Diogelu Data a Phreifatrwydd
Er mwyn cyflwyno gwasanaethau i ddinasyddion a chymunedau ym Mhowys, mae'n angenrheidiol i'r cyngor gasglu, crynhoi, a phrosesu data personol am drigolion, staff ac unigolion eraill.
Fel Rheolydd Data, mae'r cyngor yn penderfynu'r diben a'r dulliau i brosesu gwybodaeth ac yn sicrhau trefniadau diogelu dros unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif y mae'n ei drafod.
Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn cofrestru gyda ni neu'n gwneud ceisiadau am eitemau neu wasanaethau. Weithiau rydym hefyd yn casglu gwybodaeth a gyflwynwch i ni pan fyddwch yn llenwi arolygon cwsmeriaid yn wirfoddol, yn cyflwyno adborth ac yn cymryd rhan mewn cystadlaethau.
Pan fyddwch yn ymweld â'n gwefan, bydd ychydig o wybodaeth yn cael ei chasglu'n awtomatig. Er enghraifft, efallai y bydd system gweithredu eich cyfrifiadur, cyfeiriad Protocol Rhyngrwyd (IP), amseroedd mynediad, y math o borwr a'i iaith, a/neu'r safle y daethoch ohono'n cael eu logio'n awtomatig. Nid yw'r wybodaeth hon wedi'i chysylltu gyda'ch gwybodaeth bersonol.
Pam ydym ni yn prosesu eich data personol
Pa fath/dosbarthiadau o ddata personol ydym ni'n eu trafod?
Pwy y caiff gwybodaeth ei brosesu yn eu cylch
O le ydym ni'n cael data personol?
Rhannu eich gwybodaeth bersonol
Pa mor hir fyddwn ni'n cadw eich gwybodaeth
Sut i wneud umholiad neu i gyflwyno cwyn
Gwybodaeth ar sut yr ydym yn defnyddio cwcis
Newidiadau i'n polisi preifatrwydd
Pwy ydym ni
Manylion Cyswllt ar gyfer y cyngor:
Neuadd Sir Powys
Spa Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG
E-bost: customerservices@powys.gov.uk
Ffôn: 01597 826000
Swyddog Gwarchod Data:
Gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data'r cyngor dros e-bost ar Information.Compliance@powys.gov.uk
Pam ydym ni yn prosesu eich data personol
Er mwyn cyflwyno ystod o wasanaethau cyhoeddus i ddinasyddion a chymunedau Powys, megis:
- cynnal ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain
- cefnogi a rheoli ein gweithwyr
- hyrwyddo'r gwasanaethau a ddarperir gan y Cyngor
- marchnata ein twristiaeth leol
- cynnal ymgyrchoedd ymwybyddiaeth iechyd a chyhoeddus
- rheoli ein heiddo
- cyflwyno gwasanaethau hamdden a diwylliannol
- darparu addysg
- cynnal arolygon
- gweinyddu asesu a chasglu trethi a refeniw arall gan gynnwys budd-daliadau a grantiau
- gweithgareddau trwyddedu a rheoleiddio
- atal a chanfod twyll a chamgymeriadau
- darparu gwasanaethau cymdeithasol
- atal troseddau ac erlyn troseddwyr gan ddefnyddio Camerâu Cylch Cyfyng (CCTV)
- gweinyddiaeth gorfforaethol a'r holl weithgareddau y mae gofyn i ni eu cyflawni fel rheolydd data ac awdurdod cyhoeddus
- cyflawni ymchwil
- darparu pob gwasanaeth masnachol gan gynnwys gweinyddu a gorfodi rheoliadau a chyfyngiadau parcio
- darparu pob gweithgaredd nad ydynt yn fasnachol gan gynnwys casgliadau sbwriel o eiddo preswyl,
- cefnogaeth ariannol a swyddogaethau corfforaethol mewnol
- rheoli cofnodion sydd wedi'u harchifo ar gyfer dibenion ymchwil a hanesyddol
- casglu gwybodaeth a chyfateb data ac ymchwilio i dwyll dan fentrau twyll lleol a chenedlaethol.
