1. Logio Mewn / Cofrestru
  2. English
Close Icon
  1. Logio Mewn / Cofrestru

Rhybudd Preifatrwydd Tai

Er mwyn cyflwyno gwasanaeth i ddinasyddion a chymunedau ym Mhowys, mae'n angenrheidiol i'r cyngor gasglu a phrosesu data personol am ymgeiswyr, tenantiaid, trigolion, unigolion eraill a busnesau.

Mae'r rhybudd preifatrwydd yn nodi pa ddata personol yr ydym yn ei gadw amdanoch chi a sut yr ydym yn ei gasglu a'i ddefnyddio.
 

Pwy yw'r rheoleiddiwr?

Cyngor Sir Powys yw'r rheoleiddiwr er dibenion cyfraith diogelu data. Fel rheoleiddiwr data, mae'r cyngor yn penderfynu'r diben a'r dulliau i brosesu gwybodaeth ac yn sicrhau diogelu gwybodaeth bersonol a/neu sensitif y mae'n ei drafod. 

(Yr eithriad i hyn yw lle'r ydych wedi ymgeisio am grant neu gyflwyno cais am gyngor sy'n gofyn am ddefnyddio partner allanol i wneud hyn. Yn yr achos yma, bydd y partner hwnnw yn mabwysiadu rôl y rheoleiddiwr data, gan mai y nhw yw'r parti sy'n ceisio casglu, storio a rheoli eich data.)

Manylion cyswllt ar gyfer y cyngor:

Neuadd Sir Powys
Spa Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG

E-bost: customer@powys.gov.uk

Ffôn: 01597826000

Swyddog Diogelu Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r cyngor drwy anfon e-bost at information.compliance@powys.gov.uk a thrwy ffonio 01597 826400

Pam ydym ni yn prosesu eich data personol?

Mae Cyngor Sir Powys yn cadw ac yn defnyddio eich data personol i gyflwyno ystod o wasanaethau gan gynnwys

·         Cyflwyno atebion tai addas yn cynnwys:
 

°         Atal a lliniaru digartrefedd

°         Dyrannu tai cymdeithasol

°         Datblygu tai fforddiadwy
 

·         Rheoli cytundebau tenantiaeth gan gynnwys:
 

°         Cynnal atgyweiriadau a gwaith cynnal a chadw ar eich cartref

°         Monitro taliadau rhent a thaliadau am wasanaeth

°         Sicrhau fod y stoc yn cyflawni Safonau Ansawdd Tai Cymru

°         Eich helpu i gynnal eich tenantiaeth
 

·         Rheoli stadau
 

°         Mynd i'r afael at ymddygiad ac ymddygiad gwrthgymdeithasol
 

Monitro bodlonrwydd tenantiaid a thrigolion

°         Cyflwyno gwybodaeth ar gyfer cyflwyno gwasanaeth yn y dyfodol
 

·         Sicrhau safonau statudol o fewn y Sector Preifat ar gyfer landlordiaid, tenantiaid a pherchnogion breswylwyr
 

°         Cyflwyno addasiadau i'r Anabl, grantiau tai a benthyciadau'r sector preifat
 

°         Trwyddedu Tai Amlfeddiannaeth (HMO)

 

°         Cwynion tai cyffredinol, gweithgareddau gwella rhagweithiol gan gynnwys delio gyda chartrefi gwag a materion sy'n ymwneud â Rhentu Doeth Cymru
 

°         Cyngor cyffredinol sy'n ymwneud â thai               
 

Mae cyfraith diogelu data yn gofyn ein bod y gwneud y seiliau cyfreithiol drosom yn cadw a defnyddio eich data personol yn eglur.

Yn fwyaf cyffredin, rydym yn dibynnu ar un neu ragor o seiliau cyfreithiol pan fyddwn yn prosesu eich data personol:   

·         lle mae'r contract ar waith, megis cytundeb tenantiaeth neu gontract ar gyfer gwasanaethau

·         lle mae angen i ni gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol e.e. i gyflwyno gwasanaeth atgyweiriadau a chynnal a chadw, i gyflawni ein dyletswyddau statudol o ran cyflwyno opsiynau tai, gorfodi safonau a chyflawni dyletswyddau tuag at y digartref

·         lle mae prosesu yn angenrheidiol i gyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd e.e. mae Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 yn gosod dyletswydd ar awdurdodau lleol i wneud trefniadau i hyrwyddo cydweithrediad rhwng partneriaid perthnasol.

