Hysbysiad Preifatrwydd - Gwasanaethau Cofrestru

Mae'r polisi hwn yn esbonio sut mae'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio a'ch hawliau o ran y wybodaeth honno

Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth

Mae'r ddogfen hon yn esbonio sut mae'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio a'ch hawliau o ran y wybodaeth honno. 

Yn ôl y gyfraith, mae'n rhaid i ni gasglu'r wybodaeth bersonol oddi wrthych er mwyn cofrestru digwyddiad.

Dyma'r brif ddeddfwriaeth sy'n rheoli'r broses o gasglu gwybodaeth gofrestru:

• Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953
• Deddf Priodas 1949
• Deddf Partneriaeth Sifil 2004

Efallai y bydd y deddfau hyn, a darnau eraill o ddeddfwriaeth, yn eich gorfodi i ddarparu darnau penodol o wybodaeth.  Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth y mae'n ofynnol i chi ei rhoi i ni, gallech fod yn agored i ddirwy ymhlith pethau eraill neu efallai ni fyddwn yn gallu darparu'r gwasanaeth yr ydych yn gwneud cais amdano, megis priodas neu bartneriaeth sifil.

Efallai y bydd gwybodaeth bersonol hefyd yn cael ei chasglu gennych os byddwch yn gwneud cais i'r swyddfa hon, er enghraifft, cais am dystysgrif neu i gywiro gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn cofnod ar gofrestr.

Bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei chadw a'i phrosesu gan swyddogion cofrestru ar gyfer yr ardal gofrestru hon.

Bydd copi o unrhyw gofnod ar gofrestr a gedwir yn y swyddfa hon ar gael i unrhyw ymgeisydd, yn unol â'r gyfraith, cyn belled â'u bod yn darparu digon o wybodaeth fel y gellir adnabod y cofnod dan sylw ac os telir y ffi briodol.

Bydd y copi'n cael ei roi ar ffurf copi papur wedi'i ardystio ('tystysgrif') yn unig.

Gallwch hefyd wneud cais i'r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol am dystysgrif.

Gall y cyhoedd weld copi o fynegeion digwyddiadau wedi'u cofrestru yn y swyddfa hon i'w gwneud yn haws i aelodau o'r cyhoedd ddod o hyd i'r cofnod cofrestru sydd ei angen ganddynt.

Anfonir copi o'r wybodaeth a gesglir gan swyddog cofrestru at Gofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr fel y gellir cynnal cofnod canolog o'r holl gofrestriadau.

Gellir rhanu'r wybodaeth gofrestru a gedwir yn y swyddfa hon gyda sefydliadau eraill wrth i ni gyflawni ein swyddogaethau, neu er mwyn galluogi eraill i gyflawni eu rhai hwy.

Byddwn yn rhannu gwybodaeth os oes sail gyfreithlon i wneud hynny am y rhesymau a ganlyn yn unig:

1. Dibenion ystadegol neu ymchwil
2. Dibenion gweinyddol gan gyrff swyddogol e.e. sicrhau bod eu cofnodion yn gyfredol er mwyn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd
3. Dibenion mewnfudo a phasbort er mwyn atal neu ganfod twyll

Ceir rhagor o wybodaeth am ddata a gedwir gan y gwasanaeth cofrestru a rhestr lawn o'r sefydliadau y rhennir data cofrestru â hwy, sef y diben a'r sail gyfreithlon dros rannu'r data yn Atodiad A isod.

Gwasanaethau eraill

Rydym hefyd yn cynnig gwasanaethau anstatudol fel a ganlyn:

• Seremonïau enwi
• Seremonïau Ail-gadarnhau Addunedau

Rydym yn defnyddio enwau a manylion cyswllt i wneud apwyntiadau ar gyfer y gwasanaethau hyn.  Ar gyfer seremonïau Enwi ac Ail-gadarnhau rydym yn cadw cofnod neu'r achlysur sy'n cynnwys enwau, dyddiad a lleoliad y digwyddiad.  Dim ond at ddibenion archwilio a data y cedwir y wybodaeth hon, neu ni rennir y wybodaeth.

System trefnu apwyntiadau electronig a system trefnu seremonïau

Rydym yn defnyddio system archebu ar-lein ar gyfer cofnodi apwyntiadau Genedigaethau, Marwolaethau, Priodasau a Dinasyddiaeth ac ar gyfer seremonïau priodi, partneriaeth sifil, enwi ac ail-gadarnhau.

Cedwir data er mwyn cyflawni'r apwyntiad.  Gwneir archebion apwyntiadau a seremoniau ymlaen llaw a bydd y rhain yn dod i ben ar ôl i'r archeb gael ei chyflawni.  Ar ôl hynny, dim ond at ddibenion ystadegol y defnyddir data ac i gyfeirio ato os oes angen.

Natur y prosesu yw casglu'r data trwy ffurflenni ar-lein a lenwir gan gwsmeriaid (aelodau o'r cyhoedd) neu gan aelod o staff y gwasanaeth cofrestru o dan gyfarwyddyd y cwsmer.

Pwrpas y prosesu yw galluogi'r gwasanaeth i drefnu'r apwyntiad neu'r seremoni briodol.

