Gwasanaethau Plant: Hysbysiad Preifatrwydd

Bydd cofnod yn cael ei gadw am unrhyw un sy'n derbyn gwybodaeth, cyngor neu gymorth gan Wasanaethau Plant Cyngor Sir Powys. Mae Gwasanaethau Plant yn casglu gwybodaeth bersonol i'n galluogi i ddarparu gwasanaethau cymorth cynnar, ataliaeth a gofal cymdeithasol i blant, pobl ifanc a theuluoedd.

Mae'r ddogfen hon yn egluro pam fod y wybodaeth hon yn cael ei chadw a gyda phwy y mae'n cael ei rhannu.

Y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yw'r fframwaith cyfreithiol yn yr UE a ddaeth i rym o 25 Mai 2018 ac mae'n rhoi hawliau i unigolion ynghylch eu data personol.

Roedd yr holl ddata'n cael ei brosesu'n flaenorol yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 ac roedd gan bob unigolyn yr hawl i weld y data a gedwid amdanynt. Os dymunwch gael mynediad at eich data, neu, fel rhiant, ddata eich plentyn, cysylltwch â'r Tîm Cydymffurfiaeth Gwybodaeth

Beth mae'r gyfraith yn ei olygu i chi? 

Mae hawliau sydd gan unigolion ynglŷn â sut y mae eu data personol yn cael ei drin a'i storio yn cael eu newid a'u gwella. Mae gennych yr hawl i wybod sut y mae'r data wedi ei brosesu ac i wneud ceisiadau amdano, mewn amgylchiadau penodol.  

Mae'r hawliau sydd gan unigolion ynghylch sut mae eu data personol yn cael eu trin a'u storio wedi'u newid a'u gwella. Mae gennych chi hawl i wybod sut mae'r data wedi'i brosesu a gwneud ceisiadau, o dan rai amgylchiadau.

Beth rydym yn ei olygu wrth wybodaeth bersonol?

Mae gwybodaeth bersonol yn cynnwys manylion sylfaenol amdanoch chi, fel eich enw, dyddiad geni a chyfeiriad. Mae rhai mathau o wybodaeth bersonol yn sensitif megis materion iechyd, anableddau a chefndir ethnig. Efallai y bydd angen i ni hefyd gasglu gwybodaeth am aelodau'r teulu a phobl bwysig eraill.

Ar gyfer beth mae'r wybodaeth yn cael ei defnyddio?

Y prif resymau dros gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yw:

• I'n helpu i sicrhau ein bod yn darparu'r cymorth mwyaf priodol i chi;
• I'n helpu yn ein gwaith i ganfod ac atal cam-drin plant a phobl ifanc;
• I wneud ceisiadau am wasanaethau, cymorth neu fudd-daliadau ar eich rhan; ac
• I'n helpu i gynllunio, trefnu a gwella'r gwasanaethau hynny, adrodd am y gwaith rydym wedi'i wneud a dangos ein bod wedi defnyddio arian cyhoeddus yn briodol.
• I ddarparu cymorth cywir ac effeithlon i blant, pobl ifanc a'u teuluoedd a all gynnwys cyfeirio at wasanaethau ychwanegol ee Partneriaethau Iechyd, Plant a Phobl Ifanc a Phartneriaid eraill yn y Trydydd Sector.

Gofalu am eich gwybodaeth

Rydym yn cadw'ch gwybodaeth yn ddiogel a dim ond staff sydd ei hangen i wneud eu swyddi sy'n ei gweld. Mae gwybodaeth bersonol a gedwir ar bapur yn cael ei storio mewn mannau nad ydynt yn hygyrch i'r cyhoedd. Dim ond staff awdurdodedig sy'n gallu defnyddio ein systemau gwybodaeth cyfrifiadurol a rhaid iddynt ddilyn gweithdrefnau diogelwch.

Rhannu eich gwybodaeth

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu yn unol â'n tasgau ac yn unol â deddfwriaeth.

