Proses Arolwg Cyflwr Stoc

Fel landlord cymdeithasol, mae gennym ddyletswydd gyfreithiol a rheoleiddiol i asesu cyflwr ac effeithlonrwydd ynni ein holl gartrefi. Er mwyn cyflawni'r rhwymedigaethau hyn, rhaid i ni gynnal Arolwg Cyflwr Stoc.

Bydd Arolygon Cyflwr Stoc yn ein helpu i gyflawni SATC 2023 drwy ail-werthuso'r prif elfennau yn ein cartrefi a chanolbwyntio ar ddatgarboneiddio cartrefi cymdeithasol ledled Cymru. Mae'r fenter hon wedi'i chynllunio i gyfrannu at uchelgais Llywodraeth Cymru i'r sector cyhoeddus ddod yn garbon niwtral.

Beth yw Arolwg?

Bydd Syrfëwr Tai Cyngor Sir Powys ymroddedig yn ymweld â chi. Bydd angen i'r Syrfëwr weld pob ardal fewnol ac allanol yn eich cartref, gan gynnwys unrhyw ofod yn y llofft (byddant yn dod â'u hysgolion eu hunain ac yn gwisgo gorchuddion esgidiau ar gais).

Dylai'r Arolwg gymryd 90 munud ar gyfartaledd i'w gwblhau ond mae hyn yn dibynnu ar faint eich eiddo. Gallai byngalo un ystafell wely gymryd llai o amser o'i gymharu â chartref pedair ystafell wely a allai gymryd mwy o amser.

Mae'r syrfëwr yn casglu gwybodaeth am gyflwr eich cartref cyfan:

• Cyflwr y stoc - Ffabrigau a gorffeniadau'r adeilad, pob man awyr agored, pob gwasanaeth ac offer a ddarperir gan y landlord ac oedran a chyflwr pob elfen bwysig yn eich cartref fel y gegin, yr ystafell ymolchi, ffenestri a drysau, to, ailweirio a system wresogi.
• Arolwg ynni - casglu gwybodaeth am nodweddion sy'n ein galluogi i gyfrifo pa mor effeithlon o ran ynni yw eich cartref.

Nid yw'r arolwg hwn yn casglu gwybodaeth am unrhyw atgyweiriadau sydd heb eu gwneud i'ch cartref, mae angen adrodd am y rhain yn y ffordd arferol.

Bydd ein syrfewyr medrus iawn yn tynnu lluniau at ddibenion cofnodi. Defnyddir y lluniau hyn at ddibenion dogfennu ac adrodd mewnol yn unig a chânt eu cadw cyhyd ag y bo angen. Bydd unrhyw wybodaeth sensitif bosibl, fel lluniau personol, yn cael ei golygu. Bydd y lluniau'n parhau'n gyfrinachol ac yn hygyrch i bersonél awdurdodedig yn unig ac ni fyddant yn cael eu rhannu'n gyhoeddus na'u defnyddio at ddibenion eraill.

Sut y cysylltir â mi?

Bydd pob tenant yn derbyn hysbysiad ymlaen llaw o'r prosiect drwy ddau lythyr. Bydd y llythyr cyntaf yn darparu gwybodaeth gyffredinol am y prosiect, tra bydd yr ail - a ddanfonir â llaw - yn cadarnhau'r dyddiad arfaethedig ar gyfer arolwg eich cartrefi.

Yna bydd y sawl sy'n trefnu'r amserlen yn cysylltu â thenantiaid 1-2 wythnos cyn yr apwyntiad dros y ffôn i gadarnhau dyddiad ac amser yr apwyntiad a mynd trwy rywfaint o wybodaeth sy'n berthnasol i'r arolwg. Gwnewch yn siŵr bod gan Gyngor Sir Powys y manylion cyswllt cywir ar ffeil.

Yna bydd y syrfëwr medrus iawn yn cysylltu â thenantiaid y diwrnod cyn yr apwyntiad arolwg y cytunwyd arno. Mae hyn i gyflwyno eu hunain ac i gadarnhau'r trefniadau a wnaed.

Sut i baratoi ar gyfer yr Arolwg?

Er mwyn helpu ein syrfewyr i gwblhau'r Arolwg Cyflwr Stoc mor effeithlon a chywir â phosibl, cymerwch y camau canlynol cyn yr ymweliad:

• Cadwch lygad am lythyrau a chyfathrebiadau sydd ar ddod ynghylch yr arolwg. Bydd ein llythyrau yn cynnwys manylion pwysig, gan gynnwys dyddiad eich arolwg wedi'i drefnu. Bydd amserlen hefyd mewn cysylltiad i gadarnhau'r trefniadau'n uniongyrchol gyda chi.
• Am ddiweddariadau a gwybodaeth bellach, rydym yn eich annog i wirio ein cylchlythyr "Newyddion Tenantiaid" yn rheolaidd, ewch i'n tudalen Facebook Gwasanaeth Tai a chadwch mewn cysylltiad â'ch cynrychiolwyr tenantiaid. Os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon, mae croeso i chi gysylltu â ni - y cynharaf y byddwch yn cysylltu, y cyflymaf y bydd hi i fynd i'r afael ag unrhyw faterion, neu wneud unrhyw drefniadau angenrheidiol.
• Sicrhewch yn siŵr bod oedolyn cyfrifol - dros 18 oed - ar gael yn yr eiddo i ddarparu mynediad a hwyluso'r arolwg. Os na all deiliad y contract fynychu, gallwch enwebu rhywun arall i fod yn bresennol ar eich rhan. Pan fyddwn yn cysylltu â chi i gadarnhau eich apwyntiad, byddwn yn gofyn am enw llawn a manylion cyswllt y person a enwebwyd. Ar yr adeg honno, rhowch wybod i ni hefyd am unrhyw anghenion cymorth neu drefniadau arbennig a allai fod yn ofynnol i hwyluso mynediad neu gyfranogiad.
• Gofynnwn yn garedig bod mynediad rhesymol a di-rwystr yn cael ei ddarparu i bob ardal fewnol ac allanol yn eich cartref. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, yr atig, cypyrddau awyru, sied, adeilad allanol ac unrhyw fannau perthnasol eraill. Os yw'n ddiogel gwneud hynny, gwnewch yn siŵr bod yr holl giatiau mewnol ac allanol, ac unrhyw ardaloedd sydd dan glo wedi'u datgloi, a'u bod yn hygyrch cyn yr apwyntiad a drefnwyd. Bydd hyn yn helpu i osgoi oedi a sicrhau y gellir cwblhau'r arolwg mewn un ymweliad.
• Er mwyn sicrhau diogelwch eich anifeiliaid anwes ac er mwyn caniatáu i'r arolwg gael ei gynnal yn effeithlon, gofynnwn yn garedig bod pob anifail anwes yn cael ei gadw mewn lle diogel a chaeedig am hyd yr ymweliad. Gan y bydd yr arolwg yn gofyn am fynediad i bob ystafell yn yr eiddo, efallai y bydd angen i chi symud eich anifail anwes yn unol â hynny i sicrhau y gall syrfewyr gyflawni eu gwaith heb rwystr. Gwerthfawrogir eich cydweithrediad yn y mater hwn yn fawr a bydd yn helpu i sicrhau bod yr ymweliad yn mynd rhagddo'n esmwyth ac yn ddiogel.
• Bydd ein syrfewyr yn ymweld i asesu cyflwr yr eiddo ac nid ydynt yn poeni am eiddo personol na sut mae eich cartref wedi'i drefnu. Mae pob syrfëwr yn weithwyr proffesiynol hyfforddedig sy'n cyflawni eu gwaith gyda pharch a disgresiwn. Er mwyn helpu'r arolwg i fynd yn esmwyth ac osgoi unrhyw bryderon, rydym yn argymell yn garedig bod unrhyw eitemau personol neu werthfawr yn cael eu storio neu eu tynnu o'r golwg cyn yr arolwg.
• Os oes gennych chi neu'r oedolyn a fydd gartref yn ystod yr arolwg unrhyw anghenion penodol i helpu'r ymweliad i fynd yn esmwyth (er enghraifft, os ydych chi'n rhannol ddall, yn drwm eich clyw, neu os oes gennych chi broblemau symudedd), rhowch wybod i ni. Gallwch ddweud wrthym pryd y byddwn yn dosbarthu eich llythyr apwyntiad â llaw, neu pan fydd ein trefnydd yn ffonio i gadarnhau eich apwyntiad. Rydym yma i helpu ac eisiau sicrhau bod yr arolwg mor hawdd a chyfforddus â phosibl i bawb.
• Mae gan ein syrfewyr medrus iawn i gyd gardiau adnabod swyddogol, y dylid eu cyflwyno wrth gyrraedd. Cymerwch eiliad i wirio eu dogfen adnabod cyn caniatáu mynediad i'ch cartref. Os byddwch yn sylwi ar unrhyw ymddygiad amheus neu os oes gennych bryderon ynghylch hunaniaeth ymwelydd, peidiwch ag oedi cyn cysylltu â ni ar unwaith. Mae eich cydweithrediad yn ein helpu i gynnal amgylchedd diogel a pharchus i bob tenant.

Beth sy'n digwydd ar ôl yr Arolwg?

• Bydd yr holl ddata a gesglir ac unrhyw ffotograffau yn cael eu storio'n ddiogel a dim ond at y dibenion a fwriadwyd y byddant yn cael eu defnyddio a byddant yn cael eu dileu pan nad oes eu hangen.
• Byddwn yn defnyddio'r data a gasglwn—gan gynnwys unrhyw heriau i wella effeithlonrwydd ynni—i greu cynlluniau ynni wedi'u teilwra ar gyfer pob cartref. Mae'r llwybrau ynni pwrpasol hyn wedi'u cynllunio i helpu eiddo i gyrraedd Targed Ynni Safon Ansawdd Tai Cymru (SATC) SAP 92.
• Mae'r wybodaeth a gasglwn yn ystod yr Arolwg Cyflwr Stoc yn ein helpu i gynllunio buddsoddiad yn y dyfodol yn eich cartref. Rydym yn defnyddio'r data hwn i adeiladu rhaglenni 30 mlynedd cywir ar gyfer gwelliannau allweddol fel; Ceginau, Ystafelloedd Ymolchi, Systemau Gwresogi. Mae hyn yn golygu y gallwn wneud penderfyniadau gwell ynghylch pryd mae angen uwchraddio. Mewn rhai achosion, gall hyn arwain at newidiadau mewn dyddiadau adnewyddu a ddisgwyliwyd yn flaenorol—ond mae'n sicrhau bod pob cartref yn cael y gwaith cywir ar yr amser iawn.
• Ar ôl eich arolwg, efallai y bydd ein Tîm Sicrhau Ansawdd yn cysylltu â chi hefyd naill ai trwy lythyr, e-bost neu alwad ffôn i sicrhau eich bod yn fodlon ar yr arolwg a chasglu unrhyw adborth a allai fod gennych.

Sut i gadw'r wybodaeth ddiweddaraf?

Mae diweddariadau a rhagor o wybodaeth ar gael ar dudalen Facebook Tai Cyngor Sir Powys, yn Newyddion Tenantiaid ein cylchlythyr, a'n Gwybodaeth Bellach a Chysylltiadau pwrpasol.