NEWYDD: Rheoli eich taliadau debyd uniongyrchol ar gyfer Treth y Cyngor a Threthi Busnes yn Fy Nghyfrif
Darllen mwy

Hysbysiad Preifatrwydd Anghenion Dysgu Ychwanegol

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data  (GDPR), mae'r hysbysiad yma'n manylu ar yr hyn y mae Adran Anghenion Dysgu Ychwanegol (ADY) Cyngor Sir Powys a Llywodraeth Cymru yn ei wneud gyda'r wybodaeth gysylltiedig ag addysg y mae'n ei derbyn am blant a phobl ifanc.

Cyflwyniad

Mae Adran ADY Cyngor Sir Powys yn cynnal amrywiaeth eang o swyddogaethau, a thrwy wneud hynny bydd yn casglu data personol er mwyn cwblhau'r swyddogaethau hyn. Rydym yn ymroddedig i amddiffyn hawliau unigolion yn unol â'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data gyfredol, ac felly mae'r hysbysiad yma wedi'i fwriadu i roi gwybodaeth i chi am y data sydd gennym am blant, pobl ifanc a'u teuluoedd, sut rydym ni'n ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â'r data a'r diogeliadau sydd yno i'w warchod.

Pam ein bod ni'n casglu'ch data

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol plant, pobl ifanc a'u rhieni/gofalwyr er mwyn i aelodau o'r Adran ADY (gan gynnwys Swyddogion, Seicolegwyr Addysg, Gweithwyr Allgymorth, Swyddogion Lles Addysg, aelodau o'n Paneli arbenigol ac aelodau eraill o'r tîm ADY yn ogystal â chydweithwyr eraill fel y bo'n briodol) allu defnyddio'r wybodaeth i drafod eu hanghenion a rhoi'r cyngor a'r gefnogaeth briodol. Gallai hyn gynnwys asesu plentyn neu unigolyn ifanc os oes ganddo anhawster dysgu, er enghraifft, trwy Asesiadau Statudol.

Gwybodaeth a gesglir gennym ni

Bydd Cyngor Sir Powys, fel rheolwr data Cyngor Sir Powys, yn casglu data personol er mwyn asesu anghenion plant, pobl ifanc a theuluoedd ym Mhowys a darparu gwasanaethau ar eu cyfer. Ni fyddwn yn casglu eich data personol oni bai fod ei angen i ddarparu'r gwasanaethau hyn ac i brosesu gwybodaeth bersonol mewn modd teg a chyfreithlon.

Yn ystod y gwaith o asesu a chynllunio cefnogaeth ADY, a chynnig y ddarpariaeth addysgol fwyaf addas, byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:

·         Gwybodaeth bersonol - gan gynnwys enw, cyfeiriad, manylion cysylltu, dyddiad geni, rhyw, enwau rhieni/gofalwyr a manylion cysylltu

·         Gwybodaeth addysgol - gan gynnwys enw'r ysgol, cyflawniadau a chymwysterau, data cynnydd, data presenoldeb a data gwahardd

·         Nodweddion categori arbennig - gan gynnwys ethnigrwydd, crefydd a gwybodaeth feddygol

·         Manylion anghenion addysgol arbennig, ac anableddau a darpariaeth cymorth - gan gynnwys sgoriau asesu, rhwystrau i ddysgu, cryfderau ac anghenion, ymyriadau, darpariaethau, targedau a'r deilliannau a fwriedir

·         Gwybodaeth am iechyd - gan gynnwys cofnodion meddygol, diagnosis, asesiad anghenion barn broffesiynol, a chofnodion eich ymwneud â'r gwasanaethau iechyd

·         Gwybodaeth am Ofal Cymdeithasol - gan gynnwys statws Derbyn Gofal, cofnodion ymwneud â'r gwasanaethau gofal cymdeithasol a manylion trefniadau gofal neu amgylchiadau teuluol

·         Gwybodaeth arall - gan gynnwys cofnodion cyfarfod, gwybodaeth a roddir i ni gan deuluoedd a gwybodaeth oddi wrth asiantaethau gwirfoddol.

Gallai'r wybodaeth a gasglwn ymwneud â chysylltiadau cyfredol neu flaenorol gydag unigolion a sefydliadau.

