Hysbysiad Preifatrwydd Polisi Cynllunio

Er mwyn paratoi'r Cynllun Datblygu Lleol Amnewid, mae'n angenrheidiol i Gyngor Sir Powys ('CSP') gasglu, cynnull at ei gilydd a phrosesu data personol am unigolion a sefydliadau.

Fel rheolwr, mae'r cyngor yn pennu diben a dulliau ar gyfer prosesu gwybodaeth ac mae'n sicrhau diogelu o ran unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif y mae'n delio â hi.

Pwy ydym "ni"

Tîm Polisi Cynllunio

Neuadd y Sir Powys
Ffordd Ddwyreiniol Sba
Llandrindod
Powys
LD1 5LG

E-bost: ldp@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 826000

Swyddog Diogelu Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y cyngor drwy e-bost: information.compliance@powys.gov.uk neu ffonio 01597 826000

Pam ydym ni'n prosesu eich data personol

Mae dyletswydd gyfreithiol ar CSP i baratoi Cynllun Datblygu Lleol Amnewid fel rhan o'i swyddogaethau cynllunio statudol, a restrir o dan rhan chwech Deddf Cynllunio a Phrynu Gorfodol, 2004. Er mwyn ein galluogi ni i baratoi'r Cynllun Datblygu Lleol Amnewid, mae angen i ni brosesu eich data fel ein bod ni'n gallu:

• Eich gwneud chi'n ymwybodol o ymgynghoriadau cyhoeddus,
• Eich cadw'n gyfredol ynghylch cynnydd y Cynllun Datblygu Lleol Amnewid,
• Cynnal ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain mewn perthynas ag unrhyw sylwadau yr ydych yn eu cyflwyno,
• Cynnal eich cyfrifon a'ch cofnodion eich hun mewn perthynas ag unrhyw safleoedd ymgeisiol yr ydych yn eu cyflwyno.

Pa fath/ddosbarthiadau o ddata personol ydym ni'n yn delio ag e?

Er mwyn cyflawni ein swyddogaethau mewn perthynas â pharatoi'r Cynllun Datblygu Lleol Amnewid, gall CSP gael, a defnyddio data personol gan gynnwys y canlynol:

• Manylion personol (gan gynnwys y fath bethau ag eich Enw, Cyfeiriad, Cyfeiriad E-bost, Rhif Ffôn).
• Perchnogaeth tir neu eiddo (i berchnogion tir sy'n cyflwyno safleoedd ymgeisiol).

Dim ond defnyddio'r data personol priodol i gyflawni'r dibenion a amlinellir oddi fewn i'r polisi hwn yn unig y bydd CSP yn ei wneud.

Pwy gaiff gwybodaeth ei phrosesu amdano

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir uchod ynghylch pam yr ydym yn prosesu eich data personol, mae'n bosibl y bydd Cyngor Sir Powys yn cael a defnyddio data personol am y canlynol:

• Unigolion a sefydliadau sydd wedi gwneud cais i wybod y diweddaraf am gynnydd ac ymgynghoriadau'r Cynlluniau Datblygu Lleol Amnewid.
• Unigolion a sefydliadau sydd wedi gofyn i gael gwybod y diweddaraf am broses safle ymgeisiol Cynlluniau Datblygu Lleol Amnewid.
• Unigolion a sefydliadau sydd wedi cyflwyno safleoedd ymgeisiol.
• Unigolion a sefydliadau sydd wedi cyflwyno sylwadau.

O ble ydym ni'n cael data personol?

Er mwyn cyflawni'r dibenion a ddisgrifir uchod, mae'n bosibl y bydd CSP yn cael data personol o amrywiaeth o ffynonellau, gan gynnwys y canlynol:

• Unigolion a sefydliadau eu hunain
• Ffurflenni Sylwadau
• Ffurflenni safle ymgeisiol

Gall CSP hefyd gael data personol oddi wrth ffynonellau eraill fel gohebiaeth neu wybodaeth am gais cynllunio.