- rheoli eich cyfrif a'ch tanysgrifiadau Cyngor Sir Powys personol
- personoli eich ymweliadau rheolaidd gyda'n tudalennau gwe
Rydym angen gallu defnyddio a chael mynediad at wybodaeth bersonol am gleientiaid, cwsmeriaid, a staff. Gall y wybodaeth hon fod yn sensitif mewn natur felly byddwn yn rhoi trefniadau diogelu ar waith i sicrhau:
- ein bod ond yn casglu cymaint o wybodaeth ag y byddwn ei angen, a dim mwy
- bod y wybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar
- mai dim ond ar gyfer y diben a fwriedir y defnyddir y wybodaeth
- ein bod yn cadw'r wybodaeth am gyn hired ag y byddwn angen yn unig
Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti er dibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a all achosi niwed diwarant.
Fodd bynnag, mae amgylchiadau lle mae gofyn i'r cyngor ddatgelu gwybodaeth yn unol â'r gyfraith.
- er diben cyflawni dyletswyddau gorfodi statudol
- datguddiadau sy'n ofynnol yn gyfreithiol
- er diben canfod/atal twyll
- archwilio/gweinyddu cronfeydd cyhoeddus
Caiff gwybodaeth ei phrosesu gan y cyngor yn y DU. Fodd bynnag, fe fyddwn yn rhoi gwybod i chi o fewn ein 'Hysbysiadau Preifat' am unrhyw enghreifftiau lle nad dyma yw'r achos.
Bydd y cyngor ond yn rhannu eich gwybodaeth lle y mae gofyn iddo wneud hynny, megis lle mae gwasanaethau'n cael eu cyflwyno ar y cyd gyda sefydliadau eraill. Byddwn yn dweud wrthych pwy yw'r sefydliadau eraill hyn pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth. Mae mwy o fanylion ar hyn ym mhob un o'r 'Hysbysiadau Preifatrwydd' penodol o fewn yr adran isod.
Pa fath/dosbarthiadau o ddata personol ydym ni'n eu trafod?
Er mwyn cyflawni ein swyddogaethau, gall Cyngor Sir Powys dderbyn, defnyddio a datguddio data personol gan gynnwys y canlynol:
- Manylion personol (gan gynnwys pethau megis eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol)
- Manylion teuluol
- Ffordd o fyw ac amgylchiadau cymdeithasol
- Nwyddau a gwasanaethau
- Manylion ariannol
- Manylion cyflogaeth ac addysg
- Anghenion tai
- Delweddau gweledol, ymddangosiad personol ac ymddygiad
- Trwyddedau a gynhelir
- Cofnodion myfyrwyr a disgyblion
- Gweithgareddau busnes
- Gwybodaeth ffeil achosion
- Manylion iechyd corfforol neu feddyliol
- Tarddiad hiliol neu ethnig
- Aelodaeth o undeb llafur
- Ymlyniad gwleidyddol
- Safbwyntiau gwleidyddol
- Troseddau (gan gynnwys troseddau honedig)
- Credoau crefyddol neu gredoau eraill o natur debyg
- Gweithrediadau troseddol, deilliannau a dedfrydau
Bydd Cyngor Sir Powys ond yn defnyddio data personol priodol sy'n angenrheidiol i gyflawni diben neu ddibenion penodol. Gallai data personol fod yn wybodaeth a gynhelir ar gyfrifiadur neu ei systemau, ar ffurf cofnod papur h.y. ffeil, fel delweddau, ond gall hefyd gynnwys mathau eraill o wybodaeth a gynhelir yn electronig e.e. delweddau Camerâu Cylch Cyfyng (CCTV).
Pwy y caiff gwybodaeth ei brosesu yn eu cylch
Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir uchod o fewn Pam ydym ni yn prosesu eich data personol, gall Cyngor Sir Powys dderbyn, defnyddio a datgelu data personol am y canlynol:
- Cwsmeriaid
- Cyflenwyr
- Staff, personau a gontractir i gyflwyno gwasanaeth
- Hawlwyr
- Achwynwyr, ymholwyr neu eu cynrychiolwyr
- Cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
- Myfyrwyr a disgyblion
- Gofalwyr neu gynrychiolwyr
- Landlordiaid
- Y sawl sy'n derbyn budd-daliadau
- Tystion
- Troseddwyr a throseddwyr tybiedig
- Deiliaid trwyddedau
- Masnachwyr ac eraill sy'n destun archwiliadau
- Pobl sy'n cael eu dal gan ddelweddau CCTV
- Cynrychiolwyr sefydliadau eraill
- Busnesau
O le ydym ni'n cael data personol?
Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir uchod, gall Cyngor Sir Powys gael data personol o amrywiaeth eang o ffynonellau, gan gynnwys y canlynol:
- Asiantaethau gorfodi'r Gyfraith;
- Tollau a Chyllid Ei Mawrhydi;
- Awdurdodau trwyddedu;
- Cynrychiolwyr cyfreithiol;
- Awdurdodau erlyn;
- Cyfreithwyr amddiffyn;
- Llysoedd;
- Carchardai;
- Cwmnïau diogelwch;
- Sefydliadau'r sector gwirfoddol;
- Sefydliadau cymeradwy a phobl sy'n gweithio gyda'r Cyngor;
- Archwilwyr;
- Llywodraeth ganolog, asiantaethau ac adrannau'r llywodraeth;
- Gwasanaethau brys;
- Unigolion eu hunain;
- Perthnasau, gwarcheidwaid neu bersonau eraill sy'n gysylltiedig â'r unigolyn;
- Cyflogwyr presennol, blaenorol neu ddarpar gyflogwyr yr unigolyn;
- Cynghorwyr neu ymgynghorwyr gofal iechyd, cymdeithasol a lles;
- Sefydliadau addysg a hyfforddiant a chyrff arholi;
- Cysylltiadau busnes ac ymgynghorwyr proffesiynol eraill;
- Gweithwyr ac asiantau'r BGCBC;
- Cyflenwyr, darparwyr nwyddau neu wasanaethau;
- Unigolion sy'n gwneud ymholiad neu gŵyn;
- Sefydliadau ac ymgynghorwyr ariannol;
- Asiantaethau gwirio credyd;
- Addaswyr Colledion;
- Gwasanaethau allanol sy'n trafod hawliadau;
- Tystion;
- Ymgynghorwyr Meddgol a Meddygon Teulu;
- Sefydliadau arolygu ac ymchwilio;
- Cymdeithasau masnachu, cymdeithasau gweithwyr a chyrff proffesiynol;
- Llywodraeth leol;
- Sefydliadau gwirfoddol ac elusennol;
- Ombwdsmon ac awdurdodau rheoleiddio;
- Y cyfryngau;
- Proseswyr Data sy'n gweithio ar ran y BGCBC;
- Y Gwasanaeth Prawf;
- Canolfannau Rhannu Amlasiantaethol i Warchod y Cyhoedd;
- Gwybodaeth sydd ar gael yn rhwydd ar y rhyngrwyd;
- Camerâu a Wisgir ar y Corff gan swyddogion;
- Adrannau eraill o fewn y Cyngor.
Gall Cyngor Sir Powys gael data personol hefyd o ffynonellau eraill megis ei systemau CCTV ei hunan, neu ohebiaeth.
Rhannu eich gwybodaeth bersonol
Lle rhennir gwybodaeth gyda sefydliadau eraill neu le y caiff gwybodaeth ei phrosesu ar ein rhan, byddwn yn sicrhau trefniadau diogelwch digonol trwy sicrhau fod contractau a threfniadau rhannu ar waith. Bydd y rhain yn diffinio isafswm y data sydd i'w rannu, sut mae eich gwybodaeth i'w defnyddio a byddwn yn gorfodi trefniadau diogelu i amddiffyn eich gwybodaeth.
Mae gofyn i holl swyddogion y cyngor i gyflawni hyfforddiant perthnasol i sicrhau fod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth gwarchod data.
Pa mor hir fyddwn ni'n cadw eich gwybodaeth
Byddwn ond yn cadw eich gwybod am isafswm y cyfnod sy'n angenrheidiol. Wedi'r amser hwn, bydd y wybodaeth yn cael ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw cymeradwy'r cyngor. Edrychwch ar ein 'hamserlen cadw' sy'n esbonio pa mor hir yr ydym yn cadw gwybodaeth.
Amserlen Cadw
Rhestr o gofnodion sydd angen eu cadw gan y Cyngor am gyfnod penodedig o amser yw'r amserlen cadw. Mae'r Amserlen Cadw yn dangos teitl pob cofnod, a'r cyfnod o amser y caiff cofnodion eu cadw, gan ddynodi'r rheswm (deddfwriaeth, rheoleiddio a/neu weithredol) y caiff cadw'r cofnod ei selio arno.
Eich hawliau
Cais Mynediad gan y Gwrthrych - rydych yn gallu gwneud cais i weld a derbyn copi o'r gwybodaeth amdanoch chi sy'n cael ei ddefnyddio gan Gyngor Sir Powys. Mae hyn yn cynnwys y rheswm pam y cynhelir y wybodaeth a pha fath o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan ddefnyddio'r wybodaeth honno.
