Hysbysiad Preifatrwydd Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant (Gan gynnwys Anghenion Dysgu Ychwanegol)

Mae'r hysbysiad hwn yn nodi'r hyn mae Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant Cyngor Sir Powys a Llywodraeth Cymru yn ei wneud gyda'r wybodaeth sy'n berthnasol i addysg y maen nhw'n ei derbyn ynghylch plant a phobl ifanc. Mae hyn yn unol â deddfwriaeth diogelu data (GDPR).

Cyflwyniad

Mae Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant Cyngor Sir Powys yn ymgymryd ag amrywiaeth eang o swyddogaethau, ac wrth wneud hynny bydd yn casglu data personol i gwblhau'r swyddogaethau hyn.

Rydym yn ymroddedig i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data. Felly, cafodd yr hysbysiad hwn ei gynllunio i roi gwybodaeth i chi am y data rydym yn ei gadw am blant, pobl ifanc a'u teuluoedd, sut ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas ag ef, a'r diogelu sydd mewn lle i'w amddiffyn.

Pam ydym ni'n casglu eich data

Rydym ni'n casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am blant, pobl ifanc, a'u rhieni/gofalwyr fel bod aelodau o'r Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant yn gallu defnyddio'r wybodaeth i drafod eu hanghenion a rhoi cyngor a chymorth priodol. Gan gynnwys:

·       Swyddogion y Cyngor

·       Seicolegwyr Addysg

·       Gweithwyr Allgymorth

·       Swyddogion Lles Addysg

·       Aelodau o'n Panel o Arbenigwyr (Panel Cynhwysiant Powys - PCP) ac

·       Aelodau o'r Tîm Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant yn ogystal â chydweithwyr Cyngor Sir Powys fel sy'n briodol

Gallai hyn gynnwys asesu plentyn neu berson ifanc os oes anhawster dysgu ganddo, er enghraifft drwy asesiad fel rhan o broses Cynllun Datblygu Unigol (CDU) yr awdurdod lleol.

Gwybodaeth a gesglir gennym

Mae Cyngor Sir Powys, fel rheolwr data, yn casglu data personol i asesu anghenion a darparu gwasanaethau i blant, pobl ifanc a theuluoedd ym Mhowys. Dim ond data personol yr ydym ei angen i ddarparu'r gwasanaethau hyn y byddwn yn ei gasglu, a byddwn yn prosesu gwybodaeth bersonol mewn ffordd deg a chyfreithlon.  

Yn ystod ein hasesu a'n cynllunio am gymorth, a darparu'r darpariaeth addysgol mwyaf addas, byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:

·       Gwybodaeth bersonol - gan gynnwys enw, cyfeiriad, manylion cyswllt, dyddiad geni, rhyw y person, enwau'r rhieni / gofalwyr a manylion cyswllt

·       Gwybodaeth addysgiadol - gan gynnwys enw ysgol, cyflawniadau a chymwysterau, data cynnydd, data presenoldeb a data gwaharddiad

·       Nodweddion categori arbennig - gan gynnwys ethnigrwydd, crefydd a gwybodaeth feddygol

·       Manylion am anghenion dysgu ychwanegol (ADY) ac anableddau a darpariaethau cymorth - gan gynnwys sgôr asesiadau, rhwystrau at ddysgu, cryfderau ac anghenion, ymyraethau, darpariaethau, targedau a chanlyniadau a fwriadwyd

·       Gwybodaeth iechyd - gan gynnwys cofnodion meddygol, diagnosis, asesiad anghenion, safbwyntiau proffesiynol a chofnodion yn dilyn ymwneud y gwasanaethau iechyd

·       Gwybodaeth am Ofal Cymdeithasol - gan gynnwys Statws Derbyn gofal, cofnodion yn dilyn ymwneud y gwasanaethau gofal a manylion am drefniadau gofal neu amgylchiadau teuluol

·       Gwybodaeth arall - gan gynnwys cofnodion o gyfarfodydd, gwybodaeth a roddwyd i ni gan deuluoedd a gwybodaeth oddi wrth asiantaethau gwirfoddol

·       Mae'n bosibl y bydd y wybodaeth a gasglwn yn ymwneud ag ymglymiad blaenorol gan unigolion a sefydliadau.

Rydym ni'n derbyn y wybodaeth hon yn y ffyrdd canlynol:

·       Gwybodaeth a ddarparwyd gan y plentyn/person ifanc a'i deulu

·       Gwybodaeth a ddarparwyd gan ysgolion, darparwyr addysg y blynyddoedd cynnar, sefydliadau Ôl-16 (gan gynnwys Sefydliadau Addysg Bellach (SABau) a darparwyr addysg neu hyfforddiant eraill)

·       Gwybodaeth a ddarparwyd gan gydweithwyr eraill Cyngor Sir Powys fel Gofal Cymdeithasol

·       Gwybodaeth a ddarparwyd gan weithwyr iechyd proffesiynol

·       Gwybodaeth a ddarparwyd gan sefydliadau gwirfoddol.

Gwybodaeth gywir

Mae'n bwysig ein bod ni'n cadw gwybodaeth gywir a chyfredol i asesu anghenion plant, pobl ifanc a theuluoedd ym Mhowys a sicrhau ein bod ni'n darparu'r gwasanaethau mwyaf priodol. Os oes unrhyw fanylion wedi newid neu os fyddan nhw'n newid yn y dyfodol, gwnewch yn siŵr eich bod chi'n dweud wrthym ni neu'n gofyn i'r ysgol, gweithiwr iechyd proffesiynol, gweithiwr gofal, neu sefydliad gwirfoddol perthnasol i rannu hyn gyda ni cyn gynted ag sy'n bosibl, fel ein bod ni'n gallu diweddaru ein cofnodion.

Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'r data personol

Rhwymedigaeth gyfreithiol - Y mae'n angenrheidiol i ni gasglu a rhannu peth gwybodaeth bersonol i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

·       Deddf Anghenion Dysgu Ychwanegol a Thribiwnlys Addysg (Cymru) 2018

·       Cod Anghenion Dysgu Ychwanegol (Cymru) 2021

·       Cod ymarfer Anghenion Addysgol Arbennig dros Gymru 2002 (tan 2025)

·       Deddf Plant a Theuluoedd 2014

·       Deddf Addysg 1996/2002

Budd y cyhoedd - Y mae'n angenrheidiol i ni gasglu a rhannu peth gwybodaeth bersonol i ymarfer awdurdod y Cyngor i gyflawni tasgau er budd y cyhoedd. Gallai hyn gynnwys sicrhau triniaeth a chyfle cyfartal a sicrhau ac adrodd ar ddarparu addysg.

Cais am CSU a gynhelir, yr awdurdod lleol (ALl) - Y mae'n angenrheidiol eich bod chi'n rhoi eich caniatâd am achos cyfeirio ar gyfer ystyriaeth o CDUALl. Er mwyn symud y cais hwn yn ei flaen, bydd yn angenrheidiol ein bod ni'n prosesu eich gwybodaeth bersonol. Y sail gyfreithiol i brosesu'r wybodaeth hon yw i gyflawni'r rhwymedigaeth gyfreithiol o'n dyletswyddau statudol fel y'u gosodwyd yn Neddf a Chod ADY. Bydd hyn yn ymwneud â rhannu gwybodaeth aml-asiantaethol, ond byddwch yn cael cyfle i fod yn benodol am ba asiantaethau, sy'n cefnogi eich plentyn, yr hoffech chi i ni gael gwybodaeth oddi wrthyn nhw.  

Mynediad at wasanaethau a darpariaethau eraill o Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant Cyngor Sir Powys - Y mae'n angenrheidiol eich bod chi'n rhoi eich caniatâd dros achos cyfeirio i ofyn am gymorth, ac er mwyn symud y cais hwn yn ei flaen bydd yn angenrheidiol ein bod ni'n prosesu eich gwybodaeth bersonol. Y sail gyfreithiol dros brosesu'r wybodaeth hon yw i gyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol o'n dyletswyddau statudol, ac ymgymryd â thasgau er budd y cyhoedd.

Pan fydd gwasanaethau ychwanegol yn cael eu hasesu, caiff eich caniatâd, wrth rannu eich gwybodaeth bersonol drwy'r broses hon, ei geisio yn ystod y broses gofrestru. Mae hyn yn ofynnol i ddarparu'r gweithgareddau hynny sydd y tu hwnt i'n swyddogaethau statudol a'n gwaith cyhoeddus.

Pryd fyddwn ni'n rhannu eich data

Bydd y Cyngor yn defnyddio eich data ar gyfer y diben y'i darparwyd, a rhesymau cydnaws eraill i sicrhau fod plant, pobl ifanc a'u teuluoedd yn derbyn y gwasanaethau y mae ganddynt yr hawl i'w derbyn. Gallai hyn ymwneud â rhannu data personol oddi fewn i'r Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant i sicrhau fod yr holl wasanaethau cefnogi priodol ar gael.

Mae'n bosibl y bydd achlysuron pan fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu, yn fewnol oddi fewn i'r Cyngor ac â sefydliadau allanol ble y mae'n ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, neu ymgymryd ag asesiad aml-asiantaethol. Dim ond ar sail 'angen gwybod' y caiff unrhyw wybodaeth ei rhannu gydag unigolion priodol. Dim ond y wybodaeth leiaf gaiff ei rhannu i'r diben.

Ymhlith y sefydliadau y gallai'r Cyngor rannu gwybodaethâ nhw mae:

·       Tîm Derbyn a Thrafnidiaeth

·       Tîm Trafnidiaeth Teithwyr

·       Gwasanaethau Plant

·       Gwasanaethau Oedolion

·       Adran Gyfreithiol

·       Adran Gyllid

Ymhlith y sefydliadau allanol y gallem ni fod yn rhannu gwybodaethânhw mae:

·       Ysgolion, darparwyr addysg y blynyddoedd cynnar, sefydliadau ôl-16 a darparwyr addysg neu hyfforddiant eraill

·       Dechrau'n Deg

·       Gyrfa Cymru

·       Gweithwyr Iechyd Proffesiynol

·       Tribiwnlys Anghenion Addysgol Arbennig Cymru (TAAAC)

·       SNAP Cymru - yn dilyn cais gan deuluoedd

·       Cwmnïau cyfreithiol preifat - os yw achos cyfreithiol yn mynd rhagddo neu deuluoedd yn gofyn ein bod ni'n cyfathrebu gyda'u cynrychiolwyr cyfreithiol.

·       Awdurdodau Lleol Eraill

·       Llywodraeth Cymru

Ni fyddwn yn:

Defnyddio gwybodaeth bersonol ar gyfer marchnata nac at ddibenion gwerthiant

Anfon na chadw data y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd (ac eithrio mewn sefyllfa pa fydd teulu yn symud y tu allan i'r ardal ddaearyddol honno)

Gwneud penderfyniadau amdanoch yn seiliedig ar brosesu wedi eu hawtomeiddio

Mae proseswyr data yn drydydd partïon sy'n darparu elfennau o'n gwasanaeth i ni, fel systemau TG a chyflenwyr sy'n delio â data personol ar ran y Cyngor a'i gasglu.

Mae gennym gontractau a chytundebau prosesu data mewn lle gyda'n proseswyr data. mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod ni wedi rhoi cyfarwyddyd iddyn nhw wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad ond am y Cyngor oni bai fod hyn wedi ei drefnu ymlaen llaw. Mae'n ofynnol bod proseswyr data yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel a'i gadw am gyfnod yn ôl ein cyfarwyddyd. Y proseswyr data presennol yw:

Cyngor Sir Ceredigion  - darparwr sy'n lletya system rheoli gwybodaeth y Ganolfan Athrawon

Cyngor Sir Gwynedd - darparwr sy'n lletya system meddalwedd Cynllun Datblygu Unigol Tyfu

CIVICA UK Ltd - meddalwedd rheoli data

CareWorks (UK) Ltd (WCCIS) - meddalwedd rheoli data

Gallai cyflenwr ein systemau meddalwedd cadw gwybodaeth hefyd gael mynediad at eich data, caiff hyn ei ddefnyddio'n unig yng nghyd-destun gweinyddu a chefnogi'r system.

Sut ydym ni'n cadw eich data yn ddiogel

Byddwn yn cymryd camau priodol i wneud yn siŵr fod y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw, ar fformat papur neu'n electroneg, yn cael ei chadw'n ddiogel a'i defnyddio gan bobl sydd wedi cael eu hawdurdodi i wneud hynny yn unig.

Mae mesurau diogelwch y Cyngor, yn cynnwys engryptio data personol ac offer, rheoli mynediad at systemau a hyfforddiant mewn diogelu data i'r holl staff. Mae gan y Cyngor bolisïau mewnol mewn lle i sicrhau nad yw data nad yw'n cael ei brosesu yn mynd ar goll, yn cael ei ddinistrio'n ddamweiniol, ei gam-ddefnyddio na'i ddatgelu. Ymhellach, ni chaiff gweithwyr cyflogedig fynediad at ddata ac eithrio wrth gyflawni eu dyletswyddau.

Pan fo cwmni neu sefydliad arall yn prosesu data personol ar ran y Cyngor, byddan nhw'n prosesu gwybodaeth yn unol â chyfarwyddiadau'r Cyngor yn unig. Mae'n rhwymedigaeth arnynt i ddarparu sicrwydd diogelwch i'r Cyngor.