Byddwn yn caffael y wybodaeth yn y dulliau yma:

·         Gwybodaeth wedi'i darparu gan y plentyn/yr unigolyn ifanc a'i deulu

·         Gwybodaeth wedi'i darparu gan ysgolion, darparwyr addysg blynyddoedd cynnar, sefydliadau ôl-16 a darparwyr addysg neu hyfforddiant eraill

·         Gwybodaeth wedi'i darparu gan gydweithwyr eraill yng Nghyngor Sir Powys er enghraifft Gofal Cymdeithasol

·         Gwybodaeth wedi'i darparu gan weithwyr proffesiynol ym maes iechyd

·         Gwybodaeth wedi'i darparu gan sefydliadau gwirfoddol.

Gwybodaeth fanwl

Mae'n bwysig bod gennym wybodaeth fanwl a diweddar er mwyn gallu asesu anghenion plant, pobl ifanc a theuluoedd ym Mhowys a sicrhau ein bod yn cyflenwi'r gwasanaethau mwyaf priodol. Os oes unrhyw fanylion wedi newid neu am newid yn y dyfodol, gofynnwn i chi sicrhau eich bod yn dweud wrthym neu'n gofyn i'r ysgol berthnasol, y gweithiwr iechyd proffesiynol, y gweithiwr iechyd neu'r sefydliad gwirfoddol i rannu hyn â ni cyn gynted â phosibl er mwyn i ni allu diweddaru'r cofnodion.

Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'r data personol

Rhwymedigaeth gyfreithiol - mae'n angenrheidiol i ni gasglu a rhannu rhywfaint o wybodaeth bersonol er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

·         Anghenion Addysgol Arbennig - Cod Ymarfer ar gyfer Cymru 2002

·         Deddf Plant a Theuluoedd 2014

·         Deddf Addysg 1996/2002

Lles y Cyhoedd - Mae'n angenrheidiol i ni gasglu a rhannu rhywfaint o wybodaeth bersonol er mwyn ymarfer awdurdod y Cyngor i gynnal tasgau er lles y cyhoedd, er enghraifft sicrhau cyfle a thriniaeth gyfartal a sicrhau darpariaeth addysg ac adrodd arni.

Asesiad Statudol - Mae'n angenrheidiol i chi roi eich caniatâd er mwyn cael cais am asesiad statudol ac er mwyn gwneud cynnydd â'r cais yma, bydd angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol. Sail gyfreithiol prosesu'r wybodaeth yma yw er mwyn cyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol ein dyletswyddau statudol fel y maent i'w gweld yn y Cod Ymarfer Anghenion Addysgol Arbennig. Bydd hyn yn cynnwys rhannu gwybodaeth ymysg nifer o asiantaethau ond byddwch yn cael cyfle i nodi pa rai o'r asiantaethau sy'n cynorthwyo eich plentyn yr hoffech chi i ofyn i ni geisio gwybodaeth oddi wrthynt.

Mynediad at wasanaethau a darpariaethau eraill Adran ADY Cyngor Sir Powys - Mae'n angenrheidiol i chi roi eich caniatâd er mwyn cael cais am asesiad statudol ac er mwyn gwneud cynnydd â'r cais yma, bydd angen i ni broses eich gwybodaeth bersonol. Sail gyfreithiol prosesu'r wybodaeth yma yw er mwyn cyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol ein dyletswyddau statudol a chyflawni tasgau er lles y cyhoedd.

Lle byddwch yn cael mynediad at wasanaethau ychwanegol, er enghraifft RIX Wiki, byddwn yn ceisio eich caniatâd i rannu'ch gwybodaeth bersonol trwy'r broses hon yn ystod y broses gofrestru. Mae angen hyn er mwyn cyflenwi'r gwasanaethau a restrir y tu hwnt i'n swyddogaethau statudol a'n gwaith cyhoeddus.

Pryd y byddwn yn rhannu'ch data

Bydd y Cyngor yn defnyddio'ch data at y diben y cafodd ei ddarparu ar ei gyfer, a rhesymau eraill sy'n cyd-fynd â'r rhain, i sicrhau bod plant, pobl ifanc a'u teuluoedd yn derbyn y gwasanaethau y mae ganddynt hawl i'w derbyn. Gallai hyn olygu rhannu data personol o fewn yr Adran ADY i sicrhau bod yr holl wasanaethau cymorth priodol ar gael.