·         lle mae'n angenrheidiol i'n buddiannau cyfreithlon a'n hawliau sylfaenol i beidio mynd yn drech na'r  buddiannau hynny. Gall hynny gynnwys, er enghraifft, monitro bodlonrwydd gyda'n gwasanaethau.

·         Dan rhai amgylchiadau, rydym angen eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Er enghraifft, wrth gynnal archwiliad credyd er dibenion dynodi a oes angen cefnogaeth gyllidebol i gynnal tenantiaeth. Lle'r ydym angen eich caniatâd, fe fyddwn yn gwneud hyn yn glir i chi ac ni fyddwch yn prosesu eich gwybodaeth, ar gyfer dibenion o'r fath, oni bai eich bod yn rhoi eich caniatâd i ni.

Ar gyfer data categori arbennig gan gynnwys euogfarnau troseddol a data meddygol a ystyrir i fod yn fwy sensitif, yna mae angen dibynnu ar sail gyfreithiol bellach. Yn fwyaf cyffredin, rydym yn dibynnu ar y canlynol:

·         Lle mae prosesu yn angenrheidiol am resymau diddordeb cyhoeddus sylweddol ac i gefnogi'r hawl sylfaenol i dŷ neu ddarparu gwasanaethau ar gyfer yr anabl. e.e. bydd cofnodi anabledd yr unigolyn yn galluogi'r cyngor i gyflwyno gwasanaeth yn unol ag anghenion sylfaenol yr unigolyn. 

Oherwydd natur sensitif y wybodaeth a gasglwn, rydym yn rhoi mesurau diogelu ar waith i sicrhau:

·         ein bod ond yn casglu cymaint o wybodaeth ag sydd ei angen arnom, a dim mwy 

·         bod y wybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar

·         mai dim ond ar gyfer y diben a fwriedir y cesglir y wybodaeth

·         ein bod yn cadw'r wybodaeth am gyn hired ag y byddwn ei hangen yn unig

Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti er dibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a all achosi niwed diangen.

Fodd bynnag, mae amgylchiadau lle mae gofyn i'r cyngor ddatgelu gwybodaeth yn unol â'r gyfraith:

·         er diben cyflawni dyletswyddau gorfodaeth statudol

·         datguddiadau sy'n unol â'r gyfraith

·         er dibenion canfod/atal twyll, gan gynnwys mentrau twyll lleol a chenedlaethol

·         archwilio/gweinyddu cronfeydd cyhoeddus

Pa fath o ddata personol ydym ni'n ei gadw amdanoch chi?

Mae data personolyn golygu unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn y gellir ei adnabod (yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol), yn enwedig trwy gyfeiriad at ddull adnabod (e.e. enw, rhif yswiriant cenedlaethol, cyfeirnod tenantiaeth, cyfeiriad e-bost, nodweddion corfforol). Gall fod yn ffeithiol (e.e. manylion cyswllt neu ddyddiad geni), barn am weithredoedd neu ymddygiad unigolyn, neu wybodaeth a fyddai fel arall o bosibl yn effeithio ar unigolyn mewn ffordd bersonol neu o ran busnes.

Rydym yn cadw ac yn defnyddio gwahanol fathau o ddata personol amdanoch chi, gan gynnwys, er enghraifft: manylion bywgraffiadol; manylion telerau eich tenantiaeth gyda ni; rhent, manylion am anableddau a manylion taliadau am wasanaethau ac ati.

Mae cyfraith diogelu data yn rhannu data personol yn ddau gategori: data personol gwreiddiol a data categori arbennig. Mae unrhyw ddata personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undebau llafur, cyflyrau corfforol neu iechyd meddwl, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, neu ddata biometrig neu enetig a ddefnyddir i ddynodi unigolyn yn cael ei adnabod fel data categori arbennig.(Mae'r gweddill yn ddata personol cyffredinol).

Rydym yn cadw ac yn defnyddio amrywiol fathau o ddata categori arbennig amdanoch chi, gan gynnwys: manylion teulu sy'n byw yn eich cartref a allai gynnwys gwybodaeth am eich iechyd, credoau crefyddol, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol; data monitro cyfle cyfartal a allai gynnwys gwybodaeth am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol, cyfeiriadedd rhywiol neu iechyd.

Sut ydym ni'n casglu eich data personol?
 