I wneud y cais hwn, llenwch Ffurflen gwneud cais am fynediad at ddata gan y testun (PDF) [291KB]
Yr Hawl i gael gwybod - mae gennych yr hawl i dderbyn gwybodaeth sy'n esbonio sut a pham yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Gelwir y rhybuddion hyn yn Hysbysiadau Preifatrwydd.
Yr hawl i gywiro - mae gennych hawl i gywiro neu gwblhau gwybodaeth bersonol os ydych yn teimlo ei bod yn anghywir neu ddim yn gyflawn.
Yr hawl i gael eich anghofio - mae gennych yr hawl i ofyn am ddileu gwybodaeth bersonol amdanoch lle nad oes gennym reswm dilys dros barhau i'w ddefnyddio.
Yr hawl i rwystro neu gyfyngu - rydych yn gallu gofyn i ni beidio â defnyddio eich gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn ffyrdd neilltuol.
Yr hawl i drosglwyddo - Gan ddibynnu ar y rhesymau a'r ffordd y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth efallai y bydd gennych hawl i dderbyn ac ailddefnyddio eich gwybodaeth, gan symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall. Bydd hyn ond yn gymwys pan fo'r wybodaeth yn wybodaeth a gyflwynwyd gennych chi i ni, eich bod wedi rhoi caniatâd i ni ei ddefnyddio, neu ein bod yn ei ddefnyddio oherwydd contract, ac y gwneir defnydd o'r wybodaeth ar gyfrifiadur.
Yr hawl i wrthwynebu - rydych yn gallu cyflwyno gwrthwynebiad i'r defnydd o'r wybodaeth gennym ni mewn rhai achosion, megis marchnata uniongyrchol.
Hawliau sy'n ymwneud â phrosesau gwneud penderfyniadau wedi'u hawtomeiddio gan gynnwys proffilio - gallwch ofyn yma am ymyrraeth ddynol yn y broses o wneud penderfyniadau.
Sut i wneud ymholiad neu i gyflwyno cwyn
Gan ddibynnu ar y rheswm pam yr ydym angen prosesu eich gwybodaeth, fe fydd gennych hawliau penodol dros sut y caiff ei ddefnyddio. Bydd manylion am hyn yn y Rhybuddion Preifatrwydd a ddarperir.
Mae gan y cyngor sail gyfreithiol i gasglu a phrosesu gwybodaeth sy'n angenrheidiol i gyflwyno gwasanaethau. Mae gennych yr hawl i ofyn i'r cyngor gyfyngu neu beidio â defnyddio eich data personol mewn perthynas ag unrhyw wasanaeth cyngor. Fodd bynnag, gall hyn achosi oedi a'n rhwystro rhag cyflwyno gwasanaeth i chi. Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, byddwn yn ceisio cydymffurfio â cheisiadau o'r fath ond efallai na fydd hyn yn bosibl lle y bydd gofyn i'r cyngor, yn unol â'r gyfraith, i amddiffyn diogelwch y cyhoedd, lle mae perygl o niwed a/neu mewn sefyllfaoedd o argyfwng.
Cyflwynwch ymholiad i ni os hoffech:
- Weld eich gwybodaeth. Cyflwynwch gais (Cais am Fynediad gan Wrthrych)
- Dilysu, cywiro neu ddiweddaru eich gwybodaeth
- Deall sut yr ydym wedi dod i benderfyniad amdanoch chi
- Os oes gennych bryder, cwyn, gwrthwynebiad neu gais i gyfyngu ar sut yr ydym yn prosesu eich data
- Fe fyddwn yn ymdrechu i ymateb i bob ymholiad o fewn 28 diwrnod o'u cyflwyno.
Manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau:
Swyddog Gwarchod Data:
Gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data'r cyngor dros e-bost ar Information.Compliance@powys.gov.uk a dros y ffôn ar 01597 826400
Am gyngor annibynnol ar faterion gwarchod data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn:
Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os byddai'n well gennych ddefnyddio rhif cyfradd cenedlaethol
Fel arall, edrychwch ar ico.org.uk neu anfonwch e-bost at casework@ico.org.uk
Gwarchod eich data personol?