Gallai amgylchiadau godi pan rennir gwybodaeth bersonol o fewn y Cyngor a hefyd gyda sefydliadau allanol lle mae gofyn i ni wneud hynny dan y gyfraith, er mwyn i ni gynnal asesiad aml-asiantaeth.  Ni fydd unrhyw wybodaeth yn cael ei rhannu oni bai fod angen i rywun wybod, a bod y sawl sy'n cael gwybod yn briodol. Ni fyddwn yn rhannu ond y lleiafswm sydd ei angen at y diben.

Ymhlith sefydliadau'r cyngor y gallem rannu gwybodaeth â nhw mae'r canlynol:

·         Y tîm Derbyniadau a Chludiant

·         Y tîm Cludiant Teithwyr

·         Gwasanaethau Plant

·         Gwasanaethau Oedolion

·         Yr Adran Gyfreithiol

·         Yr Adran Gyllid

Ymhlith sefydliad allanol y gallem rannu gwybodaeth â nhw mae'r canlynol:

·         Ysgolion, darparwyr addysg blynyddoedd cynnar, sefydliadau ôl-16 a darparwyr addysg neu hyfforddiant eraill

·         Dechrau'n Deg

·         Gyrfa Cymru

·         Gweithwyr proffesiynol ym maes iechyd

·         Tribiwnlys Anghenion Addysgol os yw'r teuluoedd yn gwneud cais am hyn

·         Cwmnïau cyfreithiol preifat - os eir ati i gymryd camau cyfreithiol neu os yw teuluoedd yn gwneud cais ein bod yn cyfathrebu â'u cynrychiolwyr cyfreithiol.

·         Awdurdodau Lleol Eraill

·         Llywodraeth Cymru

Ni fyddwn yn:

·         Defnyddio'r wybodaeth bersonol at ddibenion marchnata neu werthu.

·         Anfon neu'n storio data y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd (oni bai fod hyn dan amgylchiadau lle mae teulu'n symud y tu allan i'r ardal ddaearyddol honno)

·         Llunio penderfyniadau amdanoch chi ar sail prosesu awtomataidd

Proseswyr data

Trydydd partïon yw proseswyr data sy'n darparu elfennau o'n gwasanaeth drosom, er enghraifft systemau TG a chyflenwyr sy'n trin neu'n casglu data personol ar ran y Cyngor.

Mae gennym gontractau a chytundebau prosesu data gyda'n proseswyr data. Mae hyn yn golygu na chânt wneud dim â'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi dweud wrthym am wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i'r Cyngor oni bai fod hynny gyda chytundeb o flaen llaw. Mae gofyn i broseswyr data gadw unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel a'i gadw am y cyfnod y byddwn yn gofyn iddynt wneud hynny. Ein proseswyr data cyfredol yw:

·         Cyngor Sir Ceredigion - darparwr system rheoli gwybodaeth y Ganolfan Athrawon

·         KIM Software Solutions Ltd - darparwr y feddalwedd eiriolaeth aml-gyfrwng RIX Wiki CIVICA UK Ltd - meddalwedd rheoli data

·         Careworks (UK) Ltd (WCCIS) - meddalwedd rheoli data

Mae'n bosibl y bydd gan gyflenwyr ein systemau storio gwybodaeth hefyd fynediad at eich data, ond ni fydd hyn yn cael ei ddefnyddio ond yng nghyd-destun gweinyddu a chynorthwyo'r system.

Sut rydym yn cadw eich data'n ddiogel

Byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau bod y wybodaeth bersonol sydd gennym ar bapur neu yn electronaidd yn cael ei chadw'n ddiogel a dim ond yn cael ei defnyddio gan y bobl sydd ag awdurdod i wneud hynny.

Mae mesurau diogelwch y Cyngor yn cynnwys amgryptio data a chyfarpar personol, rheolau mynediad i'r system a hyfforddiant diogelwch data i'r holl staff. Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol ar waith i sicrhau na chaiff y data y mae'n ei brosesu ei golli, ei ddistrywio'n ddamweiniol, ei gamddefnyddio neu'i ddatgelu. Hefyd, nid yw'r gweithwyr yn cael mynediad i'r data ond wrth gyflawni eu dyletswyddau.

Os oes cwmni neu sefydliad arall yn prosesu gwybodaeth bersonol ar ran y Cyngor, ni fyddant yn prosesu gwybodaeth oni bai fod hynny'n unol â chyfarwyddiadau'r Cyngor, ac mae'n orfodol eu bod yn rhoi sicrwydd i'r Cyngor ynglŷn â'u diogelwch.

