Rhybudd Preifatrwydd Gwasanaethau Tai

Er mwyn cyflwyno gwasanaethau i ddinasyddion a chymunedau ym Mhowys, mae angen i'r cyngor gasglu a phrosesu data personol am ymgeiswyr, tenantiaid, trigolion, unigolion eraill a busnesau.

Mae'r rhybudd preifatrwydd hwn yn dynodi beth yw'r data personol a gynhaliwn amdanoch chi a sut y byddwn yn ei gasglu a'i ddefnyddio.
 

Pwy yw'r rheolydd?

Cyngor Sir Powys yw'r rheolydd er dibenion y gyfraith gwarchod data. Fel y rheolydd data, mae'r cyngor yn penderfynu'r diben a'r dulliau i brosesu gwybodaeth ac yn sicrhau mesurau diogelu dros unrhyw wybodaeth bersonol a/neu sensitif y mae'n ei thrafod.

(Yr eithriad i hyn yw lle'r ydych wedi ymgeisio am grant neu fenthyciad neu gais am gyngor sy'n defnyddio partner allanol i'w cyflwyno.  Yn yr achos hwn, bydd y partner hwnnw yn mabwysiadu rôl y rheolydd data, gan mai nhw yw'r parti sy'n ceisio casglu, storio a rheoli eich data).

Mae Cyngor Sir Powys yn gweithio'n agos gyda rheolyddion eraill, megis Cymdeithasau Tai, wrth gyflwyno ei swyddogaethau tai.

Manylion cyswllt ar gyfer y cyngor:

Neuadd Sir Powys
Spa Road East
Llandrindod
Powys
LD1 5LG

E-bost: customerservices@powys.gov.uk

Ffôn: 01597826000

Swyddog Gwarchod Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data y cyngor dros e-bost ar information.compliance@powys.gov.uk a thrwy ffonio 01597 826400

Pam ydym ni'n prosesu eich data personol?

Mae Cyngor Sir Powys yn dal ac yn defnyddio eich data personol i gyflwyno ystod o wasanaethau gan gynnwys

• Cyflwyno atebion tai addas gan gynnwys:
   
  • Atal a lleddfu digartrefedd - Gall hyn gynnwys rhannu data gyda Shelter Cymru neu drydydd partïon eraill sy'n darparu gwasanaethau atal neu liniaru digartrefedd
  • Dyrannu tai cymdeithasol
  • Datblygu tai fforddiadwy
     
• Rheoli cytundebau tenantiaeth gan gynnwys:
  • Cynnal atgyweiriadau a gwaith cynnal a chadw ar eich cartref
  • Rydym yn gwneud gwaith cynnal a chadw o bell i dechnolegau amgylcheddol yn eich cartref
  • Monitro taliadau rhent a thaliadau am wasanaethau
  • Sicrhau fod y stoc yn diwallu Safonau Ansawdd Tai Cymru
  • Eich helpu chi i gynnal eich tenantiaeth
     
• Rheoli Stadau
  • Mynd i'r afael â chamymddwyn ac ymddygiad gwrthgymdeithasol
  • Amddiffyn staff tra ar y stadau
  • Monitro bodlonrwydd tenantiaid a thrigolion

•  Cyflwyno gwybodaeth ar gyflwyno gwasanaeth yn y dyfodol
   
  • Sicrhau safonau statudol o fewn y Sector Preifat ar gyfer landlordiaid, tenantiaid a pherchnogion breswylwyr
  •  Cyflwyno addasiadau i'r Anabl, grantiau tai y sector preifat a benthyciadau
  • Trwyddedu Tai mewn Amlbreswyliaeth (HMO)
  • Cwynion tai cyffredinol, gweithgareddau gwella proactif gan gynnwys mynd i'r afael â thai gwag a materion sy'n ymwneud â Rhentu Doeth Cymru
  • Cyngor cyffredinol yn ymwneud â thai

Mae cyfraith diogelu data yn gofyn ein bod yn egluro'r rhesymau cyfreithiol lle y gallwn gadw a defnyddio eich data personol.

