Hysbysrwydd Preifatrwydd Bathodynnau Parcio i Bobl Anabl

Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer Prosesu Bathodynnau Glas Canolfan Gyswllt y Gwasanaethau Cwsmer

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddynt.  Mae gwneud y gwaith hwn yn golygu bod yn rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydym yn darparu gwasanaethau iddynt a chadw cofnod o'r gwasanaethau hynny. Oherwydd ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni wneud yn siŵr eu bod yn gwybod beth rydym yn bwriadu ei wneud â'u gwybodaeth a gyda phwy y gellir ei rhannu. 

Rydym wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn rai o'r ffyrdd allweddol rydym yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion prosesu Bathodyn i'r Anabl. Dylid darllen y wybodaeth hon ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor a gyhoeddir ar ein prif wefan.

https://cy.powys.gov.uk/preifatrwydd

1.   Pwy ydym ni a beth rydym yn ei wneud

Y Ganolfan Gyswllt yw prif wasanaeth ymateb i'r Cwsmeriaid y Cyngor. Mae'n cynnwys llawer o alwadau ffôn sy'n dod i mewn gan gynnwys rhai am Fathodynnau i'r Anabl, ac rydym yn sicrhau ein bod yn cymryd yr holl wybodaeth berthnasol i ddelio â phrosesu eich cais. Ynghyd â hyn gallai ein gwasanaeth Llyfrgell hefyd helpu i gasglu'r manylion a chynorthwyo i gasglu gwybodaeth/dogfennaeth a gaiff ei throsglwyddo wedyn i'n hadran i ddechrau'r broses.

2.   Pa wybodaeth bersonol, a gwybodaeth bersonol am bwy, sydd gennym?

Pan fydd cwsmeriaid yn dewis rhyngweithio â'r ganolfan gyswllt, gellir rhannu eu data personol â'r maes gwasanaeth perthnasol/a sefydliadau ehangach, os oes angen, er mwyn iddynt brosesu cais y cwsmer.

Bydd y math o wybodaeth sy'n cael ei chasglu a'i chofnodi yn amrywio yn ôl anghenion yr ymgeisydd ond yn nodweddiadol mae'n cynnwys:

• Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, eiddo, a chyfeiriadau e-bost.
• Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol.
• Gwybodaeth ariannol, gan gynnwys Budd-daliadau a dderbynnir,
• Gwybodaeth deuluol gan gynnwys oedrannau, dibynyddion, statws priodasol.
• Gwybodaeth am iechyd a manylion meddygol y gwrthrych dan sylw.

3.   Ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth i?

Gallai ffynhonnell(au) gwybodaeth bersonol a ddarperir i/gan y Ganolfan Gyswllt gynnwys:

• Gwybodaeth a ddarperir yn uniongyrchol gan y gwrthrych dan sylw.
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan aelod o'r teulu neu aelod arall o'r cyhoedd (e.e. ymholiadau/pryder)
• Gwybodaeth a ddarperir gan Gynghorydd etholedig ar ran ei etholwr.
• Gwybodaeth a ddarperir gan swyddogion/gwasanaethau eraill y Cyngor sy'n cysylltu â'r Ganolfan Gyswllt er budd ei gwsmeriaid, neu'r Cyngor ei hun e.e. Gorfodaeth, Gofal Cymdeithasol, Twyll, Incwm a Dyfarniadau

Gwybodaeth a ddarperir gan sefydliadau eraill (ee, Gwasanaethau Brys, y Bwrdd Iechyd, cynghorau eraill, DWP (gwasanaeth Searchlight) am unigolyn.

4.   Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Gellir defnyddio gwybodaeth a gedwir am Fathodyn i'r Anabl yn y ffyrdd canlynol:

• Gellir derbyn ffurflen gais neu ymholiadau i'r adran trwy amrywiol ddulliau.  Gallai hyn fod dros y ffôn, lle mae'r cynghorydd yn cynorthwyo'r galwr i fynd trwy'r ffurflen ac yna'n ei hargraffu a'r cwsmer yn ei harwyddo a'i hanfon yn ôl gyda'r dystiolaeth. Gallai'r Cwsmer wneud cais ar-lein trwy ein gwefan a llenwi'r ffurflen yn rhannol ac yna ei hargraffu a'i dychwelyd gyda thystiolaeth.  Gallai'r galwr fynd i'r llyfrgell a chasglu copi caled o'r ffurflen, ei llenwi a'i hanfon yn ôl gyda thystiolaeth, a gallai'r llyfrgell wirio'r dogfennau hyn i gyd. Gellir llenwi ffurflen gais yn uniongyrchol o www.gov.uk/apply-blue-badge a bydd wedyn yn cael ei throsglwyddo i'n hadran i gael sylw pellach.

• Unwaith y bydd y wybodaeth wedi'i derbyn gallai ddod o dan wahanol gategorïau e.e.: Cymhwyswr Awtomatig, (ee, DLA - Cyfradd uwch) neu ei gwirio yn erbyn ein cofnodion gofal cymdeithasol am dystiolaeth gan weithiwr proffesiynol neu ei hatgyfeirio at y gwasanaeth Meddyg Teulu.
• Unwaith y bydd y cais wedi'i wirio a'i gymeradwyo caiff ei fewnbynnu'n electronig i gefn system Gov.uk a'i brosesu trwy ein cwmni systemau wedi eu lletya, Valtec ltd.
• Yna caiff ei anfon at ein cyflenwr allanol APS er mwyn i'r bathodyn gael ei argraffu.

5.   Beth yw'r sail gyfreithiol dros ddefnyddio'r wybodaeth hon?

Tasgau Cyhoeddus - i arfer 'awdurdod swyddogol' a phwerau a nodir yn y gyfraith; neu i gyflawni tasg benodol er budd y cyhoedd a nodir yn y gyfraith.(Deddf Cleifion Cronig a Phersonau Anabl 1970 (DCCCC 1970). Mae'n ofynnol yn ôl y gyfraith i Gyngor Sir Powys ddiogelu'r arian cyhoeddus y mae'n ei weinyddu ac mae'n gallu rhannu gwybodaeth a ddarperir iddo gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus i atal a chanfod twyll.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er y gallai gwybodaeth a gesglir yn ystod galwad/prosesu gael ei rhannu â gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau allanol i helpu i ddatrys ymholiad gwrthrych y pwnc, bydd yn parhau'n gyfrinachol ac yn cael ei rhannu gyda'r canlynol yn unig, lle mae rhesymau dros rannu yn briodol neu lle mae'r gyfraith yn mynnu ein bod yn gwneud hynny:

• Gwasanaethau eraill y Cyngor sy'n gweithio gyda'r Ganolfan Gyswllt, gyda'r bwriad o gynorthwyo i ddatrys anghydfod neu gwyn. ee, Gofal Cymdeithasol, gorfodi,
• Yr Heddlu, i gynorthwyo i ddatrys mater troseddol.
• Sefydliadau eraill sy'n ymwneud â gofalu am wrthrych y pwnc (hy, gweithwyr proffesiynol Gwasanaethau Cymdeithasol/Gofal Iechyd, Meddygon Teulu ac ati) 
• Cynghorau eraill i wirio cofnodion.
• Menter Twyll Genedlaethol yn unol â Gwasanaethau Archwilio Mewnol SWAP Cyngor Sir Powys a'n gwasanaeth Incwm a Dyfarniadau.

7. Am ba mor hir y bydd fy ngwybodaeth yn cael ei chadw?

Mae Ffurflenni Cais Copi Caled yn cael eu mewnbynnu ac yna'n cael eu dinistrio ar ôl 3 mis o'r dyddiad derbyn. Y cyfnodau cadw yw 4 blynedd ar gyfer yr holl Wybodaeth a gedwir yn electronig. Unwaith y bydd y cyfnod cadw hwn wedi dod i ben, bydd cofnodion yn cael eu dileu ac ni fydd modd eu hadalw ar ôl hynny.

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i bobl, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad at y wybodaeth bersonol sydd gan y gwasanaethau amdanoch chi. Cysylltwch â ni os oes angen rhagor o fanylion arnoch.

9. Cysylltwch â Ni

Os oes gennych unrhyw bryderon neu os hoffech wybod mwy am sut mae'r ganolfan gyswllt yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni mewn un o'r ffyrdd canlynol:

Drwy e-bost: customerservices@powys.gov.uk

Yn ysgrifenedig: Uwch Reolwr Gwasanaethau Cwsmer a Llywodraethu Gwybodaeth.

Adolygwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ym mis Hydref 2023