Hysbysiadau Preifatrwydd i Lywodraethwyr Ysgol

O dan y gyfraith diogelu data, mae gan unigolion yr hawl i gael eu hysbysu ynghylch sut y mae Cyngor Sir Powys yn defnyddio unrhyw ddata personol sydd gennym amdanynt. Rydym yn cydymffurfio â'r hawl yma trwy ddarparu 'hysbysiadau preifatrwydd' i unigolion os ydym yn prosesu eu data personol.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n esbonio sut rydym yn casglu, yn storio ac yn defnyddio data personol am lywodraethwyr.

Cyngor Sir Powys yw'r 'rheolydd data' at ddibenion y gyfraith diogelu data.

Gallwch gysylltu â swyddog diogelu data'r Cyngor i gael rhagor o wybodaeth

Y data personol rydym yn eu cadw

Mae'r data personol rydym yn eu casglu, eu defnyddio, eu storio a'u rhannu (pan fo'n briodol) am lywodraethwyr yn cynnwys y canlynol, ond nid yw'n gyfyngedig i'r eitemau ar y rhestr isod:

• Manylion cysylltu cyfredol a blaenorol - teitl, enw(au), cyfeiriad(au), cyfeiriad e-bost, manylion cysylltu dros y ffôn
• Swyddi cyfredol fel llywodraethwr (math o lywodraethwr, unrhyw swyddi ar y corff llywodraethu a tymor gwasanaeth)
• Swyddi blaenorol fel llywodraethwr (math o lywodraethwr, unrhyw swyddi ar y corff llywodraethu a tymor gwasanaeth a rhesymau dros ymddiswyddo/gwahardd)
• Cofnodion hyfforddi (mynychu achlysuron hyfforddi wedi'u trefnu/comisiynu gan yr ALl)
• Ffurflenni Datgan Cymhwyster wedi'u Llofnodi
• Gwybodaeth wedi'i darparu gan unigolion fel rhan o ffurflen gais i hwyluso'r gweithdrefnau penodi llywodraethwr yn cynrychioli'r Awdurdod

Pam ein bod ni'n defnyddio'r data yma

Rydym yn defnyddio'r data yma i:

• Cydymffurfio â'r gyfraith mewn perthynas ag Adran 72 Deddf Addysg ac Arolygiadau 2006
• Cydymffurfio â Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005
• Darparu cyngor statudol priodol a chanllawiau
• Cyflenwi cyngor, canllawiau, gwybodaeth a hyfforddiant i lywodraethwyr

Ein sail gyfreithiol dros ddefnyddio data yma

Ni fyddwn yn casglu ac yn defnyddio data personol llywodraethwyr oni bai fod y gyfraith yn caniatáu i ni wneud hyn. Fel arfer, byddwn yn ei brosesu:

• Os oes angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol (gweler uchod)
• Os ydym yn darparu cyngor, canllawiau, gwybodaeth a hyfforddiant i lywodraethwy

Casglu'r wybodaeth hon

Mae'r wybodaeth a gasglwn am lywodraethwyr yn cael ei darparu naill ai gan yr ysgol dan sylw, clerc y llywodraethwyr neu lywodraethwyr/darpar lywodraethwyr unigol.

Sut rydym yn storio'r data

Cedwir gwybodaeth bersonol am lywodraethwyr yn ddiogel yn electronaidd ac ar fformat llaw.  Bydd y wybodaeth yn cael ei chadw am 5 mlynedd wedi i'r rôl ddod i ben, yn unol â Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Gofynion Hyfforddi ar gyfer Llywodraethwyr) (Cymru) 2013.

Rhannu data

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth am lywodraethwyr gydag unrhyw drydydd parti heb ganiatâd oni bai fod gofyn i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith ac unrhyw rwymedigaethau dilys eraill.

Lle bo gofyn neu angen yn ôl y gyfraith (a hynny'n cydymffurfio â chyfraith diogelu data) gallwn rannu gwybodaeth bersonol am lywodraethwyr gyda'r canlynol:

• Ysgolion Cyngor Sir Powys lle mae'r unigolyn yn llywodraethwr neu wedi bod yn llywodraethwr
• Adrannau/gwasanaethau eraill yr ALl lle bo hynny'n briodol
• Rheoleiddwyr priodol - Estyn, ERW - Consortiwm Rhanbarthol
• Llywodraeth ganolog a lleo

Hawliau eraill

O dan y gyfraith diogelu data, mae gan unigolion hawliau penodol ynghylch sut y bydd eu data personol yn cael eu defnyddio a'u cadw'n ddiogel, gan gynnwys:

• Yr Hawl i Fynediad
• Yr Hawl i Gywiriad
• Yr Hawl i Ddilead
• Yr Hawl i Gyfyngiad
• Yr Hawl i Symudedd Data
• Yr Hawl i Wrthodiad
• Yr Hawl i Gwyn

Rhaid i bob cais a geir fod yn ysgrifenedig, a rhaid i'r Cyngor ymateb iddo o fewn un mis. Nid oes ffi am ymarfer yr hawliau hyn yn y rhan fwyaf o achosion. Fodd bynnag, dylech sylweddoli nad yw'n bosibl i ni gyfyngu ein prosesu bob tro, yn enwedig lle mae ein buddiannau cyfreithiol yn cael eu hystyried yn bwysicach na buddiannau'r unigolyn. Os ydych wedi nodi data anghywir, yna mae gennym yr hawl i wneud cais i'r camgymeriad gael ei ddilysu a gofyn am brawf o'r camgymeriad.

Er mwyn ymarfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â'n swyddog diogelu data trwy'r e-bost: information.compliance@powys.gov.uk

Os credwch fod ein penderfyniad i gasglu neu ddefnyddi'r wybodaeth bersonol yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol, neu os oes gennych unrhyw bryderon eraill am ein dulliau prosesu data, dywedwch wrthym am hyn yn y lle cyntaf.

I gael rhagor o wybodaeth am sut mae Cyngor Sir Powys yn defnyddio data personol, ewch i'n tudalen Diogelu Data a Phreifatrwydd.

Cwynion

Rydym yn ystyried unrhyw gwynion am y modd rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol o ddifri. Os oes gennych unrhyw bryderon neu os hoffech gael rhagor o wybodaeth am unrhyw beth y sonnir amdano yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, cysylltwch â'n swyddog diogelu data:

E-bost: information.compliance@powys.gov.uk

Os ydych yn dal yn anfodlon wedi i chi wneud hyn, gallwch wneud apêl i'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y rheoleiddiwr statudol. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: