Hysbysiad Preifatrwydd Maethu

Gwrthrych

Caiff cofnod ei gadw am unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth, cyngor neu gymorth oddi wrth Wasanaethau Plant Cyngor Sir Powys. Mae Gwasanaethau Plant yn casglu gwybodaeth bersonol i'n galluogi ni i ddarparu help cynnar, ataliad cynnar a gwasanaethau gofal plant i blant, pobl ifanc a theuluoedd.

Mae'r ddogfen hon yn esbonio pam fod y wybodaeth hon yn cael ei chadw ac â phwy y caiff ei rhannu.

Mae Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn fframwaith gyfreithiol newydd yn yr Undeb Ewropeaidd a ddaeth i rym 25 Mai 2028 ac mae'n darparu hawliau newydd i unigolion sy'n berthnasol i'r data personol.

Cafodd yr holl ddata ei brosesu'n flaenorol yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 ac roedd gan bob unigolyn yr hawl i gael mynediad at ddata a oedd yn cael ei gadw amdanynt. Os ydych am gael mynediad at eich data, neu fel rhiant at ddata eich plentyn, cysylltwch â'r Tîm Cydymffurfiaeth Gwybodaeth: information.compliance@powys.gov.uk

Mae'r Gwasanaeth Maethu yn cymeradwyo, cefnogi a thalu am ofalwyr maeth, a darparu cefnogaeth, arweiniad a hyfforddiant cyfredol iddynt i sicrhau bod yr holl sgiliau ganddynt i fod yn ofalwyr maeth effeithiol, mae'r gwasanaeth hefyd yn gweithio gyda gofalwyr maeth Powys ac amrywiaeth o asiantaethau maethu i sicrhau fod plant yn cael eu gosod gyda'r teulu mwyaf priodol.

Beth yw ystyr y gyfraith i chi?

Mae hawliau unigolion ynghylch sut mae eu data personol yn cael ei drin a'i gadw wedi newid a'i wella. Mae hawl genych wybod sut mae'r data wedi cael ei brosesu a gwneud ceisiadau, o dan amgylchiadau penodol.

Beth ydyn ni'n ei olygu wrth wybodaeth bersonol?

Wrth gymeradwyo a goruchwylio gofalwyr maeth, rydym ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol pan fyddwch yn ei darparu i ni:

• Gwybodaeth bersonol (fel enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, rhyw y person, iaith)
• Nodweddion categori arbennig (fel ethnigrwydd, anabledd, iaith a gwybodaeth feddygol)
• Rhwydwaith y teulu a gwybodaeth am gydberthynas
• Gwybodaeth am gyflogaeth
• Gwybodaeth ariannol
• Gwybodaeth sy'n berthnasol i asesiadau a chymeradwyaeth am addasrwydd i faethu plant

Byddwn ni hefyd yn cael gwybodaeth bersonol o'r ffynonellau eraill canlynol:

• Yr awdurdod lleol ble yr ydych chi'n byw ac awdurdodau lleol blaenorol ble y gallech chi fod wedi byw ynddynt
• Adrannau eraill Cyngor Powys
• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Cyflogwr presennol a blaenorol
• Cyfryngau cymdeithasol
• Geirdaon (personol a chyflogaeth)
• Partneriaid blaenorol
• Iechyd
• Ysgolion
• SSAFA

Ar gyfer beth gaiff y wybodaeth ei defnyddio?

Rydym ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol i:

• Brosesu ceisiadau gofalwyr maeth
• Asesu addasrwydd i ddyfod yn ofalwr maeth
• Monitro cynnydd a sefydlogrwydd lleoliadau, i ddiogelu a chynorthwyo plant
• Darparu cymorth, cyngor a hyfforddiant cyfredol i ofalwyr plant
• Atal neu ddatgelu trosedd neu dwyll
• Asesu a gwerthuso ein gwasanaethau
• Llywio cynllunio'r gwasanaeth yn y dyfodol a chomisiynu gwasanaethau
• Sicrhau fod gofalwyr maeth yn derbyn y taliadau cywir

Edrych ar ôl eich gwybodaeth

Rydym ni'n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel a dim ond staff sydd angen ei weld i wneud eu swyddi fydd yn ei gweld. Mae gwybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw ar bapur yn cael ei storio mewn lleoedd nad ydynt yn hygyrch i'r cyhoedd. Dim ond staff awdurdodedig sy'n gallu defnyddio ein systemau gwybodaeth ar gyfrifiadur a rhaid iddynt ddilyn gweithdrefnau diogelu.

Rhannu eich gwybodaeth

Ymgymerir â rhannu gwybodaeth yn unol â'n tasgau ac yn unol â deddfwriaeth.

Dim ond gyda sefydliad sydd ei hangen i gyflawni ei swydd y byddwn yn rhannu gwybodaeth, neu pan fo'n ofynnol yn ôl y gyfraith i ni wneud hynny er enghraifft Gwasanaeth Maethu Cyngor Powys, gan gynnwys Cyllid, a Gwasanaethau Plant ehangach ac Arolygiaeth Gofal Cymru (pan fo archwiliad awdurdod lleol o wasanaethau plant).

Byddwn ni'n rhannu gwybodaeth bersonol drwy orfodaeth gyfreithiol neu awdurdodau eraill os yw'n ofynnol gan gyfraith gymwys.

Gwybodaeth arall

O dan Adran 83 Deddf Plant 1989, mae'n ofynnol ein bod ni'n darparu is-set o'r wybodaeth sy'n cael ei chadw am blant sydd ag angen gofal a gwasanaethau cymorth, gan gynnwys plant sy'n derbyn gofal, i gasgliad data Teuluoedd yn Gyntaf a Dechrau'n Deg Llywodraeth Cymru.

Bydd y data sydd gennym i'w anfon yn amrywio bob blwyddyn, ond byddwn yn cynnwys gwybodaeth bersonol (heb enwau) a manylion y gwasanaethau a ddarparwyd. Bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio'r wybodaeth hon i helpu i gynllunio gwasanaethau i bobl yng Nghymru, i fesur pa mor dda y mae'r gwasanaethau'n cael eu darparu er mwyn eu gwella ac i helpu arwain ymchwil am les pobl a gallai hyn gynnwys ei gyfuno â gwybodaeth arall e.e. iechyd neu ddata addysg.

Sail Gyfreithiol: ar gyfer prosesu data personol

Byddwn ni'n ystyried sail gyfreithiol briodol ar gyfer prosesu eich data. Mae'n ofynnol ein bod ni'n cael eich gwybodaeth bersonol fel ein bod ni'n gallu cyflawni'r tasgau hynny fel sy'n briodol o dan y ddeddfwriaeth y mae'n ofynnol i Wasanaeth Plant weithio oddi tanodd. Mewn rhai achosion, gallai hyn arwain at oblygiad statudol am wybodaeth i gael ei darparu a'i chasglu.

Rydym ni'n casglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â'n hoblygiadau cyfreithiol o dan Reoliadau Gwasanaethau Maethu'r Awdurdod Lleol (Cymru) 2019. Os oes angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol categori arbennig (sensitif) byddwn ni'n dibynnu ar resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol (cydraddoldeb o ran cyfle neu driniaeth). Er enghraifft gofal cymdeithasol, ar gyfer diogelwch cymdeithasol neu gyfraith diogelu cymdeithasol, ac ar gyfer sefydlu, ymarfer neu ddiogelu hawliau cyfreithiol pryd bynnag y bydd Llysoedd yn gweithredu yn ôl eu gallu barnwrol.

Os fyddwch chi'n gwrthod darparu data sy'n ofynnol gennym, gallai hyn arwain atoch yn methu â chael eich cymeradwyo fel Gofalwr Maeth.

Am ba mor hir fyddwn ni'n cadw eich gwybodaeth?

Mae Gwasanaethau Plant Cyngor Sir Powys yn cadw eich gwybodaeth am beth amser ar ôl i'ch ymwneud â'r gwasanaeth maethu ddod i ben.

Rydym ni'n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel yn unol â chyfnodau cadw a ddangosir isod, ar ôl hynny, caiff ei harchifo neu ei dinistrio'n ddiogel, oni bai ei fod yn ofynnol, am resymau cyfreithiol, i gadw cofnodion am yn hirach na'r cyfnod cadw a gafodd ei ddatgan.

Gofalwyr maeth sy'n cael eu cymeradwyo gan Gyngor Powys - gan gynnwys unrhyw berson sy'n cael plentyn wedi ei leoli gyda nhw, a chofnodion ymgeiswyr maethu nad ydynt wedi eu cymeradwyo pan oedd yna bryderon diogelu yn cael eu dynodi. Cyfnod cadw o 25 mlynedd.

Unrhyw un sydd wedi gwneud ymholiadau i ddyfod yn ofalwr maeth neu gael ei asesu ond nad yw wedi cael ei gymeradwyo eto ond nad oes pryderon diogelu wedi eu dynodi ac felly nad oes plant wedi cael ei leoli gydag e. Cyfnod cadw o 3 blynedd.

Atebolrwydd

Byddwn ni'n sicrhau ein bod ni'n arddangos sut yr ydym yn cydymffurfio â deddfwriaeth wrth gasglu a phrosesu eich data personol.

Eich hawliau

O dan GDPR, mae hawliau gennych y gallwch eu hymarfer, sy'n eich galluogi chi i:  

• wybod beth ydym yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth a pham yr ydym yn ei wneud
• gofyn i weld pa wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi (yn amodol ar gais am fynediad)
• gofyn i ni gywiro unrhyw gamgymeriadau yn y wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi
• gwrthwynebu i farchnata uniongyrchol
• gwneud cwyn i'r Swyddog Comisiynu Gwybodaeth
• tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg (os yw'n gymwys)

Gan ddibynnu ar ein rheswm dros ddefnyddio eich gwybodaeth, gallech fod â hawl i'r canlynol:

• gofyn i ni ddileu unrhyw wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanoch chi
• cael eich gwybodaeth wedi ei throsglwyddo'n electronig i chi eich hun neu i sefydliad arall
• gwrthwynebu bod penderfyniadau'n cael eu gwneud sy'n cael effaith sylweddol arnoch chi
• gwrthwynebu ynghylch sut yr ydym ni'n defnyddio eich gwybodaeth
• ein stopio rhag defnyddio eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol

Byddwn ni bob amser yn ceisio cydymffurfio â'ch cais, fodd bynnag, mae'n bosibl y bydd yn ofynnol i ni gadw neu ddefnyddio eich gwybodaeth i gydymffurfio gyda dyletswyddau cyfreithiol. Nodwch, mae'n bosibl y bydd eich cais yn oedi neu'n ein hatal ni rhag darparu gwasanaeth i chi.

Am wybodaeth bellach ynghylch eich hawliau, gan gynnwys yr amgylchiadau y maent yn gymwys iddynt, edrychwch ar y canllawiau o Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth DUam hawliau unigolion o dan GDPR.

Os ydych am weithredu hawl, cysylltwch â'r Swyddfa Diogelu Data yn y cyfeiriad a uwcholeuwyd uchod.

Ymrwymiadau Gwasanaethau Plant o dan GDPR

Bydd ymrwymiad Gwasanaethau Plant Cyngor Sir Powys yn sicrhau fod y data yn:

• cael ei brosesu'n gyfreithiol, yn deg ac mewn modd tryloyw
• yn cael ei gasglu at ddibenion penodol a chyfreithlon. Ni chaiff ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw beth ac eithrio'r diben penodol hwn.
• perthnasol ac wedi ei gyfyngu i beth bynnag yw'r gofynion y maen nhw wedi cael eu prosesu ar eu cyfer.
• cywir, ac yn cael eu cadw'n gyfredol. Bydd unrhyw wall yn cael ei ddiwygio neu ei dynnu i ffwrdd yn dilyn cymeradwyaeth heb unrhyw oedi gormodol.
• cadw am mor hir â sy'n ofynnol, fel sy'n cael ei bennu ar ein polisi cadw cofnodion
• Sicrhau ag atebion priodol,  sy'n diogelu'r data yn erbyn prosesu heb ei awdurdodi neu anghyfreithlon, ac yn erbyn colli, dinistrio neu ddifrod damweiniol

Cadw eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel

Mae mesurau diogelwch priodol gennym mewn lle i atal gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli'n ddamweiniol, neu ei defnyddio neu gael mynediad ati mewn modd heb ei awdurdodi. Rydym ni'n cyfyngu mynediad at eich gwybodaeth bersonol i'r rheini sydd ag angen busnes gwirioneddol i wybod amdani. Bydd y sawl sy'n prosesu eich gwybodaeth yn gwneud hynny mewn modd wedi ei awdurdodi yn unig ac mae'n nhw'n amodol ar ddyletswydd o gyfrinachedd.

Mae gennym weithdrefnau mewn lle hefyd i ddelio ag unrhyw amheuaeth o dor diogelwch. Byddwn yn eich hysbysu ac unrhyw reoleiddiwr cymwys am amheuaeth o dor diogelwch data pan fo'n gyfreithiol ofynnol i ni wneud hynny.

Swyddog Diogelu Data

O dan y gyfraith newydd, rhaid bod gan y Cyngor, Swyddog Diogelu Data sy'n gyfrifol am faterion diogelu data y gall aelodau o'r cyhoedd gysylltu ag e. Os ydych chi am gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data, e-bostiwch information.compliance@powys.gov.uk

Os ydych chi am wybod rhagor am sut mae Cyngor Sir Powys yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, ymwelwch â:

Os nag oes mynediad at gyfrifiadur gennych, gofynnwch i aelod o staff argraffu un i chi.

Am gyngor annibynnol ynghylch diogelu data, preifatrwydd a materion rhannu data, gallwch gysylltu:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru

2^il Lawr Tŷ Churchill

Churchill Way

Caerdydd

CF10 2HH

Ffôn: 02920 678400

E-bost: wales@ico.org.uk