Yn fwyaf cyffredin, rydym yn dibynnu ar un neu ragor o'r rhesymau cyfreithiol canlynol pan fyddwn yn prosesu eich data personol:

·         lle mae contract ar waith, megis cytundeb tenantiaeth neu gontract ar gyfer gwasanaethau

·         lle'r ydym ei angen i gydymffurfio gyda rhwymedigaeth gyfreithiol e.e. i ddarparu gwasanaeth atgyweiriadau a chynnal a chadw, i gyflawni ein dyletswyddau statudol o ran cyflwyno opsiynau tai, gorfodi safonau a chyflawni dyletswyddau o ran y digartref

·         lle mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gynhelir er budd y cyhoedd e.e. Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 sy'n gosod dyletswydd ar awdurdodau lleol i wneud trefniadau i hyrwyddo cydweithrediad rhwng partneriaid perthnasol.

·         lle mae'n angenrheidiol i'n diddordebau cyfreithiol a lle nad yw eich diddordebau a'ch hawliau sylfaenol yn mynd yn drech na'r diddordebau hynny. Gall hyn, er enghraifft, gynnwys monitro bodlonrwydd gyda'n gwasanaethau.

·         Mewn rhai amgylchiadau, rydym yn gofyn am eich caniatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol. Er enghraifft, wrth gynnal archwiliad credyd er dibenion dynodi os oes angen cefnogaeth gyllidebol i gynnal tenantiaeth. Lle'r ydym angen eich caniatâd, fe fyddwn yn gwneud hyn yn eglur i chi ac ni fyddwn yn prosesu eich gwybodaeth, ar gyfer dibenion o'r fath, oni bai eich bod yn rhoi eich caniatâd i ni.  

Ar gyfer data categori arbennig gan gynnwys data ynghylch trosedd, euogfarnau troseddol a data meddygol a ystyrir i fod yn fwy sensitif, yna mae angen dibynnu ar sail gyfreithiol bellach. Yn fwyaf cyffredin, rydym yn dibynnu ar y canlynol:

·         Lle mae prosesu yn angenrheidiol am resymau buddiant cyhoeddus sylweddol gan gynnwys amddiffyn staff, canfod a darganfod trosedd ac i gefnogi'r hawl sylfaenol i dai neu ddarparu gwasanaethau ar gyfer yr anabl, e.e. bydd cofnodi anabledd unigolyn yn galluogi'r cyngor i gyflwyno gwasanaeth yn unol ag anghenion sylfaenol yr unigolyn.

Oherwydd natur sensitif y wybodaeth a gasglwn, rydym yn rhoi mesurau diogelwch ar waith i sicrhau:

·         ein bod yn casglu cymaint o wybodaeth ag y bydd ei angen arnom yn unig, a dim mwy

·         bod y wybodaeth yn gywir ac yn ddiweddar

·         mai dim ond ar gyfer y diben y bwriedir y defnyddir y wybodaeth

·         ein bod yn cadw'r wybodaeth am gyn hired ag y byddwn ei angen yn unig

Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth bersonol i drydydd parti er dibenion marchnata nac yn defnyddio data personol mewn ffordd a fyddai'n achosi niwed diwarant.

Fodd bynnag, mae amgylchiadau lle mae gofyn i'r cyngor ddatgelu gwybodaeth yn gyfreithlon:

·         ar gyfer y diben o gyflawni dyletswyddau gorfodaeth statudol

·         datgeliadau sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith

·         ar gyfer dibenion canfod/atal twyll, gan gynnwys mentrau twyll lleol a chenedlaethol

·         archwilio/gweinyddu cronfeydd cyhoeddus

Pa fath o ddata personol ydym ni'n ei gadw amdanoch chi?

Mae data personol yn golygu unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn y gellir ei adnabod (yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol) yn enwedig trwy gyfeiriad at ddull adnabod (e.e. enw, rhif yswiriant cenedlaethol, cyfeirnod tenantiaeth, cyfeiriad e-bost, nodweddion corfforol). Gall fod yn ffeithiol (e.e. manylion cyswllt neu ddyddiad geni), barn am weithredoedd neu ymddygiad yr unigolyn, neu wybodaeth a fyddai fel arall yn effeithio ar yr unigolyn hwnnw mewn rhinwedd bersonol neu fusnes.

Rydym yn cadw ac yn defnyddio amrywiol fathau o ddata personol amdanoch chi, gan gynnwys, er enghraifft: manylion bywgraffiadol; manylion telerau eich tenantiaeth gyda ni; rhent, manylion anabledd a manylion taliadau am wasanaeth ac ati.

Mae cyfraith diogelu data yn rhannu data personol yn ddau gategori; data personol cyffredinol a data categori arbennig. Bydd unrhyw ddata personol sy'n datgelu tarddiad hiliol neu ethnig, safbwyntiau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, cyflyrau iechyd corfforol neu feddyliol, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, neu ddata genetig neu fiometrig a ddefnyddir i ddynodi unigolyn yn cael ei adnabod fel data categori arbennig.(Mae'r gweddill yn ddata personol cyffredinol).

Rydym yn cadw ac yn defnyddio mathau amrywiol o ddata categori arbennig amdanoch chi, gan gynnwys: manylion y teulu sy'n byw yn eich cartref a allai gynnwys gwybodaeth am eich iechyd, credoau crefyddol, cenedligrwydd neu gyfeiriadedd rhywiol; data monitro cyfle cyfartal a allai gynnwys gwybodaeth am eich hil neu ethnigrwydd, credoau crefyddol, cyfeiriadedd rhywiol neu iechyd.

Sut ydym ni'n casglu eich data personol?
 

Rydych chi'n cyflwyno'r data fwyaf personol i ni amdanoch chi y byddwn yn ei gadw a'i ddefnyddio. Bydd data personol arall amdanoch chi y byddwn yn ei gadw a'i ddefnyddio yn cael ei greu gennych chi yng nghwrs eich cais am dŷ, grant, benthyciad, cwyn neu gais am gyngor neu wrth reoli eich tenantiaeth neu recordiadau clywedol/fideo a wneir i ddiogelu staff tai tra'n gweithio ac i atal camymddwyn a throsedd.

Gall ychydig o'r data personol amdanoch chi y byddwn yn ei gadw a'i ddefnyddio ddod o ffynonellau allanol. Er enghraifft: asiantaethau cefnogi, partneriaid cymdeithasau tai, adrannau eraill y Cyngor, yr heddlu, y gwasanaeth prawf ac ati.

Gyda phwy ydym ni'n rhannu eich data personol? 

Byddwn ond yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti lle bo sail gyfreithiol briodol gennym dan y gyfraith diogelu data sy'n caniatáu i ni wneud hynny (oni bai eich bod eisoes wedi darparu caniatâd o flaen llaw). Yn gyffredinol, gallai hyn gynnwys sefyllfaoedd lle rydym yn darparu'r wybodaeth i gydymffurfio gyda'n dyletswyddau dan gontract i gyflwyno gwasanaeth gwella, cynnal a chadw ac atgyweirio ar eich cartref neu i gyflawni ein dyletswyddau statudol i atal digartrefedd a chyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol yr awdurdod tai mewn partneriaeth gyda chymdeithasau tai a'r sector preifat i ddiogelu a chynnal a chadw tai priodol a safonau ar gyfer unigolion a chartrefi. Efallai y bydd gwybodaeth ychwanegol yn cael ei rhannu fel sy'n ofynnol ac yn cael ei ganiatáu er mwyn canfod ac atal twyll.