Dim ond os bydd ei hangen arnynt i wneud eu gwaith y byddwn yn rhannu gwybodaeth â sefydliad, neu lle mae'r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny, er enghraifft:

• Y rhai sy'n darparu gwasanaethau cymorth a gofal;
• Os byddwn yn mynd â phlentyn i ofal;
• Os bydd y llys yn gorchymyn ein bod yn darparu'r wybodaeth;
• Cyrff rheoleiddio sy'n arolygu neu'n monitro ein gwaith;
• Sefydliadau fel yr Heddlu, gwasanaethau iechyd ac addysg a phartneriaid yn y Trydydd Sector sy'n gweithio ar y cyd â ni i ddarparu gwasanaethau ac amddiffyn unigolion

Gwybodaeth arall

O dan Adran 83 o Ddeddf Plant 1989, mae'n ofynnol i ni ddarparu is-set o'r wybodaeth sydd gennym am blant sydd angen gwasanaethau gofal a chymorth, gan gynnwys y rhai sy'n derbyn gofal, i gasgliad data Llywodraeth Cymru (LlC), Teuluoedd yn Gyntaf a Dechrau'n Deg.

Bydd y data y mae'n rhaid i ni ei anfon yn amrywio bob blwyddyn ond bydd yn cynnwys gwybodaeth bersonol (gydag enwau wedi'u dileu) a manylion y gwasanaethau a ddarparwyd. Bydd LlC yn defnyddio'r wybodaeth hon i helpu i gynllunio gwasanaethau i bobl yng Nghymru, i fesur pa mor dda y mae gwasanaethau'n cael eu darparu fel y gellir eu gwella ac i helpu i gynnal ymchwil i lesiant pobl a gallai hyn olygu ei chyfuno â gwybodaeth arall e.e. data iechyd neu addysg. 

Sail Gyfreithiol: ar gyfer prosesu data personol

Byddwn wedi ystyried seiliau cyfreithlon priodol dros brosesu eich data. Mae angen eich gwybodaeth bersonol er mwyn i ni gyflawni'r tasgau hynny fel y bo'n briodol o dan y ddeddfwriaeth y mae'n ofynnol i'r Gwasanaethau Plant weithio oddi tani. Mewn rhai achosion gallai hyn arwain at rwymedigaeth statudol i ddarparu a chasglu gwybodaeth. Os byddwch yn gwrthod darparu'r data sydd ei angen arnom gallai hyn olygu na fyddwn mewn sefyllfa i ddarparu gwasanaethau i chi.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth?

Mae Gwasanaethau Plant Cyngor Sir Powys yn cadw'ch gwybodaeth am beth amser ar ôl i ni roi'r gorau i ddarparu gwasanaethau i chi. Mae'r Cyfnodau Cadw wedi'u nodi yn ei Amserlen Cadw Gorfforaethol.  Ar ôl yr amser hwn caiff cofnodion eu dinistrio'n ddiogel.

Atebolrwydd

Byddwn yn sicrhau ein bod yn dangos sut rydym yn cydymffurfio â deddfwriaeth wrth gasglu a phrosesu eich data personol.

Ymrwymiadau Gwasanaethau Plant o dan GDPR

Ymrwymiad Gwasanaethau Plant Cyngor Powys fydd sicrhau bod y data:

• Wedi'i brosesu'n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw
• Wedi'i gasglu at ddiben penodol a chyfreithlon. Ni chaiff ei ddefnyddio at unrhyw beth heblaw'r diben datganedig hwn
• Yn berthnasol ac yn gyfyngedig i beth bynnag yw'r gofynion y cânt eu prosesu ar eu cyfer
• Yn gywir, a lle bo angen, yn cael ei gadw'n gyfredol. Caiff unrhyw wallau eu diwygio neu eu dileu heb oedi gormodol.
• Wedi'i storio cyhyd ag y bo angen, fel y nodir yn ein polisi cadw cofnodion
• Wedi'i sicrhau gydag atebion priodol, sy'n diogelu'r data rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon ac yn erbyn colled, dinistr neu ddifrod damweiniol

Swyddog Diogelu Data  

O dan y gyfraith newydd, mae'n rhaid i'r Cyngor gael Swyddog Diogelu Data penodedig sy'n gyfrifol am faterion diogelu data ac sydd ar gael i aelodau'r cyhoedd gysylltu ag ef yn hawdd. Os ydych yn dymuno cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data, anfonwch e-bost information.compliance@powys.gov.uk

Os ydych am wybod mwy am sut mae Cyngor Sir Powys yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, ewch i . Os nad oes gennych fynediad i gyfrifiadur, gofynnwch i aelod o staff ei argraffu ichi. 
 
I gael cyngor annibynnol ar ddiogelu a phreifatrwydd data, a materion yn  ymwneud â rhannu data, mae croeso ichi gysylltu â: 
 
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - Cymru 
Yr Ail lawr,
Tŷ Churchill 
Churchill Way, 
Caerdydd, 
CF10 2HH 
Ffôn: 02920 678400
E-bost: wales@ico.org.uk