrych am wybodaeth)

·         gofyn i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y wybodaeth sydd gennym amdanoch chi

·         gwrthwynebu marchnata uniongyrchol

·         gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Yn dibynnu ar ein rheswm dros ddefnyddio eich gwybodaeth efallai y bydd gennych hawl hefyd i:

·         ofyn i ni ddileu gwybodaeth sydd gennym amdanoch

·         cael eich gwybodaeth wedi'i throsglwyddo'n electronig i chi'ch hun neu i sefydliad arall

·         gwrthwynebu i benderfyniadau sy'n cael eu gwneud sy'n effeithio'n sylweddol arnoch chi

·         gwrthwynebu sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

·         ein hatal rhag defnyddio eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol

I gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau, gan gynnwys yr amgylchiadau y maent yn berthnasol iddynt,gweler y canllawiau gan Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth y DU am hawliau unigolion o dan GDPR.

Cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel

Mae gennym fesurau diogelwch priodol ar waith i atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli'n ddamweiniol neu rhag cael ei defnyddio neu ei chyrchu mewn ffordd anawdurdodedig. Rydym yn cyfyngu mynediad at eich gwybodaeth bersonol i'r rhai sydd ag angen busnes gwirioneddol i gael gwybod amdani. Bydd y rhai sy'n prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny mewn modd awdurdodedig yn unig ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Mae gennym weithdrefnau ar waith hefyd i ymdrin ag unrhyw amheuaeth o dorri diogelwch data. Byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys am amheuaeth o dorri rheolau diogelwch data lle mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.

Pwy i gysylltu â nhw

Cysylltwch â'r Tîm Cydymffurfiaeth Gwybodaeth yn information.compliance@powys.gov.uk  i arfer unrhyw un o'ch hawliau, neu os oes gennych gwyn ynghylch pam mae eich gwybodaeth wedi'i chasglu, sut y'i defnyddiwyd neu am ba mor hir yr ydym wedi'i chadw.

Gallwch gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data, yn information.compliance@powys.gov.uk neu ysgrifennu at: Swyddog Diogelu Data, Cyngor Sir Powys, Neuadd y Sir, Llandrindod, LD1 5LG.

Mae GDPR y DU hefyd yn rhoi'r hawl i chi gyflwyno cwyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth  y gellir cysylltu ag ef/hi ar 03031 231113.

Darllenwch ein  datganiad preifatrwydd corfforaethol.