Rhybudd Preifatrwydd Cyfryngau Cymdeithasol
Mae'r Rhybudd Preifatrwydd hwn yn esbonio sut yr ydym yn defnyddio a phrosesu eich gwybodaeth bersonol a rennir gennych chi gyda Chyngor Sir Powys trwy ei gyfrifon cyfryngau cymdeithasol. Fe fyddwn yn adolygu a diweddaru'r rhybudd preifatrwydd hwn i adlewyrchu'r newidiadau yn ein gwasanaethau ac adborth oddi wrth ddefnyddwyr gwasanaeth, ynghyd â chydymffurfio gyda newidiadau yn y gyfraith.
Pwy ydym ni
Manylion Cyswllt ar gyfer y Cyngor:
Neuadd Sir Powys
Spa Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG
E-bost: customerservices@powys.gov.uk
Ffôn: 01597 826000
Swyddog Gwarchod Data (SGD):
Gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data'r Cyngor dros e-bost ar information.compliance@powys.gov.uk
Er dibenion Gwarchod Data, Cyngor Sir Powys yw'r Rheoleiddiwr Data ar gyfer eich gwybodaeth bersonol a rennir gennych chi trwy gyfryngau cymdeithasol. Fel Rheoleiddiwr Data, mae'r Cyngor yn penderfynu'r diben a'r dulliau i brosesu gwybodaeth ac yn sicrhau mesurau diogelu dros unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif mae'n ei thrin.
Pa fath o ddata personol ydym ni'n ei gasglu?
Efallai y byddwn, petaech yn dymuno ei rannu gyda ni, yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol:
• eich enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, dolenni cyfyngau cymdeithasol a gwybodaeth arall sy'n caniatáu i ni gysylltu'n ôl er mwyn delio gyda'ch ymholiad.
• sylwadau/ delweddau a all gynnwys data personol neu sensitif yr ydych yn dewis eu rhannu gyda ni trwy neges uniongyrchol
Sut fydd eich data personol yn cael ei gasglu?
Fe fyddwn yn casglu gwybodaeth trwy bostiadau sy'n berthnasol i'r Cyngor, postiadau uniongyrchol, sylwadau, atebion, sgrinluniau a negeseuon e-bost oddi ar unrhyw sianel cyfryngau cymdeithasol y byddwn yn eu rhedeg.
Am ba mor hir fydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?
Fe fyddwn ond yn cadw eich gwybodaeth am isafswm y cyfnod sy'n angenrheidiol er mwyn helpu cynorthwyo gyda'ch ymholiad neu fater. Oni bai fod y sgwrs ar fynd, neu'r wybodaeth o fewn y sgwrs yn berthnasol i sgwrs neu archwiliad presennol, bydd unrhyw negeseuon uniongyrchol a dderbynnir gan y Cyngor trwy gyfryngau cymdeithasol yn cael eu cadw am ddau fis ac yna'n cael eu dileu yn dilyn yr ohebiaeth ddiwethaf. Bydd negeseuon ond yn cael eu cadw er dibenion ystadegau, a fydd yn cael eu hanomeiddio.
Noder y bydd y Cyngor ond yn gallu dileu 'sgyrsiau mewn negeseuon', nid 'negeseuon' unigol. Os byddwch yn ysgrifennu atom ni trwy'r un sianel cyfryngau cymdeithasol cyn diwedd y cyfnod cadw, bydd negeseuon hŷn yn cael eu cadw tan y bydd yr ymholiad newydd yn cael ei ddileu, 2 fis wedi ei dderbyn.
Ar gyfer beth y defnyddir eich gwybodaeth bersonol?
Rydym yn defnyddio'r wybodaeth i:
• gyflwyno gwasanaethau a chefnogaeth i chi
• rheoli'r gwasanaethau hynny a ddarparwn i chi
• helpu archwilio unrhyw bryderon neu gwynion sydd gennych chi am ein gwasanaethau
Gyda phwy y gellir rhannu eich gwybodaeth?
Gellir defnyddio eich data personol a gyflenwir gennych chi i ni yn breifat gyda gwasanaeth arall o fewn Cyngor Sir Powys er mwyn caniatáu ateb eich ymholiad, er enghraifft, yr Adran Briffyrdd, os yw eich neges yn ymwneud â ffordd a gynhelir gan y Cyngor.