Rhannu eich gwybodaeth bersonol

Does dim angen i ni rannu eich gwybodaeth y tu hwnt i ddibenion paratoi'r Cynllun Datblygu Lleol Amnewid. Fodd bynnag, gallai hyn gynnwys rhannu data gydag Archwiliwr Cynllunio a benodwyd gan Lywodraeth Cymru o Benderfyniadau Cynllunio ac Amgylchedd Cymru a Swyddog Rhaglen yn ystod cam Archwilio'n Gyhoeddus o'r broses.

Mae'n ofynnol bod holl swyddogion y cyngor yn ymgymryd â'r hyfforddiant perthnasol i sicrhau fod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth diogelu data.

Y Sail Gyfreithiol yr ydym yn dibynnu arni i brosesu eich gwybodaeth bersonol

Rydym yn dibynnu ar Erthygl 6 (1) (e) Rheoliadau GDP DU - mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn perfformio tasg a gyflawnwyd er budd y cyhoedd neu wrth gyflawni awdurdod swyddogol a fyddai o fudd i'r rheolwr.

Am ba mor hir ydym ni'n cadw eich gwybodaeth

Dim ond am y cyfnod angenrheidiol byrraf y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Ar ôl y cyfnod hwn, caiff gwybodaeth ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw a gymeradwyir gan y cyngor.

Amserlen Gadw

Rhestr o gofnodion sydd angen cael eu cadw gan y Cyngor am gyfnod dynodedig o amser yw amserlen gadw. Mae'r Amserlen Gadw  yn dangos teitl pob cofnod, cyfnod o amser ar gyfer cadw'r cofnodion, a dynodi'r rheswm (deddfwriaethol, rheoliadol a/neu gweithredol) y mae'r cadw wedi ei seilio arno.

Gallwch weld yr Amserlen Gadw Gorfforaethol yma

Caiff y cais ei drin yn ôl cyfyngiad amser ar gyfer unigolion a sefydliadau sydd wedi gwneud cais i gael eu hysbysu am gynnydd/ymgynghoriadau'r Cynllun Datblygu Lleol Amnewid a sydd heb gyflwyno sylwadau/safle ymgeisiol ac nad ydynt yn ymgynghorai statudol. Caiff e-byst eu hanfon allan bob dwy flynedd i ofyn i ddefnyddwyr o'r fath i actifadu eu cyfrifon. Caiff cyfrifon nad ydynt yn cael eu hactifadu eu dileu.

Manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau:

Y Tîm Cynllunio Polisi Cynllunio

Neuadd y Sir

Ffordd Ddwyreiniol Sba

Llandrindod

LD1 5LG

Neu e-bost i LDP@powys.gov.uk

Diogelu eich data personol

Mae Cyngor Sir Powys yn cymryd diogelwch yr holl ddata personol sydd o dan ein rheolaeth yn ddifrifol iawn. Bydd CSP yn sicrhau fod polisi, hyfforddi, mesurau technegol a gweithdrefnol priodol mewn lle. Mae hyn yn cynnwys monitro archwilio ac uniondeb, i ddiogelu ein systemau gwybodaeth electronig a llaw rhag colli data a chamddefnydd. Bydd CSP yn caniatáu mynediad atynt pan fo rheswm cyfreithlon dros wneud hynny yn unig, ac o wneud hynny, o dan ganllawiau llym ynghylch pa ddefnydd y gellir ei wneud o unrhyw ddata personol sy'n cael eu cynnwys ynddynt. Caiff y gweithdrefnau hyn eu rheoli a'u gwella'n barhaus i sicrhau diogelwch i'r funud. 

Am ragor o wybodaeth am sut mae CSP yn prosesu data personol, eich hawliau, a manylion am ble i gyflwyno cwyn, ewch i: Diogelu Data a Phreifatrwydd