Hysbysiad Preifatrwydd Cynlluniau Ffoaduriad Wcráin

Mae Cyngor Sir Powys wedi ymrwymo i ddiogelu eich preifatrwydd pan fyddwch yn defnyddio ein gwasanaethau. Diben yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw rhoi gwybodaeth ichi am y data personol rydym yn ei gadw amdanoch, sut rydym yn defnyddio'r data, y trefniadau sy'n bodoli i'w ddiogelu, a chyngor o ran lle mae mwy o wybodaeth ar gael.

Fel rhan o Gynlluniau Ffoaduriaid Wcráin Llywodraeth y DU, bydd y Cyngor yn darparu gwasanaethau amrywiol i Ffoaduriaid ac i Noddwyr. Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cael ei ddiweddaru wrth i'r sefyllfa esblygu.

1)   Pwy sy'n rhoi eich data i'r Cyngor?

Mae'r wybodaeth bersonol a brosesir gennym yn cael ei ddarparu'n uniongyrchol gennych chi:

a)    Ar ôl cofrestru diddordeb (fel noddwr) mewn darparu llety ar gyfer Ffoadur(iaid) o Wrcrain

b)    Pan fyddwch yn gwneud cais am gymorth gan y Cyngor (fel Ffoadur)

c)    Wrth ichi gyrraedd mewn unrhyw ganolfan croeso perthnasol

A

Byddwn hefyd yn derbyn gwybodaeth bersonol gan Lywodraeth Cymru:

a)    Os byddwch wedi cofrestru diddordeb (fel noddwr) ar eu gwefan

b)    Os ydych wedi gwneud cais am Fisa dan y cynllun (fel ffoadur)   

2)   Sut mae'r Cyngor yn casglu'r wybodaeth yma?

• Gan Lywodraeth Cymru wrth ddyranu eich achos i'r Cyngor 
• Os byddwch yn llenwi ffurflen a dderbyniwyd gan Gyngor Sir Powys
• Os byddwch yn cwrdd â ni neu yn ein ffonio/ebostio/cysylltu dros gyfryngau cymdeithasol/ysgrifennu atom, neu wyneb yn wyneb.

3)   Pa wybodaeth mae'r Cyngor yn ei chasglu amdanoch?

Efallai y bydd Cynlluniau Ffoaduriaid Wcráin yn casglu:

• Eich manylion cyswllt (enw/cyfeiriad/ebost/rhif ffôn) chi neu eich plant
• Dyddiad geni a'ch rhyw
• Manylion banc os byddwch yn derbyn taliad drwy'r Cynllun
• Gwybodaeth i gadarnhau pwy ydych er mwyn cyflawni gwiriadau perthnasol
• Gwybodaeth am eich teulu a'ch cartref
• Manylion Fisa

4)   Pam mae'r Cyngor yn prosesu eich data personol?

O dan Erthygl 6 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data'r DU (GDPR), y sail gyfreithiol o ran prosesu'r wybodaeth yma, mae'r Cyngor yn dibynnu arni yw:

(e) ei fod yn angenrheidiol i gyflawni tasg gyhoeddus.

Noder: os ydych wedi cofrestru diddordeb mewn cynnig llety, nid ydym yn dibynnu ar eich caniatâd chi fel y sail gyfreithiol i brosesu data.

5)   Categorïau data personol arbennig:

Hwyrach y byddwn yn casglu ac yn defnyddio'r data canlynol fel categori arbennig i sicrhau y gallwn fodloni anghenion y noddwr a'r ffoadur:

• data personol sy'n datgelu eich tarddiad hiliol neu ethnig
• data personol sy'n datgelu credoau crefyddol neu athronyddol
• data sy'n ymwneud ag iechyd
• data sy'n ymwneud â thueddfryd rhywiol unigolyn

Cynhelir y weithred hon o brosesu dan Erthyglau 9(b) diogelu cymdeithasol, a 9(g) budd cyhoeddus arwyddocaol, o ran GDPR y DU,

A

Lle byddwn yn casglu data troseddol, at ddibenion gwiriadau a gynhelir ar noddwyr a ffoaduriaid, caiff ei brosesu gan y Cyngor dan Erthygl 10 GDPR y DU.

6)   Pwy sydd â mynediad at eich data?

Rhennir eich data'n fewnol gyda staff priodol lle bo angen er mwyn iddynt gyflawni eu swyddi, wrth gyflenwi gwasanaethau ichi.

Hwyrach y caiff eich data ei rannu'n allanol hefyd gyda sefydliadau er mwyn cynnal gwiriadau diogelu ac archwilio, a hefyd i ddarparu gwasanaethau. Gall y rhain gynnwys, ond nid ydynt yn gyfyngedig i:

• Yr Awdurdod Iechyd
• Sefydliadau Trydydd Sector (e.e., mudiadau gwirfoddol)
• Yr Heddlu
• Llywodraeth Cymru

Oni nodir yn wahanol uchod, ni fyddwn yn trosglwyddo eich manylion i drydydd parti oni fydd y gyfraith yn caniatáu inni neu'n pennu y dylwn wneud hynny.

7)   Sut mae'r Cyngor yn cadw eich data'n ddiogel?

Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol i sicrhau na chaiff data a brosesir ganddo ei golli, ei ddinistrio ar ddamwain, ei gam-ddefnyddio neu ei ddatgelu.  Mae mynediad at y data yma'n gyfyngedig yn unol â pholisïau mewnol y Cyngor ac wrth gydymffurfio â GDPR y DU.

Cedwir data'n ddiogel mewn:

• Basau data electronig y Cyngor a chenedlaethol
• Gyriannau rhwydwaith diogel

Pan fydd y Cyngor yn defnyddio trydydd parti i brosesu data personol ar ei ran, gwneir hynny ar sail cyfarwyddiadau ysgrifenedig. Hefyd mae gofyn i'r trydydd parti barchu eu dyletswydd o ran cyfrinachedd, ac mae gofyn iddyn nhw roi ar waith mesurau priodol i sicrhau fod y data'n ddiogel.

8)   Am ba hyd mae'r Cyngor yn cadw eich data?

Bydd y Cyngor yn cadw eich data personol am y cyfnod angenrheidiol yn unig, a bydd yn dilyn safonau sefydliadol a rhai'r Awdurdod Lleol yn hyn o beth. Ar ddiwedd cyfnod cadw'r data bydd y Cyngor yn dinistrio neu'n cael gwared ar y data mewn ffordd ddiogel yn unol ag amserlenni cadw.

Am fwy o wybodaeth o ran sut mae Cyngor Sir Powys ac adrannau amrywiol y Cyngor, gan gynnwys yr Adran Tai, yn prosesu data personol, ac i weld manylion eich hawliau mewn perthynas â diogelu eich data, gweler:       

Os hoffech godi pryder ynghylch y ffordd rydym yn delio gyda'ch data personol, dylech gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data ar: information.compliance@powys.gov.uk

Gellir cysylltu â rheolydd preifatrwydd y DU, sef y Comisiynydd Gwybodaeth yma: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, Rhif ffôn: 0303 123 1113, Ffacs: 01625 524510, https://ico.org.uk/