Os yw eich gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda gwasanaeth arall, yna daw hyn o fewn polisi cadw Cyngor Sir Powys.
Mae gofyn i holl swyddogion y cyngor i gynnal hyfforddiant perthnasol i sicrhau fod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth gwarchod data.
Efallai y byddwn yn rhannu postiadau yr ydych eisoes wedi'u gwneud yn gyhoeddus.
Mae prosesydd data'r Cyngor yn ymgysylltu ag is-broseswyr a leolir yn America. Mae Amodau Cytundebol Safonol (ACS) wedi cael eu datblygu a'u cytuno gan y ddau barti i sicrhau fod unrhyw rannu ar ddata personol yn gyfreithlon.
Y Sail Gyfreithiol:
Rydym yn selio ein prosesu ar y sail gyfreithiol ganlynol oddi wrth GDPR y DU:
• Cyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd, a adwaenir fel arall fel 'tasg gyhoeddus'. Mae dyletswydd gan Gyngor Sir Powys i gynorthwyo ei drigolion trwy ateb cwestiynau, ymholiadau neu reoli cwynion.
Eich hawliau
Cais Gwrthrych am Wybodaeth - rydych chi'n gallu gwneud cais i weld a derbyn copi o wybodaeth amdanoch chi sy'n cael ei defnyddio gan Gyngor Sir Powys. Mae hyn yn cynnwys pam mae gwybodaeth yn cael ei chadw a pha fathau o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan ddefnyddio'r wybodaeth honno.
I wneud y cais hwn llenwch Ffurflen Gais Gwrthrych am Wybodaeth (PDF) [291KB] ac anfon eich cais dros e-bost at information.compliance@powys.gov.uk.
Does dim rhaid i chi ddefnyddio'r ffurflen hon. Gallwch e-bostio neu bostio eich cais atom ni trwy fanylion cyswllt y Swyddog Gwarchod Data.
Yr hawl i gael gwybod- mae gennych yr hawl i gael gwybodaeth wedi'i chyflwyno i chi sy'n esbonio pam a sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Gelwir y rhybuddion hyn yn Rhybuddion Preifatrwydd.
Yr hawl i gywiro- mae gennych yr hawl i gael cywiro neu gwblhau gwybodaeth bersonol os ydych yn teimlo ei fod yn anghywir neu ddim yn gyflawn.
Yr hawl i gael eich anghofio - mae gennych yr hawl i ofyn am ddileu gwybodaeth bersonol amdanoch lle nad oes rheswm diwrthdro dros barhau i'w defnyddio.
Yr hawl i rwystro neu gyfyngu- rydych yn gallu gofyn ein bod yn peidio â defnyddio eich gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn ffyrdd neilltuol.
Yr hawl i gludadwyedd- Yn ddibynnol ar y rhesymau a'r ffordd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth, efallai y bydd gennych yr hawl i gael ac ailddefnyddio eich gwybodaeth, i symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall. Mae hyn ond yn berthnasol pan mai dyma wybodaeth a gyflwynoch chi i ni, eich bod wedi rhoi caniatâd i ni ei defnyddio, neu ein bod yn ei defnyddio oherwydd contract, a'r defnydd o wybodaeth a gynhelir gan gyfrifiadur.
Yr hawl i wrthwynebu- rydych yn gallu gwrthwynebu ein defnydd o'ch gwybodaeth mewn rhai achosion, megis marchnata uniongyrchol.
Hawliau sy'n ymwneud â gwneud penderfyniadau sydd wedi'u hawtomeiddio gan gynnwys proffilio - lle y gallwch ofyn am ymyrraeth ddynol yn y broses gwneud penderfyniadau.
Gwybodaeth Bellach
Mae ein Swyddog Gwarchod Data (SGD) yn cynnig help a chyfarwyddyd i sicrhau ein bod yn cymhwyso'r safonau gorau i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Os oes rhywbeth yn mynd o'i le gyda'ch gwybodaeth bersonol, neu fod gennych gwestiynau am sut yr ydym yn prosesu eich data, gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data'r Cyngor trwy anfon e-bost at information.compliance@powys.gov.uk
Am gyngor annibynnol af faterion gwarchod data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) yn:
Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os byddai'n well gennych ddefnyddio'r rhif cyfradd genedlaethol
Fel arall, edrychwch ar https://ico.org.uk/neu anfon e-bost at casework@ico.org.uk.