Am ba hyd y byddwn yn cadw'r data

Ni fyddwn yn cadw'r wybodaeth ond am y lleiafswm cyfnod angenrheidiol. Mae amserlenni cadw gwybodaeth y Cyngor yn nodi'r cyfnodau amser y mae'n rhaid cadw gwybodaeth at wahanol ddibenion.

Eich hawliau

Cais Am Fynediad at Ddata gan y Testun - gallwch wneud cais i weld gwybodaeth y mae Cyngor Sir Powys yn ei chadw amdanoch chi neu'ch plentyn a chael copi ohoni. Mae hyn yn cynnwys y rheswm pam y mae'r wybodaeth yn cael ei chadw a pha fath o benderfyniadau sy'n eu gwneud ar sail y wybodaeth honno.

I wneud y cais yma, llenwch Ffurflen Cais Am Fynediad at Ddata gan y Testun

Yr Hawl i gael gwybod - mae gennych yr hawl i gael y wybodaeth sy'n esbonio pam a sut ry'n ni'n defnyddio'ch gwybodaeth. Hysbysiadau Preifatrwydd yw'r enw ar yr hysbysiadau hyn.

Yr Hawl i gywiro - mae gennych hawl i gael cywiriad i'ch gwybodaeth bersonol neu ei chwblhau os credwch nad yw'n gywir neu nad yw'n gyflawn.

Yr hawl i gael eich anghofio - mae gennych yr hawl i wneud cais bod y wybodaeth bersonol amdanoch chi yn cael ei dileu lle nad oes gennym unrhyw reswm sy'n ein gorfodi i barhau i'w defnyddio.

Yr hawl i rwystro neu i gyfyngu - gallwch ofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio'ch gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn ffyrdd penodol.

Yr hawl i gludadwyedd - gan ddibynnu ar y rhesymau a'r ffordd y defnyddiwn eich gwybodaeth mae'n bosibl fod gennych hawl i gael ac ailddefnyddio'ch gwybodaeth, i symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall. Nid yw hyn yn berthnasol oni bai mai gwybodaeth a gawsom oddi wrthych chi yw hon, eich bod chi wedi caniatáu i ni ei defnyddio, neu ein bod ni'n ei defnyddio oherwydd contract, ac mae cyfrifiadur sy'n defnyddio'r wybodaeth.

Yr hawl i wrthwynebu - gallwch wrthwynebu i ni ddefnyddi'ch gwybodaeth mewn rhai achosion, er enghraifft marchnata uniongyrchol.

Hawliau sy'n ymwneud â llunio penderfyniadau sy'n cael eu hawtomeiddio, gan gynnwys proffilio,  lle gallwch wneud cais i bobl go iawn gymryd rhan yn y broses benderfynu.

Sut i wneud ymholiad neu gŵyn

Mae gan y Cyngor sail gyfreithiol dros gasglu a phrosesu'r wybodaeth sy'n angenrheidiol er mwyn cyflenwi gwasanaethau. Mae gennych yr hawl i wneud cais i'r Cyngor beidio neu gyfyngu ar ddefnyddio'ch data personol mewn perthynas ag unrhyw un o wasanaethau'r Cyngor. Fodd bynnag, gallai hyn arwain at oedi neu gallai ein hatal rhag cyflenwi gwasanaeth i chi. Lle bo modd, byddwn yn ceisio cydymffurfio â cheisiadau o'r fath, ond efallai na fydd hyn yn bosibl os oes yn rhaid i'r Cyngor gadw'r wybodaeth dan y gyfraith, i ddiogelu'r cyhoedd, lle mae risg o niwed, ac mewn argyfyngau.

Manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau:

Uwch Reolwyr (Anghenion Dysgu Ychwanegol a Chynhwysiant):  Gallwch gysylltu ag ef trwy'r e-bost  imtiaz.bhatti@powys.gov.uk a thros y ffôn ar 01597 826401

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor ar information.compliance@powys.gov.uk a dros y ffôn ar 01597 826400.

I gael cyngor annibynnol am faterion diogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF Rhif ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os byddai'n well gennych chi ddefnyddio rhif cyfradd genedlaethol. Neu ewch i ico.org.uk neu anfonwch e-bost trwy fynd ar y ddolen ganlynol https://ico.org.uk/global/contact-us/

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion cynhwysfawr o bob agwedd ar y modd rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn fodlon darparu unrhyw wybodaeth ychwanegol neu eglurhad ar eich cais.

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu