Hysbysiad Preifatrwydd Fy Nghyfrif Powys

Hysbysiad Preifatrwydd Cyngor Sir Powys ar gyfer Fy Nghyfrif

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut mae Cyngor Sir Powys ('ni') yn casglu, defnyddio a rhannu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion defnyddio eich 'Fy Nghyfrif'; pam mae'r wybodaeth hon yn cael ei chasglu a'i chadw, a gyda phwy mae'n cael ei rhannu.

Pwy ydym ni a sut mae cysylltu â ni?

Manylion cyswllt y Cyngor:

Neuadd y Sir

Spa Road East

Llandrindod

Powys

LD1 5LG

Cyfeiriad e-bost: customerservices@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 826000

Swyddog Diogelu Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data y cyngor drwy e-bost: Information.Compliance@powys.gov.uk

Y dibenion yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar eu cyfer:

Rydym yn cadw ac yn defnyddio eich data personol ar gyfer y canlynol:

• cynnal ein cyfrifon a'n cofnodion ein hunain
• rheoli eich cyfrif personol Cyngor Sir Powys a'ch tanysgrifiadau
• personoli eich ailymweliadau â'n tudalennau gwe
• hyrwyddo'r gwasanaethau y mae'r Cyngor yn eu darparu (Panel Pobl Powys)

Panel Pobl Powys

Ym mhroffil eich cyfrif, fe sylwch fod adran yn ymwneud â 'Phanel Pobl Powys'. Mae Panel Pobl Powys yn grŵp sy'n cymryd rhan mewn arolygon a chyfleoedd eraill i fynegi eu barn ar wasanaethau'r cyngor a materion eraill sy'n ymwneud â byw ym Mhowys. Er mwyn cael eich cynnwys ar y rhestr bostio ar gyfer cyfathrebiadau o'r fath, byddwn yn gofyn am eich caniatâd i "optio i mewn" i negeseuon e-bost ynghylch gweithgareddau ymgysylltu'r cyngor ar eich 'Fy Nghyfrif Powys'.  Os byddwch yn dewis optio i mewn i dderbyn cyfathrebu o'r fath, ond yn teimlo yn y dyfodol nad ydych yn dymuno i ni gysylltu â chi mwyach, gallwch gael eich tynnu oddi ar y rhestr bostio trwy fewngofnodi i'ch cyfrif, dewis 'Fy Mhroffil' a dad-dicio'r blwch ar gyfer optio i mewn. Unwaith y bydd hyn wedi'i wneud, ni ddylech dderbyn unrhyw negeseuon e-bost pellach ynghylch gweithgareddau ymgysylltu'r cyngor. 

Rydym yn rhoi mesurau diogelu ar waith i sicrhau'r canlynol:

• ein bod yn casglu cymaint o wybodaeth ag sydd ei angen arnom, a dim mwy
• Mae'r wybodaeth yn gywir ac yn gyfredol
• Defnyddir y wybodaeth at y diben a fwriadwyd yn unig
• Rydym yn cadw'r wybodaeth am gyhyd ag sydd angen
• Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti at ddibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a allai achosi niwed diangen.

Y dibenion yr ydym yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar eu cyfer:

Er mwyn rheoli eich cyfrif a'ch tanysgrifiadau, darparu gwasanaethau y gofynnir amdanynt, a phersonoli eich defnydd o'r wefan (drwy ddefnyddio cwcis), gall Cyngor Sir Powys gael, defnyddio a datgelu data personol gan gynnwys y canlynol:

• Manylion personol (gan gynnwys pethau fel eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost)
• Trwyddedau neu drwyddedau a ddelir

Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth gan gynnwys y canlynol:

• Cyfeirnodau y Dreth Gyngor
• Cyfeirnodau Ardrethi Busnes
• Rhifau cyfrifon ailgylchu masnachol
• Rhifau cyfrifon tenantiaeth tai (a dyddiad geni er mwyn adnabod a chysylltu cyfrifon)
• Statws optio i mewn Panel y Bobl, sydd wedyn yn cynnwys dyddiad geni a rhyw

Mae angen y wybodaeth hon i gysylltu â systemau swyddfa gefn ein gwasanaethau i arddangos eich gwybodaeth yn eich 'Fy Nghyfrif'. Gallwch ddarparu neu ddileu'r wybodaeth hon ar unrhyw adeg trwy'ch 'Fy Nghyfrif'.

Nid yw gwneud penderfyniadau awtomataidd (gan gynnwys proffilio) yn cael ei ddefnyddio.

Mae rhagor o wybodaeth am sut rydym yn defnyddio cwcis ar gael ar ein gwefan yma: Diogelu Data a Phreifatrwydd

Gyda phwy y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol?

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag asiantaethau eraill (ee asiantaethau gorfodi'r gyfraith) lle mae'r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny - gall hyn gynnwys darparu data personol i gefnogi'r gwaith o ganfod ac atal trosedd, neu i ddiogelu arian cyhoeddus.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei rannu gyda'r adrannau perthnasol o fewn y Cyngor er mwyn i ni allu cyflawni'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch. Mae'n bosibl y bydd rhai gwasanaethau yn gofyn i ni rannu eich data gyda thrydydd partïon sydd wedi'u contractio gan y Cyngor i ddarparu gwasanaethau ar ein rhan. Rhaid i'r gwasanaethau hyn fod â sail gyfreithlon ddilys er mwyn prosesu eich data personol, a gellir dod o hyd i fanylion ynglŷn â hyn a'u diben ar gyfer prosesu o'r fath yn eu hysbysiad preifatrwydd eu hunain. Gellir dod o hyd i restr o holl hysbysiadau preifatrwydd y maes gwasanaeth perthnasol trwy ddefnyddio swyddogaeth chwilio gwefan y Cyngor: Chwilio - Cyngor Sir Powys - Hysbysiad Preifatrwydd.

Pan fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu â sefydliadau eraill, neu ei phrosesu ar ein rhan, byddwn yn sicrhau diogelwch digonol trwy sicrhau bod contractau a chytundebau rhannu yn eu lle. Bydd y rhain yn diffinio isafswm y data i'w rannu, sut y defnyddir eich gwybodaeth, a bydd yn gorfodi rheolaethau diogelwch i ddiogelu eich gwybodaeth.

Bydd 'datganiad cwsmer' yn cael ei gyflwyno i chi cyn pob proses ryngweithio unigol; Mae gennym ddwy fersiwn o'r rhain (datganiad safonol a datganiad llawn) a ddefnyddir i gadarnhau eich bod yn deall sut y bydd y data a ddarperir yn eich 'Fy Nghyfrif' yn cael ei brosesu.

Mae'n ofynnol i holl swyddogion y cyngor ddilyn hyfforddiant perthnasol i sicrhau bod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddor deddfwriaeth diogelu data.

Nid yw data personol yn cael ei ddefnyddio y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd.

I gael rhagor o wybodaeth am brosesu data personol Cyngor Sir Powys a'ch hawliau diogelu data, ewch i Diogelu Data a Phreifatrwydd

Ble allwn ni gasglu eich data personol, os na chaiff ei ddarparu gennych chi?

• Adran y Dreth Gyngor am gyfeirnodau
• Adran Ardrethi Busnes ar gyfer cyfeirnodau
• Adran Ailgylchu Masnachol ar gyfer rhifau cyfrifon
• Yr Adran Tai ar gyfer rhifau cyfrifon tenantiaeth

Y Sail Gyfreithiol (Beth sy'n ein galluogi i brosesu eich data personol):

Byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU (GDPR), sy'n ei gwneud yn ofynnol i ni nodi ar ba sail gyfreithiol y mae'n dibynnu er mwyn prosesu eich data personol. Rydym yn seilio ein prosesu ar y sail ein bod wedi cael eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth, ar gyfer Fy Nghyfrif.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

Bydd eich cyfrif yn cael ei gadw cyhyd ag y dymunwch ei gadw - nid yw byth yn cael ei ddileu yn awtomatig. Sylwch, os byddwch yn dewis dileu eich cyfrif, bydd platfform y wefan yn dal i gadw gwybodaeth sy'n ymwneud â phrosesau gwefan yr ydych wedi bod yn rhan ohonynt o'r blaen (ee 'cael bin newydd'). Cedwir y wybodaeth hon am y cyfnod byrraf posibl (gan gynnwys cyfnod yn ymwneud â gofynion adrodd). Ar ôl yr amser hwn, caiff gwybodaeth ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw a gymeradwywyd gan y cyngor. Gweler ein 'amserlen cadw' sy'n esbonio am ba mor hir rydym yn cadw gwybodaeth: Cadw a dinistrio cofnodion

Gwybodaeth bellach:

I gael rhagor o wybodaeth am sut rydym yn prosesu eich data personol, yr hawliau y mae gennych hawl i'w harfer megis yr hawl mynediad, a manylion cyswllt y comisiynydd, ewch i'n hysbysiad preifatrwydd trosfwaol yma: Diogelu Data a Phreifatrwydd