Efallai y bydd eich data'n cael ei rannu gyda sefydliadau eraill gan gynnwys:

Cymdeithasau Tai

Asiantaethau Cefnogi megis Gofal a Thrwsio ym Mhowys

Yr Heddlu

Y Gwasanaeth Prawf

Adrannau eraill y Cyngor

Asiantaethau gwirio credyd

Contractwyr

Llysoedd

Sefydliadau'r sector gwirfoddol
Meddygon, Meddygon Teulu

Landlordiaid

Contractwyr neu fusnesau sy'n cyflwyno gwasanaethau y gwnaethoch gais amdanynt e.e. gwaith adeiladu neu wasanaethau ariannol

Busnesau yn gweithredu fel Prosesydd Data ar ran Cyngor Sir Powys o ran swyddogaethau tai

Lle bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda sefydliadau eraill neu'n cael ei phrosesu ar ein rhan, fe fyddwn yn sicrhau amddiffynfa ddigonol trwy sicrhau fod contractau a chytundebau rhannu ar waith. Bydd y rhain yn diffinio isafswm y data i'w rannu, sut y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio ac fe fyddant yn gorfodi'r rheoliadau diogelwch i ddiogelu eich gwybodaeth.

Mae gofyn i holl swyddogion y cyngor i gyflawni hyfforddiant perthnasol i sicrhau fod data personol yn cael ei brosesu yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth gwarchod data.

Canlyniadau peidio â darparu data personol

Byddwn ond yn gofyn i chi gyflwyno data personol pan fo gennym reswm da ac efallai felly y bydd canlyniadau os na fyddwch yn darparu'r wybodaeth benodol honno i ni.

Os byddwch yn dewis peidio â chyflwyno'r data personol y gwneir cais amdano i ni, fe fyddwn yn dweud wrthych am y goblygiadau penodol yn sgil penderfyniad o'r fath ar yr adeg berthnasol.

Pa mor hir fyddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol?

Byddwn ond yn cadw eich gwybodaeth am isafswm y cyfnod sy'n angenrheidiol. Wedi'r amser hwn, bydd y wybodaeth yn cael ei dileu/dinistrio yn unol ag amserlenni cadw cymeradwy'r cyngor. Edrychwch ar ein 'hamserlen cadw gwybodaeth ' a fydd yn esbonio pa mor hir y byddwn yn cadw'r wybodaeth ar: powys.gov.uk/privacy

Amserlen Cadw Gwybodaeth

Amserlen cadw gwybodaeth yw rhestr o gofnodion sydd angen eu cadw gan y Cyngor am gyfnod dynodedig o amser. Mae'r Amserlen Cadw Gwybodaeth yn dangos teitl pob cofnod, y cyfnod amser y mae'r cofnodion i gael eu cadw, a'r rheswm a ddynodwyd (deddfwriaethol, rheoleiddiol a/neu weithredol) y bydd cadw'r wybodaeth yn cael ei selio arno.

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau cyfreithiol sy'n ddibynnol ar y sail gyfreithiol i brosesu eich data personol a amlinellir yma:

Cais Mynediad gan y Testun -  rydych yn gallu gwneud cais i weld a derbyn copi o wybodaeth amdanoch chi sy'n cael ei ddefnyddio gan Gyngor Sir Powys. Mae hyn yn cynnwys y rheswm pam y cedwir y wybodaeth a pha fath o benderfyniadau sy'n cael eu gwneud gan ddefnyddio'r wybodaeth honno.

Yr hawl i gael gwybod -  mae gennych yr hawl i gael gwybodaeth wedi'i darparu i chi sy'n esbonio pam a sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth. Rhybuddion Preifatrwydd yw'r enw am y rhybuddion hyn.

Yr hawl i gywiro'r wybodaeth -  mae gennych yr hawl i gael cywiro neu gwblhau gwybodaeth bersonol os ydych yn teimlo ei bod yn anghywir neu'n anghyflawn.

