Hysbysiad Preifatrwydd Fy Nghyfrif Powys

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn esbonio sut rydym yn defnyddio a phrosesu'r wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu gyda Chyngor Sir Powys i'w defnyddio gyda'ch Fy Nghyfrif, pam y caiff yr wybodaeth hon ei chasglu a'i chadw, a gyda phwy y mae'n cael ei rhannu.

Beth yw gwybodaeth bersonol?

Gall gwybodaeth bersonol fod yn unrhyw beth sy'n ymwneud â pherson byw y mae modd  defnyddio'r wybodaeth hynny i'w hadnabod. Er enghraifft, mae hyn yn cynnwys eich enw a'ch manylion cyswllt.

Pwy yw'r sefydliad (rheolydd data)?

Cyngor Sir Powys yw'r rheolydd at ddibenion cyfraith diogelu data.  Fel rheolwr data, mae'r cyngor yn pennu'r pwrpas a'r dulliau ar gyfer prosesu gwybodaeth ac yn sicrhau ei fod yn diogelu unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif y mae'n ei thrin.

Manylion cyswllt y Cyngor:

Neuadd Sir Powys
Spar Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG

E-bost: customerservices@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 826000

Swyddog Diogelu Data (DPO)

Gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r cyngor drwy anfon e-bost at information.compliance@powys.gov.uk

Pwrpas Casglu a Defnyddio Data Personol

Rydym yn cadw ac yn defnyddio eich data personol at ddiben:

• cynnal ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain
• rheoli eich cyfrif a'ch tanysgrifiadau personol gyda Chyngor Sir Powys
• personoli eich ymweliadau i'n tudalennau gwe pan fyddwch yn dychwelyd i'r un wefan
• hyrwyddo'r gwasanaethau mae'r Cyngor yn eu darparu (Panel Pobl Powys)

Panel Pobl Powys

Ym mhroffil eich cyfrif, fe sylwch fod adran yn ymwneud â 'Phanel Pobl Powys'. Grŵp sy'n cymryd rhan mewn arolygon a chyfleoedd eraill i bobl fynegi eu barn am wasanaethau'r cyngor a materion eraill sy'n gysylltiedig â byw ym Mhowys yw Panel Pobl Powys.  Er mwyn cael eich cynnwys ar y rhestr bostio ar gyfer cyfathrebiadau o'r fath, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i "optio i mewn" i dderbyn negeseuon e-bost ynglŷn â gweithgareddau ymgysylltu â'r cyngor ar eich cyfrif 'Fy Mhowys'.  Os byddwch yn dewis derbyn cyfathrebiadau o'r fath ar y pryd, ond yn y dyfodol yn teimlo nad ydych yn dymuno i ni gysylltu â chi mwyach, gellir eich tynnu oddi ar y rhestr bostio drwy fewngofnodi i'ch cyfrif, dewis 'My Profile' a dileu'r tic o'r blwch ar gyfer optio i mewn. Ar ôl gwneud hyn, ni ddylech dderbyn unrhyw negeseuon e-bots pellach ynglŷn â gweithgareddau ymgysylltu â'r cyngor. 

Rydym yn rhoi mesurau diogelu ar waith i sicrhau:

• na fyddwn yn casglu rhagor o wybodaeth nag sydd ei hangen arnom, dim mwy na hynny
• bod y wybodaeth yn gywir ac yn gyfoes
• mai dim ond at y diben a fwriedir gan y mae'r wybodaeth yn cael ei defnyddio
• ein bod yn cadw'r wybodaeth dim ond cyhyd ag y bydd angen  
• na fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd partïon at ddibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a allai achosi anfantais ddireswm.

Sail Gyfreithiol

O dan y gyfraith diogelu data, mae gofyn i ni egluro'r seiliau cyfreithiol ar gyfer cadw a defnyddio eich data personol.   Rydym yn seilio ein prosesu ar y sail ein bod wedi derbyn eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth, ar gyfer Fy Nghyfrif.

Pa fath o ddata personol y byddwn ni'n eu casglu?

