Hysbysiad Preifatrwydd Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau

Cyflwyniad

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n egluro sut mae Swyddog Cofrestru Etholiadol/ Swyddog Canlyniadau ar gyfer Cyngor Sir Powys yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi i gyflwyno gwasanaethau yn effeithlon ac effeithiol.

Rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon i'n galluogi i ymgymryd â swyddogaethau penodol rydym yn gyfrifol amdanynt ac i ddarparu gwasanaeth statudol i chi, fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020  a rheoliadau cysylltiedig.

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau yw'r Rheolydd Data ac mae wedi cofrestru hefo swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth o dan gyfeirnod cofrestru Z858653X. Y Rheolydd Data: Dr Caroline Turner, Cyngor Sir Powys, Neuadd y Sir, Llandrindod, Powys, LD1 5LG

Pa wybodaeth a gofnodir?

Rydym yn cadw cofnodion am etholwyr posibl ac etholwyr pendant, manylion am y rhai sydd yn gwneud cais am etholiad, ymgeiswyr a'u hasiantaid, manylion y rhai sydd â ffurflenni enwebu â llofnodion arnynt, staff sydd yn gweithio mewn etholiad. Gall y rhain fod yn gofnodion ysgrifenedig (cofnodion papur) neu wedi'u cadw ar gyfrifiadur (cofnodion electronig).

Fe all y cofnodion hyn gynnwys:

• Manylion sylfaenol amdanoch chi, er enghraifft, enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, Manylion cysylltu (cyfeiriad e-bost/rhif ffôn - ni fyddwn yn cysylltu â rhai 14 ac 15 oed dros y ffôn neu e-bost), llofnod, cenedligrwydd a'ch cyfeiriad blaenorol
• Gwybodaeth am bleidlais absennol (trwy'r post/dirprwy gan gynnwys manylion am eich dirprwy ac unrhyw un sydd wedi eich helpu)
• Ffurflenni cais sydd wedi'u sganio a dyddiadau unrhyw lythyrau
• Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi eu datgelu i ni
• Unrhyw un arall sy'n byw yn eich cartref
• Os ydych chi dros 76 oed neu o dan 14/15 oed
• A ydych chi wedi dewis optio allan o fersiwn agored y Gofrestr (i gael rhagor o wybodaeth am y gofrestr Agored www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio).  Nid yw hyn yn berthnasol i'r rhai dan 16 oed sy'n cael eu heithrio'n awtomatig o'r gofrestr agored.
• Unrhyw wybodaeth ychwanegol y byddwn ei angen gennych chi megis copïau o'ch pasbort, cerdyn adnabod Ardal Economaidd Ewropeaidd, tystysgrif priodas neu drwydded yrru
• Cysylltiad gwleidyddol

Mae'n bwysig bod ein cofnodion yn gywir ac yn ddiweddar i'n helpu i sicrhau bod ein staff yn gallu rhoi cymorth, cyngor neu'r gefnogaeth sydd ei angen arnoch. Os nad yw eich gwybodaeth yn gywir, cysylltwch â ni er mwyn i ni gywiro hyn.

Ar gyfer beth y defnyddir y wybodaeth?

Dim ond at ddibenion etholiadol y byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth y byddwch chi'n ei roi i ni. Byddwn yn cadw'r wybodaeth bersonol yn ddiogel a byddwn yn dilyn y ddeddfwriaeth diogelu data. Ni fyddwn yn rhoi gwybodaeth bersonol amdanoch chi na gwybodaeth bersonol y byddwch chi'n ei roi am bobl eraill i unrhyw un arall nac i unrhyw sefydliadau arall oni bai bod yn rhaid i ni yn ôl y gyfraith.

Mae'r Gofrestr Etholwyr yn ddogfen gyhoeddus ac mae modd ei gweld trwy apwyntiad yn unig dan reolaeth lem.  Ni fydd y Gofrestr Etholwyr sy'n agored i'r cyhoedd yn cynnwys enwau rhai 14 - 16 oed.   Bydd dim ond yn cynnwys enwau'r rhai a fydd yn troi'n 18 oed yn ystod oes y gofrestr. 

