Hysbysiad Preifatrwydd Trawsnewid Ysgolion

Cyflwyniad

Mae Tîm Trawsnewid Ysgolion Cyngor Sir Powys yn ymgymryd ag amrywiaeth eang o swyddogaethau, a bydd yn casglu data personol wrth wneud hynny. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data cyfredol.

Pam yr ydym yn casglu eich data

Mae Cyngor Sir Powys fel rheolwr data yn casglu eich data personol er mwyn cynnal ymgynghoriadau statudol ar gynigion trefniadaeth ysgolion. Dim ond y data personol sydd ei angen arnom i gynnal y broses ymgynghori statudol y byddwn yn ei gasglu gennych, a byddwn yn prosesu eich data mewn modd teg a chyfreithlon.

Data personol sensitif

Fel rhan o'r broses ymgynghori, mae'n bosibl y bydd Cyngor Sir Powys yn casglu data personol, yn cynnwys data personol sensitifamdanoch chi a'ch teulu.

Beth yw'r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data

Dyletswydd Gyfreithiol - Y sail ar gyfer casglu a phrosesu eich data yw ein dyletswydd gyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Cod Trefniadaeth Ysgolion a gyflwynwyd gan Weinidogion Cymru yn unol ag Adran 38 y Ddeddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013
• Adran 48, 49 ac Atodlen 3 Deddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013
• Rheoliadau Ffedereiddio Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2014 fel y'u diwygiwyd

Caniatâd- Rydych yn rhoi caniatâd pan fyddwch yn cymryd rhan mewn swyddogaeth a gynhelir gan y Tîm Trawsnewid Ysgolion. Gallwch dynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy roi gwybod i ni.

Pryd fyddwn yn rhannu eich data

Bydd y cyngor yn defnyddio eich data personol ar gyfer y pwrpas y cafodd ei ddarparu.

Fe all hyn olygu rhannu data personol yn fewnol o fewn Cyngor Sir Powys, a all olygu rhannu gydag adrannau eraill sy'n cefnogi'r broses ymgynghori, neu rannu gydag aelodau Cabinet fel rhan o'r broses o wneud penderfyniadau. Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei olygu lle'n briodol.

Bydd gwybodaeth bersonol y byddwch yn ei darparu mewn ymatebion ymgynghoriad yn cael ei defnyddio i baratoi adroddiad ymgynghori yn amlinellu'r holl faterion a godwyd yn ystod y cyfnod ymgynghori, a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor. Lle bydd ymatebion yn cynnwys data personol sensitif, caiff y mater a godwyd ei grynhoi i osgoi rhyddhau gwybodaeth adnabyddadwy.

Ni fydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu'n allanol, oni bai y gofynnir amdano gan Weinidogion Cymru yn unol ag Adran 50 y Ddeddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013.

Ni fyddwn yn: 

• Defnyddio'ch gwybodaeth ar gyfer dibenion marchnata na gwerthu oni bai y byddwch wedi rhoi caniatâd penodol o flaen llaw.
• Anfon na storio eich data tramor
• Gwneud penderfyniadau amdanoch chi yn seiliedig ar brosesu wedi'i awtomeiddio

Proseswyr data

Trydydd partïon yw proseswyr data sy'n darparu elfennau o'n gwasanaethau i ni, er enghraifft systemau TG a chyflenwyr sy'n trin neu'n casglu data personol ar ran y Cyngor.

Mae gennym gytundebau mewn lle gyda'n proseswyr data a chytundeb prosesu data. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda'ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Sut yr ydym yn cadw eich data'n ddiogel

Byddwn yn cymryd camau priodol i wneud yn siŵr bod y wybodaeth bersonol yr ydym yn ei chadw, ar bapur neu'n electronig, yn cael ei chadw'n ddiogel, a dim ond yn cael ei ddefnyddio gan bobl sydd wedi'u hawdurdodi i wneud hynny.

Mae mesurau diogelwch y Cyngor yn cynnwys amgryptio data personol ac offer, rheoliadau mynediad i systemau a hyfforddiant diogelu data ar gyfer yr holl staff.

Lle mae cwmni neu sefydliad arall yn prosesu gwybodaeth bersonol ar ran y Cyngor, byddant yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol â chyfarwyddiadau'r Cyngor, a rhaid iddynt ddarparu sicrwydd i'r Cyngor.

Pa mor hir y byddwn yn cadw eich data

Dim ond am y cyfnod lleiaf sydd angen y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Bydd y wybodaeth a amlinellir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei gadw am y cyfnod a amlinellir yng nghanllawiau'r Cyngor. Caiff yr holl wybodaeth ei chadw'n ddiogel a'i dinistrio'n gyfrinachol ar ddiwedd y cyfnod cadw.

Eich hawliau

• Camgymeriadau Data- Mae'r hawl gennych i ofyn bod unrhyw gamgymeriadau yn eich data personol yn cael eu cywiro. Dylech ein hybysu'n ysgrifenedig, gan nodi yr hyn yr ydych yn meddwl sy'n anghywir, a'r hyn ddylai gymryd ei le. Ysgrifennwch at y Tîm Trawsnewid Ysgolion, Gwasanaeth Ysgolion, Neuadd y Sir, Spa Road East, Llandrindod, Powys, LD1 5LG.   
• Tynnu caniatâd yn ôl - Os yw prosesu'r data yn seiliedig ar ganiatâd, gallwch ofyn i'r caniatâd gael ei dynnu yn ôl. Ysgrifennwch at y Tîm Trawsnewid Ysgolion, Gwasanaeth Ysgolion, Neuadd y Sir, Spa Road East, Llandrindod, Powys, LD1 5LG.
• Mynediad i ddata personol -Gallwch wneud cais i gael mynediad i ddata personol amdanoch chi sy'n cael ei gadw gennym. Dylid gwneud ceisiadau Cais Gwrthrych am Wybodaeth yn ysgrifenedig i'r Swyddog Diogelu Data.

SUT I WNEUD CWYN

Os nad ydych yn hapus gyda'r modd y cafodd eich data personol ei drafod, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Powys yn y lle cyntaf trwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data,
Neuadd Sir Powys,
Spa Road East,
Llandrindod,
Powys,
LD1  5LG

E-bost: foi@powys.gov.uk 

Ffôn: 01597 826000

Os ydych dal yn anfodlon, mae hawl gennych i wneud cais yn uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk

Swyddog Diogelu Data

Dyma fanylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data:
Swyddog Diogelu Data, Neuadd Sir Powys, Spa Road East, Llandrindod,
Powys, LD1  5LG.
E-bost: foi@powys,gov,uk