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw data

Dim ond am y cyfnod lleiaf sy'n angenrheidiol y byddwn yn cadw gwybodaeth. Mae amserlenni cadw'r Cyngor yn amlinellu'r cyfnodau o amser y mae gwybodaeth ar gyfer dibenion gwahanol yn gorfod cael eu cadw.

Eich hawliau

Cais am fynediad at wrthrych - gallwch wneud cais i weld a chael copi o wybodaeth amdanoch chi neu eich plentyn, sy'n cael ei defnyddio gan Gyngor Sir Powys. Mae hyn yn cynnwys pam fod gwybodaeth yn cael ei chadw a pha fath o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud wrth ddefnyddio'r wybodaeth honno.

Er mwyn gwneud y cais hwn, llenwch Ffurflen Cais am Fynediad at Wrthrych.

Yr hawl i gael eich hysbysu - mae'r hawl gennych i dderbyn gwybodaeth sy'n esbonio pam a sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Gelwir yr hysbysiadau hyn yn Hysbysiadau Preifatrwydd.

Yr hawl i unioni - mae'r hawl gennych i gael eich gwybodaeth bersonol wedi ei chywiro neu ei chwblhau os ydych chi'n teimlo ei bod yn anghywir neu'n anghyflawn.

Yr hawl i gael eich anghofio - mae'r hawl gennych i wneud cais fod gwybodaeth bersonol amdanoch chi'n cael ei dileu pan nad oes unrhyw reswm gorfodol i barhau i'w defnyddio.

Yr hawl i flocio neu gyfyngu - gallwch ofyn i ni stopio defnyddio eich gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn ffyrdd penodol.

Yr hawl i gludadwyedd - yn ddibynnol ar y rhesymau a'r ffordd yr ydym ni'n defnyddio eich gwybodaeth, gallech fod â'r hawl i gaffael ac ailddefnyddio eich gwybodaeth, symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall. Dim ond gyda gwybodaeth yr ydych chi wedi ei rhoi i ni y mae hyn yn gymwys, neu wybodaeth yr ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni ei defnyddio, neu ein bod ni'n ei defnyddio oherwydd contract, a bod cyfrifiadur yn ymgymryd â'r defnydd o wybodaeth.

Yr hawl i wrthwynebu - gallwch wrthwynebu ein bod ni'n defnyddio eich gwybodaeth mewn rhai achosion, fel marchnata uniongyrchol.

Hawliau'n berthnasol i wneud penderfyniadau wedi eu hawtomeiddio gan gynnwys proffilio - ble y gallwch wneud cais am ymyrraeth ddynol yn y broses o wneud penderfyniadau.

Sut i wneud ymholiad neu gyflwyno cwyn

Mae sail gyfreithiol gan y Cyngor dros gasglu a phrosesu gwybodaeth angenrheidiol i ddarparu gwasanaethau. Mae hawl gennych wneud cais fod y Cyngor yn stopio neu'n cyfyngu ar y defnydd o'ch data personol mewn perthynas ag unrhyw un o wasanaethau'r Cyngor. Fodd bynnag, gallai hyn achosi oedi neu'n hatal ni rhag darparu gwasanaeth ar eich cyfer chi. Ble y bo'n bosibl, byddwn yn ceisio cydymffurfio gyda cheisiadau o'r fath, ond mae'n bosibl na fydd hyn yn bosibl pan fo'n ofynnol i'r Cyngor wneud hyn yn ôl y gyfraith, i amddiffyn diogelwch y cyhoedd, ble mae yna risg o niwed a/neu sefyllfaoedd o argyfwng.

Manylion cyswllt am ymholiadau:

Adran Gwasanaethau Ieuenctid a Chynhwysiant: Cysylltwch drwy e-bost alndepartment@powys.gov.uk neu ffoniwch 01597 826401

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor drwy e-bostio information.compliance@powys.gov.uk neu ffonio 01597 826400

Am wybodaeth annibynnol am ddiogelu data, preifatrwydd a materion yn ymwneud â rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Wycliffe House

Water Lane

Wilmslow

Swydd Gaer

SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os yw'n well gennych ddefnyddio rhif cyfradd genedlaethol.

Neu ewch i ico.org.uk neu e-bostio drwy ddefnyddio'r ddolen ganlynol ICO.org.uk

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys yr holl fanylion ar bob agwedd o'n casglu a'n defnydd o wybodaeth bersonol. Fodd bynnag, byddem yn hapus i ddarparu unrhyw wybodaeth bellach neu esboniad fyddai ei angen ar ofyn.