Rydych chi'n cyflwyno'r rhan fwyaf o'ch data personol i ni a gadwn ac a ddefnyddiwn. Mae data personol arall y byddwn yn ei gadw a'i ddefnyddio yn cael ei greu gennych chi wrth i chi ymgeisio am dŷ, grant, benthyciad, wrth gwyno neu wneud cais am gyngor neu wrth reoli eich tenantiaeth. 

Daw ychydig o'r data personol y byddwn yn ei gadw a'i ddefnyddio oddi wrth ffynonellau allanol. Er enghraifft: asiantaethau cefnogi, partneriaid sy'n gymdeithasau tai, adrannau eraill y Cyngor, yr heddlu, y gwasanaeth prawf ac ati.

Gyda phwy yr ydym yn rhannu eich data personol gyda hwy?

Fe fyddwn ond yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti lle mae gennym reswm/sail gyfreithiol briodol i wneud hynny dan gyfraith diogelu data sy'n caniatáu i ni wneud hynny (oni bai eich bod wedi cyflwyno caniatâd o flaen llaw eisoes). Yn fwyaf cyffredin, gallai hyn gynnwys sefyllfaoedd lle'r ydym yn darparu'r wybodaeth i gydymffurfio â'n dyletswyddau cytundebol i gyflwyno gwasanaeth gwella, cynnal a chadw ac atgyweiriadau i'ch cartref neu'n cynnal ein dyletswyddau statudol i atal digartrefedd a chyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol yr awdurdod tai mewn partneriaeth gyda chymdeithasau tai a'r sector preifat i sicrhau a chynnal a chadw tai a safonau priodol ar gyfer unigolion a chartrefi.

Efallai y bydd eich data yn cael ei rannu gyda sefydliadau eraill gan gynnwys:

Cymdeithasau Tai

Asiantaethau Cefnogi megis Gofal a Thrwsio ym Mhowys

Yr Heddlu

Y Gwasanaeth Prawf

Adrannau Eraill y Cyngor

Asiantaethau Geirdaon Credyd

Contractwyr

Y Llysoedd

Mudiadau'r sector gwirfoddol
Meddygon, Meddygon Teulu

Landlordiaid

Contractwyr neu wasanaethau cyflwyno busnes y gwnaethoch gais amdanynt e.e. gwaith adeiladu neu wasanaethau ariannol

 

 

Lle rhennir gwybodaeth gyda sefydliadau eraill neu ei phrosesu ar ein rhan, fe fyddwn yn sicrhau fod diogelu digonol trwy sicrhau fod contractau a chytundebau rhannu gwybodaeth ar waith. Fe fydd y rhain yn diffinio isafswm y data i'w rannu, sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio ac fe fyddant yn gorfodi dulliau rheoli diogelwch i ddiogelu eich gwybodaeth.

Mae gofyn i holl swyddogion y cyngor gyflawni hyfforddiant perthnasol i sicrhau fod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth diogelu data.

Canlyniadau peidio â darparu data personol

 

Fe fyddwn yn gofyn i chi gyflwyno data personol dim ond pan fo rheswm da gennym ni ac efallai y bydd canlyniadau os na fyddwch yn cyflwyno gwybodaeth benodol i ni.

Os byddwch yn dewis peidio â chyflwyno'r data personol y gwneir cais amdano i ni, fe fyddwn yn dweud wrthych chi am oblygiadau penodol unrhyw benderfyniad o'r fath ar adeg berthnasol.

 

Pa mor hir fyddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol?

 

Fe fyddwn ond yn cadw eich gwybodaeth ar gyfer y cyfnod isaf sy'n angenrheidiol. Wedi'r amser hwn, mae'r wybodaeth yn cael ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw cymeradwy'r cyngor. Edrychwch ar ein 'hamserlen cadw' sy'n esbonio am ba mor hir y byddwn yn cadw'r wybodaeth.

Amserlen Gadw

Rhestr yw'r amserlen gadw o gofnodion sydd angen eu cadw gan y Cyngor am gyfnod dynodedig o amser. Mae'r Amserlen Gadw yn dangos teitl pob cofnod, y cyfnod amser er mwyn cadw'r cofnodion, a'r rheswm a ddynodwyd (deddfwriaethol, rheoleiddio a/neu weithredol) dros gadw'r wybodaeth.

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau cyfreithiol sy'n seiliedig ar y sail gyfreithiol dros brosesu eich data personol sydd wedi'u hamlinellu yma:

Cais Mynediad gan Destun y Wybodaeth - rydych yn gallu gwneud cais i weld a derbyn copi o'r wybodaeth amdanoch chi a ddefnyddir gan Gyngor Sir Powys. Mae hyn yn cynnwys pam y cynhelir y wybodaeth a pha fath o benderfyniadau a wneir gan ddefnyddio'r wybodaeth honno.