Yr hawl i gael eich anghofio -  mae gennych hawl i ofyn am ddileu gwybodaeth bersonol amdanoch chi lle nad oes rheswm pendant dros barhau i'w defnyddio.

Yr hawl i rwystro neu gyfyngu -  rydych yn gallu gofyn i ni beidio â defnyddio eich gwybodaeth bersonol am resymau penodol ac mewn rhai ffyrdd.

Yr hawl i symud gwybodaeth -  Gan ddibynnu ar y rhesymau a'r ffordd yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth, efallai fod gennych hawl i gael eich gwybodaeth a'i hailddefnyddio, i symud eich gwybodaeth o un system TG i un arall.  Bydd hyn ond yn berthnasol pan mai gwybodaeth a gyflwynoch chi i ni yw hyn, a'ch bod wedi rhoi caniatâd i ni ei defnyddio oherwydd contract, ac y bydd y defnydd o'r wybodaeth hon yn cael ei chynnal gan gyfrifiadur.

Yr hawl i wrthwynebu -  rydych yn gallu gwrthwynebu'r defnydd o'ch gwybodaeth gennym ni mewn rhai amgylchiadau, megis marchnata uniongyrchol.

Hawliau sy'n ymwneud â gwneud penderfyniadau sydd wedi'u hawtomeiddio gan gynnwys proffilio ­  lle y gallwch ofyn am ymyrraeth ddynol yn y broses gwneud penderfyniadau.

Sut i wneud ymholiad neu gyflwyno cwyn

Mae sail gyfreithiol gan y cyngor dros gasglu a phrosesu gwybodaeth sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflwyno gwasanaethau. Mae gennych yr hawl i ofyn bod y cyngor yn cyfyngu neu'n rhoi'r gorau i ddefnyddio eich data personol o ran unrhyw wasanaeth cyngor. Fodd bynnag, gall hyn achosi oedi neu ein hatal rhag cyflwyno gwasanaeth i chi. Lle bynnag y bo hynny'n bosibl, fe fyddwn yn ceisio cydymffurfio â cheisiadau o'r fath ond efallai na fydd hyn yn bosibl lle y bo gofyn i'r cyngor wneud hyn yn unol â'r gyfraith, i ddiogelu diogelwch y cyhoedd, lle mae perygl o niwed a/neu mewn sefyllfaoedd o argyfwng.

Cyflwynwch ymholiad i ni os hoffech:

·         Weld eich gwybodaeth, cyflwynwch gais (Cais Mynediad gan y Testun)

·         Dilysu, cywiro neu ddiweddaru eich gwybodaeth

·         Deall sut yr ydym wedi dod i'r penderfyniad amdanoch chi

·         Os oes gennych bryder, cwyn, gwrthwynebiad neu gais i gyfyngu ar sut yr ydym yn prosesu eich data

·         Fe fyddwn yn ymateb i bob ymholiad o fewn 28 diwrnod o'u cyflwyno, oni bai y penderfynir eu bod yn gymhleth lle y bydd achos dros estyn yr amserlenni yn gallu bod yn briodol

Manylion cyswllt ar gyfer ymholiadau:

Gwasanaethau Tai:

Gellir cysylltu â Gwasanaethau Tai dros e-bost ar housing@powys.gov.uk a thrwy ffonio ar 01597 827464

Swyddog Gwarchod Data:

Gellir cysylltu â Swyddog Gwarchod Data y cyngor trwy anfon e-bost at Information.Compliance@powys.gov.uk a thrwy ffonio ar 01597 826400

Am gyngor annibynnol am warchod data, preifatrwydd a materion rhannu data, gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF

Ffôn: 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745 os hoffech ddefnyddio'r rhif ar y gyfradd genedlaethol

Fel arall, edrychwch ar ico.org.uk neu anfonwch e-bost at icocasework@ico.org.uk

Adolygwyd: 16 Mawrth 2021