Rhybudd Preifatrwydd Gwasanaethau Tai

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut mae Cyngor Sir Powys ('ni') yn casglu, yn defnyddio ac yn rhannu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion cyflawni tasgau penodol o ran darparu tai a gwasanaethau cymorth.

Ar y dudalen hon

Nid oes unrhyw benawdau ar y dudalen hon i lywio iddynt.

Pwy ydym ni a sut y gellir cysylltu â ni?

Sganio Tai
Neuadd Sir Powys
Spa Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG

E-bost: housing@powys.gov.uk

Ffôn: 01597 827464

Swyddog Diogelu Data (DPO):

Gellir cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data ar gyfer Cyngor Sir Powys ac Ysgolion Powys drwy e-bost ar information.compliance@powys.gov.uk.

Pa wybodaeth bersonol ydym yn ei phrosesu amdanoch chi?

Fel rhan o'r Gwasanaeth Tai, mae'r mathau o ddata personol y gallwn eu prosesu amdanoch yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Fanylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn, cyfeiriad e-bost a pherthynas agosaf.
Nodi gwybodaeth, gan gynnwys dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol, rhifau cyfeirnod personol sy'n ymwneud â'ch Cofnodion Tai.
Delweddau/ffotograffau gan gynnwys ID ffotograffig, delweddau CCTV, delweddau a gasglwyd drwy bolisïau gweithio unigol
Gwybodaeth am eich amgylchiadau personol
Gwybodaeth ariannol, cyflogaeth a budd-daliadau
Data demograffig, a all gynnwys gwybodaeth am aelodau o'r teulu a'r ardal rydych yn byw ynddi
Cofnodion Mabwysiadu a Gwasanaethau Cymdeithasol
Cofnodion Ysgol
Cyfrifoldebau Gofalu
Trefniadau mynediad i Ofal Plant
Manylion dibynyddion
Manylion y Lluoedd Arfog
Cysylltiad â/cyflogaeth gan gymdeithas dai neu Gyngor Sir Powys
Perchnogaeth Eiddo
Gwybodaeth sy'n Gysylltiedig â thenantiaeth
Rhif Cofrestru Cerbyd

Byddwn hefyd yn prosesu'r data categori arbennig canlynol:

Tarddiad hiliol ac ethnig
Credoau crefyddol
Cenedligrwydd a statws mewnfudo
Ieithoedd a Siaredir
Cyfeiriadedd rhywiol
Eich iechyd meddyliol a chorfforol
Statws Priodasol
Rhyw
Euogfarnau troseddol a throseddau

Y dibenion y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar eu cyfer:

Darparu Atebion Tai gan gynnwys cynnal ein Cofrestr Tai Cyffredin ar y cyd â'n partneriaid Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig i fodloni anghenion tai a dyrannu safleoedd Sipsiwn a Theithwyr.
Atal a Lliniaru Digartrefedd
Rheoli cytundebau tenantiaeth
Datblygu Tai Fforddiadwy
Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl ac addasiadau i eiddo
Cydymffurfio â gofynion Rhentu Doeth Cymru (eiddo a landlord)
Tai Amlfeddiannaeth/Trwyddedu Dewisol
Dechrau defnyddio eiddo gwag eto

Gyda phwy y gallem rannu eich gwybodaeth bersonol?

O dro i dro, byddwn yn rhannu eich data personol gyda sefydliadau partner a darparwyr gwasanaethau fel y gallant ein helpu i gyflawni ein dyletswyddau, ein hawliau a'n disgresiwn mewn perthynas â'r gwasanaethau rydym yn eu darparu. Mae sefydliadau'n cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig sy'n rhedeg y Gofrestr Tai Cyffredin ar y cyd â'r Cyngor
Awdurdodau Lleol Eraill
Heddlu Dyfed Powys
Awdurdod Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru
Y Gwasanaeth Prawf
Contractwyr cymeradwy
Shelter Cymru
Gofal a Thrwsio
Asiantaethau Cymorth
Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Phlant y Cyngor
Gwasanaethau Cyfreithiol y Cyngor
Asiantaethau adfer dyledion, mewn achosion o ôl-ddyledion rhent
Rheoliadau cynllunio ac adeiladu
Busnesau sy'n gweithredu fel Prosesydd Data ar ran Cyngor Sir Powys ynghylch swyddogaethau tai

Byddwn yn rhannu eich data personol gyda thrydydd partïon yn unig os oes gennym sail gyfreithiol briodol o dan gyfraith diogelu data sy'n caniatáu i ni wneud hynny (oni bai eich bod eisoes wedi rhoi caniatâd ymlaen llaw).

Pan fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu â sefydliadau eraill neu'n cael ei phrosesu ar ein rhan, byddwn yn sicrhau diogelwch digonol drwy sicrhau bod contractau a chytundebau rhannu ar waith. Bydd y rhain yn diffinio isafswm y data i'w rannu, sut y bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio a byddant yn sicrhau rheolaethau diogelwch i ddiogelu eich gwybodaeth.