Efallai y caiff eich gwybodaeth ei rannu/datgelu gyda'r canlynol -

• Er mwyn gwirio pwy ydych chi, bydd y data y byddwch chi'n ei ddarparu yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol sy'n cael ei reoli gan Swyddfa'r Cabinet. Fel rhan o'r broses hon bydd eich data yn cael ei rannu gydag Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa'r Cabinet sydd yn broseswyr data ar gyfer y Gwasanaeth Cofrestru Etholiadol Unigol Digidol. Gallwch ddarllen rhagor o wybodaeth yma: https://www.registertovote.service.gov.uk/registertovote/privacy
• Argraffwyr neu gyflenwyr (proseswyr) dan gontract sydd yn gweithredu ar ein rhan
• Pleidiau gwleidyddol cofrestredig, cynrychiolwyr etholedig, cynghorau tref a chymuned, ymgeiswyr, asiantaid a chyfranogwyr cymeradwy eraill sydd yn gallu defnyddio'r wybodaeth at ddibenion etholiadol yn unig
• Y Cyngor
• Asiantaid cyfeirnod credyd, y Llyfrgell Brydeinig, Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig, y Comisiwn Etholiadol a sefydliadau statudol eraill o'r Gofrestr Etholiadol
• Manylion ynghylch a wnaethoch chi bleidleisio (ond ddim sut y gwnaethoch chi bleidleisio) i'r rhai sydd â hawl yn ôl y gyfraith i'w dderbyn ar ôl etholiad
• Pan fydd iechyd a diogelwch pobl eraill mewn perygl
• Pan fydd angen i ni basio gwybodaeth ymlaen yn ôl y gyfraith mewn amgylchiadau arbennig
• Atal troseddu neu amau twyll fel rhan o'r Fentrer Twyll Cenedlaethol

Mae gan unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth gennym ni ddyletswydd gyfreithiol i'w chadw'n gyfrinachol. Ni fyddant yn ei ddefnyddio at unrhyw reswm arall a rhaid iddynt ofalu amdano yn yr un modd.

Yn ôl y gyfraith mae'n rhaid i ni i adrodd gwybodaeth benodol i awdurdodau priodol - er enghraifft:

• Pan fo gorchymyn llys ffurfiol wedi cael ei gyflwyno.
• I asiantaethau gorfodi'r gyfraith er mwyn atal neu ganfod trosedd
• I'r Jury Central Summoning Bureauyn nodi'r unigolion sydd yn 76 oed neu'n hŷn ac nad ydynt bellach yn gymwys ar gyfer gwasanaeth rheithgor

Am faint?

Mae'n rhaid i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau brosesu eich data personol mewn cysylltiad â pharatoi ar gyfer a chynnal etholiadau. Caiff eich manylion eu cadw a'u diweddaru yn unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â chyfnodau cadw statudol. Mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol / Swyddog Canlyniadau yn cynnal polisi cadw ar wahân.

Categorïau Arbennig o ddata personol

Mae rhywfaint o'r wybodaeth sy'n cael ei gasglu yn cael ei ddynodi yn ddata personol categori arbennig. Caiff y wybodaeth ei brosesu am reswm o fudd cyhoeddus sylweddol fel y nodir yn Neddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983, Deddf Gweinyddu Etholiadol 2013, Deddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020 a rheoliadau cysylltiedig.

Hawl i Wrthwynebu

Mae gennych hawl i wrthwynebu defnyddio eich manylion cysylltu e-bost neu rif ffôn at ddibenion cofrestru etholiadol. Cysylltwch â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol sef y Rheolwr Data i danysgrifio os nad ydych chi'n dymuno iddynt gysylltu â chi ar e-bost neu ar y ffôn.

Hawl i Gael Eich Anghofio

Nid yw hyn yn gymwys tra'n cadw'r gofrestr etholiadau. Ni allwch ofyn i'ch manylion gael eu tynnu oddi ar hen gofrestri/cofrestri hanesyddol.

Sut i gysylltuâni

I ymarfer unrhyw un o'ch hawliau dan y ddeddfwriaeth diogelu data cysylltwch â ni:

• dros neges e-bost - gwasanaethau.etholiadol@powys.gov.uk
• Dros y ffôn - 01597 826202
• post - Etholiadol, Neuadd y Sir, Llandrindod, LD1 5LG

Os nad ydych yn fodlon gyda'r ymateb a gewch gennym mae gennych hawl i gwyno i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth Cymru

2il Lawr

Churchill House

Ffordd Churchill

Caerdydd

CF10 2HH

Rhif Ffôn: 029 2067 8400 Ffacs: 029 2067 8399

E-bost: wales@ico.org.uk

Gwefan: ico.org.uk