Er mwyn rheoli eich cyfrif a'ch tanysgrifiadau, darparu gwasanaethau y gofynnwch amdanynt, a (thrwy ddefnyddio cwcis) personoli eich defnydd o'r wefan,  gall Cyngor Sir Powys gael, defnyddio a datgelu data personol, gan gynnwys y canlynol:

• Manylion personol (gan gynnwys pethau fel eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost)
• Trwyddedau neu drwyddedau a gedwir

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth gan gynnwys:

• Cyfeirnodau Treth y Cyngor
• Cyfeirnodau Trethi Busnes
• Rhifau cyfrif ailgylchu masnachol
• Rhifau cyfrif tenantiaeth tai (a dyddiad geni er mwyn adnabod a chysylltu cyfrifon)
• Statws optio i mewn Panel y Bobl yn dewis statws, sydd yn cynnwys dyddiad geni a rhyw

Mae angen yr wybodaeth hon i gysylltu â systemau swyddfa gefn ein gwasanaethau i arddangos eich gwybodaeth yn eich 'Fy Nghyfrif'. Rydych yn gallu darparu neu ddileu'r wybodaeth hon ar unrhyw adeg drwy eich 'Fy Nghyfrif'.

Mae rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio cwcis ar gael ar ein gwefan.

Am ba hyd y bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?

Bydd eich cyfrif yn cael ei gadw cyhyd ag y dymunwch ei ddal - nid yw byth yn cael ei ddileu yn awtomatig.  Sylwch pe byddech yn dewis dileu eich cyfrif, byddai platfform y wefan yn dal i gadw gwybodaeth sy'n ymwneud â phrosesau gwefannau yr ydych wedi cymryd rhan ynddynt o'r blaen (e.e. cais i gael bin newydd).  Mae'r wybodaeth hon yn cael ei chadw am y cyfnod byrraf angenrheidiol (gan gynnwys cyfnod sy'n ymwneud â gofynion adrodd).  Ar ôl y cyfnod hwn, mae gwybodaeth yn cael ei dileu/ei dinistrio yn unol â'r amserlenni cadw y mae'r cyngor yn eu cymeradwyo.  Gweler ein 'amserlen cadw' sy'n esbonio pa mor hir rydym yn cadw gwybodaeth: Cadw a dinistrio cofnodion 

Gyda phwy fydd yr wybodaeth yn cael ei rhannu?

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag asiantaethau eraill (e.e. asiantaethau gorfodi'r gyfraith) lle mae'r gyfraith yn gofyn i ni wneud hynny - gall hyn gynnwys darparu data personol i gefnogi'r broses o ganfod ac atal troseddu, neu i ddiogelu arian cyhoeddus. 

Mae'n bosib y bydd eich data hefyd yn cael eu rhannu gyda'r adrannau perthnasol yn y Cyngor er mwyn i ni gyflawni'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch.  Efallai y bydd rhai gwasanaethau yn gofyn i ni rannu eich data â thrydydd partïon sy'n cael eu contractio gan y Cyngor i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan.  Rhaid i'r gwasanaethau hyn fod â sail gyfreithlon ddilys er mwyn prosesu eich data personol, ac mae manylion ynghylch hyn a'u pwrpas ar gyfer prosesu o'r fath i'w gweld yn eu hysbysiad preifatrwydd hwy.  Gallwch weld rhestr o holl hysbysiadau preifatrwydd y maes gwasanaeth perthnasol trwy ddefnyddio offer chwilio gwefan y Cyngor.

Pan fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda sefydliadau eraill, neu ei phrosesu ar ein rhan, byddwn yn tefnu ei bod yn cael ei gwarchod yn ddigonol drwy sicrhau bod contractau a chytundebau rhannu yn eu lle.  Bydd y rhain yn diffinio'r lleiafswm data i'w rannu, sut mae eich gwybodaeth i'w ddefnyddio, a bydd yn gorfodi rheolaethau diogelwch er mwyn diogelu eich gwybodaeth.

Byddwn yn cyflwyno 'datganiad i gwsmeriaid' i chi cyn pob proses rhyngweithio unigol;  Mae gennym ddwy fersiwn o'r rhain (datganiad safonol a datganiad llawn) a ddefnyddir i gadarnhau eich bod yn deall sut y bydd y data a ddarperir yn eich 'Fy Nghyfrif' yn cael eu prosesu.

Mae'n ofynnol i bob un o swyddogion y cyngor ymgymryd â'r hyfforddiant perthnasol i sicrhau bod data personol yn cael eu prosesu yn unol ag egwyddor deddfwriaeth diogelu data.

I gael rhagor o wybodaeth am brosesu data personol Cyngor Sir Powys a'ch hawliau gwarchod data, ewch i Diogelu Data a Phreifatrwydd