Dyma'r math o ddata y gallwn ei brosesu yn y system:

• Enwau
• Dyddiadau geni
• Dyddiadau marwolaeth
• Dyddiadau'r seremonïau
• Cyfeiriadau, cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn
• Statws priodasol
• Anableddau
• Cenedligrwydd
• Enwau'r rhai sy'n rhoi'r wybodaeth

Aelodau o'r cyhoedd yw testun y data.

Mae data yn cael ei archifo a'i ddileu yn ôl Polisi Cadw'r Gwasanaeth Cofrestru.

Arddangos Hysbysiadau Priodas a Phartneriaeth Sifil mewn ffurf Electronig

Rydym yn arddangos ein hysbysiadau priodas a phartneriaethau sifil mewn ffurf electronig.  Cedwir y data drwy gydol cyfnod yr hysbysiad.  Ar hyn o bryd, mae hynny'n 28 diwrnod ar gyfer priodas neu bartneriaeth sifil.

Natur y prosesu yw casglu'r data trwy hysbysiad o briodas ac apwyntiadau partneriaeth sifil.  Pwrpas y prosesu yw galluogi'r gwasanaeth i arddangos yr hysbysiadau fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith.

Y math o ddata y gallwn ei brosesu yn y system yw:

• Enwau
• Dyddiad geni
• Dyddiad y seremoni (nid yw'n cael ei arddangos yn gyhoeddus)
• Rhyw
• Statws priodasol
• Galwedigaeth
• Man preswyl (nid yw'n cael ei arddangos yn gyhoeddus mewn hysbysiad partneriaeth sifil)
• Cyfnod preswylio o fewn yr ardal
• Lleoliad y seremoni
• Cenedligrwydd

Y partion sydd yn priodi neu'n ffurfio partneriaeth sifil yw testun y data.

Mae'r data yn cael ei archifo a'i ddileu yn ôl Polisi Cadw'r Gwasanaeth Cofrestru.

Eich Hawliau (gan gynnwys Gweithdrefn Gwynion)

Mae gennych yr hawl i ofyn am fynediad at y wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw gennym amdanoch, i gael eich hysbysu am unrhyw wybodaeth bersonol sy'n cael ei chasglu a'i defnyddio, i gywiro unrhyw wybodaeth anghywir (os yw'r gyfraith yn caniatáu) ac i ofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol.  Mewn rhai amgylchiadau penodol gallwch wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol.  Ni fydd eich gwybodaeth yn destun penderfyniadau awtomataidd.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon ynglŷn â chasglu, defnyddio neu ddatgelu eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â'r Cofrestrydd Arolygol.

Os ydych yn anfodlon â'r ffordd y mae Gwasanaeth Cofrestru Powys wedi ymdrin â'ch cais neu wybodaeth, mae gennych hawl i gwyno.  Mae croeso i chi gysylltu â'r maes gwasanaeth gan roi manylion eich cwyn.  Mae'r manylion cyswllt ar frig y ddogfen hon.

Dilynwch y ddolen hon am fwy o wybodaeth am y broses gwynion.

Polisi Cwynion

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gallwch hefyd anfon cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.  Mae manylion am sut i wneud hyn yma:

https://ico.org.uk/

Am ba hyd y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Manylion cyfnodau cadw

Ni fyddwn yn cadw'ch gwybodaeth yn hirach nag y mae ei angen na lle mae'r gyfraith yn nodi pa mor hir y dylid ei chadw.  Byddwn yn cael gwared ar gofnodion papur neu'n dileu unrhyw wybodaeth bersonol electronig mewn ffordd ddiogel yn ôl Polisi Cadw penodol.  Bydd Gwasanaeth Cofrestru Powys yn cadw gwybodaeth yn unol â gofynion statudol neu arfer gorau.

• Cedwir gwybodaeth gofrestru am gyfnod amhenodol fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith
• Cedwir gwybodaeth o fewn ceisiadau tystysgrif am 2 flynedd
• Cedwir gwybodaeth o fewn hysbysiadau priodas neu bartneriaeth sifil am 5 mlynedd
• Caiff manylion personol a gofnodir mewn amserlenni apwyntiadau cyffredinol eu gwneud yn ddi-enw 2 flynedd ar ôl yr apwyntiad
• Caiff manylion personol a gofnodir at ddibenion archebu seremoni eu gwneud yn ddi-enw 2 flynedd ar ôl i'r seremoni ddigwydd neu pan yr oedd i fod i gael ei chynnal

Rheolwr Data a Swyddog Diogelu Data

Y Cofrestrydd Arolygol yw'r rheolydd data ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau a marwolaethau a'r awdurdod lleol yw'r rheolwr data ar gyfer cofrestriadau partneriaeth sifil.

Cysylltwch â'r: Cofrestrydd Arolygol, Y Gwalia, Ffordd Ithon, Llandrindod, Powys LD1 6AA

Rhif ffôn: 01597 827468

E-bost:  registrars@powys.gov.uk

Mae Cofrestrydd Cyffredinol Cymru a Lloegr yn rheolydd data ar y cyd ar gyfer cofrestriadau genedigaethau, priodasau, marwolaethau a phartneriaethau sifil a dyma'r manylion cysylltu:

Y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol, Trafalgar Road, Southport PR2 2HH