Mae Cyngor Sir Powys yn cymryd diogelwch yr holl ddata personol sydd dan ein rheolaeth o ddifrif yn llwyr. Byddwn yn sicrhau fod mesurau polisi, hyfforddiant, technegol a gweithdrefnol priodol ar waith, gan gynnwys archwilio a monitro cywirdeb, i ddiogelu ein systemau gwybodaeth trafod â llaw ac electronig rhag colli a chamddefnyddio data ac mai dim ond lle mae rheswm cyfreithlon y caniateir mynediad iddynt, a dan ganllawiau llym wedi hynny o ran pa ddefnydd y gellir ei wneud o unrhyw ddata personol sydd wedi'i gynnwys oddi mewn iddynt. Mae'r gweithdrefnau hyn yn cael eu rheoli a'u gwella yn barhaus i sicrhau trefniadau diogelu diweddar.
Gwybodaeth ar sut yr ydym yn defnyddio cwcis
Pan fyddwch yn defnyddio'r wefan hon, bydd ychydig o ddata (cwcis) yn cael eu storio ar eich cyfrifiadur.
Mae'r cwcis hyn yn angenrheidiol i ni er mwyn cyflwyno gwasanaeth gwe da i chi. Ni ddefnyddir dim ohonynt er dibenion marchnata, ac nid oes unrhyw wybodaeth bersonol yn cael ei storio o fewn ein cwcis (nac yn cael eu defnyddio i gael mynediad at wybodaeth gan ein cwcis).Y cyfan a wnânt yw helpu ein safle i weithio
Rydym yn eu defnyddio ar y wefan hon i wella gwasanaethau i chi, trwy, er enghraifft:
- sicrhau fod eich dyfais yn cael ei adnabod fel na fydd rhaid i chi gyflwyno'r un wybodaeth sawl gwaith yn ystod un dasg.
- adnabod eich bod eisoes wedi rhoi eich enw defnyddiwr a'ch cyfrinair fel nad oes rhaid i chi eu hailgyflwyno ar bob tudalen we y byddwch yn mynd arnynt.
- mesur faint o bobl sy'n defnyddio ein gwefan, fel y gallwn sicrhau ein bod yn gallu diwallu'r galw.
- deall sut mae pobl yn cael mynediad at y wybodaeth ar ein safle trwy beiriannau chwilio fel y gallwn ei deilwra i sicrhau fod gwybodaeth yn haws i'w ganfod.
Cwcis ar wefan powys.gov.uk gan gwmnïau eraill a gwefannau rhwydweithio cymdeithasol
Yn ystod eich ymweliad â'r safle, efallai y byddwch yn sylwi ar rai cwcis nad ydynt yn gysylltiedig â powys.gov.uk. Mae hyn yn digwydd pan fyddwch yn ymweld â thudalen gyda chynnwys sydd wedi'i sefydlu gan drydydd parti (er enghraifft fideos YouTube) neu'n defnyddio rhai o'r dolenni i safleoedd rhwydweithio cymdeithasol (e.e. Share This). Gall y gwefannau hyn osod cwcis ar eich cyfrifiadur.
Nid yw Cyngor Sir Powys yn rheoli sut mae trydydd parti yn defnyddio eu cwcis. Dylech wirio polisïau preifatrwydd gwefannau'r trydydd parti hyn am ragor o wybodaeth am eu cwcis os ydych yn poeni am hyn.
Mae Cyngor Sir Powys yn argymell yn gryf nad ydych yn rhwystro unrhyw gwcis o wefannau powys.gov.uk, gan fod angen y rhain er mwyn i'n safleoedd weithio'n dda ar eich cyfer chi.
Os ydych dal eisiau rheoli pa gwcis ydych chi'n eu derbyn, darllenwch y cyngor am sut i reoli cwcis ar eich cyfrifiadur (nid yw'r cyngor hwn yn cael ei gefnogi gan Gyngor Sir Powys)
Edrychwch ar y rhestr o Gwcis a ddefnyddir ar y wefan hon.
Gwefannau eraill
Mae ein gwefan yn cynnwys dolenni o wefannau eraill. Mae'r polisi preifatrwydd hwn ond yn gymwys i'r wefan hon felly os ydych yn cysylltu â gwefannau eraill, dylech ddarllen eu polisïau preifatrwydd eu hunain.
Newidiadau i'n polisi preifatrwydd
Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd a byddwn yn gosod unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen we hon.
Diweddarwyd y polisi preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 14 Mai 2018.
Rhannu'r dudalen hon
Argraffu