Yr hawl i gael eich hysbysu - mae gennych hawl i dderbyn gwybodaeth sy'n esbonio pam a sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Gelwir y rhybuddion hyn yn Rhybuddion Preifatrwydd.

Yr hawl i gywiro -  mae gennych hawl i gael eich gwybodaeth bersonol wedi'i chywiro neu ei chwblhau os ydych yn teimlo nad yw'n gywir nac yn gyflawn.

Yr hawl i gael eich anghofio - mae gennych hawl i ofyn am ddileu gwybodaeth bersonol amdanoch chi os nad oes gennym reswm dilys dros barhau i'w ddefnyddio.

Yr hawl i rwystro neu gyfyngu - rydych yn gallu gofyn i ni roi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn ffyrdd penodol.

Yr hawl i drosglwyddo - Gan ddibynnu ar y rhesymau a'r ffordd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth, efallai y bydd gennych hawl i dderbyn ac ailddefnyddio eich gwybodaeth, i symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall. Mae hyn yn berthnasol dim ond pan mai gwybodaeth a gyflwynwyd gennych chi i ni yw hyn, eich bod wedi rhoi caniatâd i ni ei ddefnyddio, neu ein bod yn ei ddefnyddio oherwydd contract, a bod defnyddio'r wybodaeth yn cael ei gynnal ar gyfrifiadur.

Yr hawl i wrthwynebu  - mae gennych hawl i wrthwynebu ein bod yn bod yn defnyddio eich gwybodaeth mewn rhai achosion, megis marchnata uniongyrchol.

Hawliau sy'n ymwneud â gwneud penderfyniadau sydd wedi'u hawtomeiddio gan gynnwys proffilio - lle eich bod yn gallu gofyn am ymyrraeth ddynol yn y broses o wneud penderfyniadau.

Sut i wneud ymholiad neu gyflwyno cwyn

Mae sail gyfreithiol gan y cyngor dros gasglu a phrosesu gwybodaeth sy'n angenrheidiol i gyflwyno gwasanaethau. Mae gennych yr hawl i ofyn i'r cyngor i gyfyngu neu roi'r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn perthynas ag unrhyw un o wasanaethau'r cyngor. Fodd bynnag, gall hyn achosi oedi neu ein rhwystro ni rhag cyflwyno gwasanaeth i chi. Lle bo hynny'n bosibl, fe fyddwn yn ymdrechu i gydymffurfio â cheisiadau o'r fath ond efallai na fyd hyn yn bosibl lle bo gofyn i'r cyngor wneud hynny yn unol â'r gyfraith, i ddiogelu diogelwch y cyhoedd, lle bo perygl o niwed a/neu mewn sefyllfaoedd o argyfwng.

Cyflwynwch ymholiad i ni os hoffech:       

·         Weld eich gwybodaeth, cyflwynwch gais (Cais Mynediad gan Destun y Wybodaeth)

·         Dilysu, cywiro neu ddiweddaru eich gwybodaeth

·         Deall sut yr ydym wedi dod i benderfyniad amdanoch chi

·         Os oes gennych bryder, gwrthwynebiad neu gais am gyfyngiad ar sut y byddwn yn prosesu eich data

·         Fe fyddwn yn ymateb i bob ymholiad o fewn 28 diwrnod o'u cyflwyno, oni bai y pennir eu bod yn gymhleth lle y gall estyn yr amserlenni fod yn briodol mewn achos o'r fath

Manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau:

Gwasanaethau Tai:

Gellir cysylltu â'r Gwasanaethau Tai drwy anfon e-bost at housing@powys.gov.uk a thrwy ffonio 01597 827464

Swyddog Diogelu Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r cyngor drwy anfon e-bost at Information.Compliance@powys.gov.uk a thrwy ffonio 01597 826400

Am gyngor annibynnol ar faterion diogelu data, preifatrwydd a rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 (y gyfradd leol) neu 01625 545 745 os byddai'n well gennych ddefnyddio rhif y gyfradd genedlaethol

Fel arall, edrychwch ar ico.org.uk neu anfonwch e-bost at casework@ico.org.uk.

Rhannwch y dudalen hon

Facebook icon Twitter icon Eicon e-bost

Argraffu

Eicon argraffu