Mae'n ofynnol i holl swyddogion y cyngor ymgymryd â hyfforddiant perthnasol i sicrhau bod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth diogelu data.

Y Sail Gyfreithiol (Beth sy'n caniatáu i ni brosesu eich data personol):

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU), bydd y seiliau cyfreithlon rydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu'r wybodaeth hon yn gyffredinol yn un neu fwy o'r canlynol:

(a) Eich caniatâd. Er enghraifft, casglu eich data pan fyddwch yn cwblhau arolwg neu pan fyddwch yn cymryd rhan mewn cystadleuaeth. Gallwch ddileu eich caniatâd (lle bo'n briodol) ar unrhyw adeg. Gallwch wneud hyn drwy gysylltu â housing@powys.gov.uk.
(b) rhwymedigaeth gytundebol. Er enghraifft, pan fyddwch chi a Chyngor Sir Powys yn ymrwymo i gytundeb tenantiaeth
(c) rhwymedigaeth gyfreithiol. Er enghraifft, i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Lleol yn unol â Deddf Tai (Cymru) 2014.
(e) ein rhwymedigaeth i gyflawni tasg gyhoeddus. Er enghraifft, mae Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 yn gosod dyletswydd ar awdurdodau lleol i wneud trefniadau i hyrwyddo cydweithrediad rhwng partneriaid perthnasol.
(f) buddiant cyfreithlon. Er enghraifft, monitro boddhad â'n gwasanaethau

Ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol categori arbennig, rydym yn dibynnu ar:

(g) Rhesymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol (gyda sail gyfreithiol)

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am ddata personol categori (sensitif) arbennig oherwydd bod hynny'n angenrheidiol er mwyn arfer swyddogaethau o dan ddeddfwriaeth. Mae hyn yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Ddeddf Tai 1985/ 1996/ 2004
Deddf Tai (Cymru) 2014
Rheoliadau Dyrannu Tai a Digartrefedd (Cymhwystra) (Cymru) 2014
Cod Canllawiau i Awdurdodau Lleol ar Ddyrannu Llety a Digartrefedd
Rheoliadau Trwyddedu Tai Amlfeddiannaeth a Thai Eraill (Darpariaethau Amrywiol) (Cymru) 2006
Deddf Grantiau Tai, Adeiladu ac Adfywio 1996
Gorchymyn Diwygio Rheoleiddio (Cymorth Tai) 2002
Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

Oherwydd natur sensitif y wybodaeth rydym yn ei chasglu, rydym yn rhoi mesurau diogelu ar waith i sicrhau:

ein bod yn casglu cymaint o wybodaeth ag sydd ei angen arnom yn unig, a dim mwy;
bod y wybodaeth yn gywir ac yn cael ei chadw'n gyfredol;
dim ond at y diben a fwriadwyd y defnyddir y wybodaeth;
ein bod yn cadw'r wybodaeth cyhyd ag sy'n angenrheidiol yn unig, yn unol â'n hamserlen cadw.

Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd partïon at ddibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a allai achosi anfantais anfwriadol.

Fodd bynnag, mae amgylchiadau lle mae'n ofynnol yn gyfreithiol i'r cyngor ddatgelu gwybodaeth:

at ddibenion cyflawni dyletswyddau gorfodi statudol
datgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith
at ddibenion canfod/atal twyll, gan gynnwys mentrau twyll lleol a chenedlaethol
archwilio/gweinyddu arian cyhoeddus

Ble gallem gasglu eich data personol, os nad ydych chi'n ei ddarparu?

Mae'r ffyrdd y mae data personol yn cael ei gasglu yn cynnwys, ond heb fod yng yfyngedig i:

Ddata a ddarperir gennych ar ffurflen gais am dai, ffurflen gais trosglwyddo, cais cyfnewid, neu ffurflen sgrinio
Data a ddarperir gan eich gweithiwr cymdeithasol, gofalwr neu feddyg
Ymholiadau e-bost
Ymholiadau dros y ffôn
Cyfarfodydd wyneb yn wyneb (gyda'n cyflogeion)
Adrannau eraill y cyngor
Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
Sgwrs Fyw
Cwblhau arolygon
Cymryd rhan mewn cystadlaethau
Recordiadau sain/ fideo a wneir i ddiogelu staff tai wrth weithio ar eu pen eu hun

Am ba hyd byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol?

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth am y cyfnod lleiaf sy'n angenrheidiol yn unig. Ar ôl yr amser hwn, bydd gwybodaeth yn cael ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw cymeradwy'r cyngor. Gweler ein 'hamserlen cadw' sy'n esbonio pa mor hir rydym yn cadw gwybodaeth ar gyfer: Cadw a dinistrio cofnodion

Gwybodaeth bellach:

I gael gwybodaeth Bellach ynghylch sut rydym yn prosesu eich data personol, yr hawliau sydd gennych i ymarfer megis yr hawl mynediad, a manylion cyswllt y comisiynydd, ewch i'n hysbysiad preifatrwydd cyffredinol yma: Diogelu Data a Phreifatrwydd