Hysbysiad Preifatrwydd - Canolfan Gyswllt

Mae Cyngor Sir Powys (CSP/ni) yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddynt.

Mae cyflawni'r gwaith yma'n golygu bod rhaid inni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am y bobl sy'n derbyn gwasanaethau gennym, a chadw cofnod o'r rhyngweithio rhyngom. Er mwyn gwneud hyn mae Gwasanaethau Cwsmer CSP, y timau Tai, Cymorth (Gofal Cymdeithasol), ac Incwm a Dyfarniadau (Cyllid) yn defnyddio platfform y Ganolfan Gyswllt. Mae'n galluogi CSP i reoli sianeli cyswllt lluosog (h.y. galwadau ffôn, sgyrsiau dros y wefan, sgyrsiau ar gyfryngau cymdeithasol a negeseuon SMS) mewn un lle, ac yn ei dro'n cynnig nifer o opsiynau cyswllt i gwsmeriaid CSP, a gwasanaethau cyflymach a gwell.

Gan ein bod yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol am unigoliion trwy'r Ganolfan Gyswllt, mae'n rhaid inni sicrhau eu bod yn gwybod ein bwriad o safbwynt eu gwybodaeth, a gyda phwy y gallwn ei rhannu efallai. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, mae'r Gwasanaethau Cwsmer wedi crynhoi rhai o'r prif ffyrdd y defnyddir eich gwybodaeth bersonol o fewn y Ganolfan Gyswllt. Ategir yr hysbysiad preifatrwydd hwn gan hysbysiadau preifatrwydd meysydd gwasanaeth unigol, megis:

Tai: Tai: Hysbysiad Preifatrwydd

Cymorth (Gofal Cymdeithasol): Hysbysiad Preifatrwydd ar gyfer Gofal Cymdeithasol Oedolion

Incwm a Dyfarniadau (Cyllid): Incwm a Dyfarniadau: Hysbysiad Preifatrwydd 

Ceir hyd i hysbysiadau preifatrwydd meysydd gwasanaeth eraill yma: Diogelu Data a Phreifatrwydd

Pwy sy'n defnyddio'r Ganolfan Gyswllt a pham?

Y Ganolfan Gyswllt yw'r prif wasanaeth sy'n ymateb i alwadau ffôn ar gyfer Gwasanaethau Cwsmer, yr Adran Tai, y timau Gofal Cymdeithasol, Incwm a Dyfarniadau a TGCh (er nid yw TGCh yn prosesu data personol cwsmeriaid).

Bydd y Gwasanaethau Cwsmer yn rheoli'r rhan fwyaf o alwadau ffׅôn ar gyfer Ymholiadau cyffredinol/galwadau i'r Dderbynfa, Cwynion Corfforaethol, Gwasanaethau Amgylcheddol, Priffyrdd, Sbwriel, Gwastraff Masnachol, Gwastraff Gerddi, Y Llinell Ofal, Bathodynnau Glas, taliadau, y Llinell Gymraeg (nid yw'r rhestr hon yn hollgynhwysfawr). Bydd gwasanaethau eraill sy'n defnyddio platfform y ganolfan gyswllt yn prosesu data sy'n gysylltiedig â'r gwasanaethau a ddarperir ganddynt -am ragor o wybodaeth, ewch i'w hysbysiadau preifatrwydd nhw.

Defnyddir data personol i gynorthwyo cwsmeriaid gydag ymholiadau.  Hwyrach y bydd yr adran sy'n delio gyda'ch ymholiad chi yn dewis cofnodi data personol cwsmeriaid o fewn eu systemau unigol i sicrhau y caiff y data ei reoli mewn ffordd briodol.

Mae'r adrannau Tai a Chymorth (Gofal Cymdeithasol) yn recordio galwadau'n unig. Bydd neges awtomatig yn eich hysbysu y caiff galwadau eu recordio at ddibenion hyfforddi a monitro.

Ar gyfer galwadau lle bydd cwsmeriaid yn talu trwy ein llinell talu, neu daliadau a gymerir trwy giwiau eraill h.y. galwadau a drosglwyddir yn fewnol i adrannau, bydd y recordio'n dod i ben adeg trosglwyddo'r alwad.

Pa ddata personol sy'n cael ei gasglu?

Gall data personol a roddir yn wirfoddol gan gwsmer gynnwys:

• Manylion cyswllt megis enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriadau eiddo ac ebost.
• Manylion adnabod, megis dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol.
• Gwybodaeth ariannol, megis manylion cyflogaeth, incwm a chyfrif banc.
• Gwybodaeth am y teulu, megis oedrannau, dibynyddion, statws priodasol.
• Gwybodaeth am iechyd a manylion meddygol yr unigolyn dan sylw.

Ble mae'r gwasanaeth yn cael fy manylion os nad ydw i'n eu rhoi iddynt?

Gall ffynonellau gwybodaeth bersonol a ddarperir yn ystod galwad i/gan y Ganolfan Gyswllt gynnwys:

• Gwybodaeth a ddarparwyd gan aelod o'r cyhoedd (e.e. cwyn neu bryder)
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan Gynghorydd etholedig ar ran etholwr.
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan swyddogion/gwasanaethau eraill y Cyngor sy'n cydweithio gyda'r Ganolfan Gyswllt er budd cwsmeriaid, neu'r Cyngor ei hun.
• Gwybodaeth a ddarparwyd gan sefydliad(au) eraill (e.e., Gwasanaethau Brys, bwrdd iechyd) mewn perthynas ag unigolyn.

Beth fyddwn yn ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Caiff data personol ei brosesu i sicrhau bod ymholiad y cwsmer yn cyrraedd yr adran gywir. Unwaith y bydd yn cyrraedd yr adran briodol ac nid oes angen Swyddogion y Ganolfan Gyswllt/aelodau staff cyfatebol i brosesu'r data personol, caiff ei ddileu (gweler yr Adran Cadw Data isod am fanylion pellach).

Mewn achosion lle caiff galwadau eu recordio, gellir defnyddio gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:

• Trosgwlyddo eich galwad i adran briodol o fewn y Cyngor.
• At Ddibenion Ansawdd a Hyfforddiant: Mae cofnodion ysgrifenedig yn darparu gwybodaeth rannol yn unig. Mae recordio galwad yn rhoi argraff gyfannol ac yn caniatau inni ddeall profiad y cwsmer yn well, ac asesu'r prosesau a ddefnyddiwyd.  Gall hyn ein helpu adnabod unrhyw feysydd i'w gwella ac i sicrhau ansawdd y gwasanaeth a ddarperir gan staff y Ganolfan Gyswllt.  Gall rheolwyr a goruchwylwyr wrando ar alwadau er mwyn asesu ansawdd galwad trwy ddefnyddio'r wybodaeth sy'n rhan o gofnod yr alwad a/neu wrando er mwyn hysbysu aelodau staff sy'n cael eu hyfforddi o ran yr ansawdd, a defnyddio hyn mewn cynlluniau datblygu aelodau staff unigol.
• Cael gwell dealltwriaeth o'n cwsmeriaid - Mae llawer o alwadau'n cael eu datrys ar lafar heb orfod llenwi unrhyw gofnodion. Trwy wrando ar alwadau sampl, byddwn yn gallu deall anghenion ein cwsmeriaid yn well, yn gallu adolygu'r gwasanaeth a chael gwell dealltwriaeth am y sefydliadau y byddwn yn arwyddbostio cwsmeriaid atynt.
• Cwynion ac Anghydfodau: Pan gaiff gwybodaeth ei chofnodi ar system electronig, hwn fydd y cofnod sefydledig. Yn achos cwyn neu anghydfod, gall recordiad o alwad ddarparu gwybodaeth ychwanegol i'n helpu ymchwilio i unrhyw honiadau, i ddiogelu buddion yr unigolyn dan sylw a/neu'r Cyngor trwy ddefnyddio gwybodaeth sy'n rhan o'r recordiad i ymateb i gwynion ynghylch y Ganolfan Gyswllt a/neu wasanaethau eraill y Cyngor.
• Hawliadau Cyfreithiol: I'w defnyddio wrth amddiffyn hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor, e.e., Hawliadau Priffyrdd.
• Diogelwch a Llesiant Aelodau Staff: Gall recordiad fod yn ddarn hollbwysig o dystiolaeth yn achos unrhyw fygythiadau a wneir yn erbyn y Cyngor neu unigolyn.

Hefyd defnyddir data personol yn unol â'r hysbysiadau preifatrwydd a restrir uchod.

Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio'r wybodaeth yma?

Caiff data personol ei brosesu ar y seiliau canlynol: -

• Rhwymedigaethau Cyfreithiol - defnyddio'r wybodaeth i gydymffurfio â chyfraith gyffredin neu rwymedigaeth statudol. 
• Tasgau Cyhoeddus - sef ymarfer 'awdurdod swyddogol' a phwerau cyfreithiol; neu i berfformio tasg benodol er budd y cyhoedd yn unol â'r gyfraith.

Gall esiamplau ar gyfer y ddau beth uchod gynnwys e.e., sicrhau y caiff diffygion ar y priffyrdd eu rheoli, y gweithredir yn erbyn tipio anghyfreithlon, y caiff gwastraff ei gasglu, y caiff niwsans sŵn ei gofnodi ac ati a diffyg hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor.

Hwyrach y bydd adegau pan gaiff data personol ei brosesu'n unol â 'sail' gyfreithiol arall.  Er enghraifft:

• Caniatâd
• Buddion allweddol i fywyd
• Buddion cyfreithiol

Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliadau eraill?

Er y gellir rhannu'r wybodaeth a gesglir yn ystod galwad gyda gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau allanol i helpu datrys ymholiad yr unigolyn dan sylw, mae pob recordiad yn gyfrinachol, a chaiff ei rhannu'n unig gyda'r canlynol, lle gellir cyfiawnhau ei rannu:

• Gwasanaethau eraill y Cyngor sy'n gweithio gyda'r Ganolfan Gyswllt, gyda'r bwriad o gynorthwyo i ddatrys anghydfod neu gŵyn.
• Yr Heddlu er mwyn helpu datrys mater troseddol.
• Sefydliadau eraill sy'n gysylltiedig â gofal yr unigolyn dan sylw (h.y. Gwasanaethau Cymdeithasol / gweithwyr gofal iechyd proffesiynol ac ati). 

Am ba hyd y cedwir fy ngwybodaeth?

Byddwn yn cadw recordiadau o alwadau, trawsgrifiadau, cofnodion sgwrsio ar y we a chyfryngau cymdeithasol, a negeseuon SMS am 12 mis.

Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data'r DU (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig ichi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad at yr wybodaeth bersonol sydd gan wasanaethau amdanoch chi.

Ewch i hysbysiad preifatrwydd y Cyngor (Diogelu Data a Phreifatrwydd - Cyngor Sir Powys) am ragor o wybdoaeth am yr hawliau hyn, yn ogystal â manylion cyswllt Swyddog Diogelu Data'r Cyngor (DPO).

Cysylltu â ni

Os oes gennych unrhyw bryderon neu os hoffech wybod mwy ynghylch sut mae'r ganolfan gyswllt yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, croeso ichi gysylltu â ni trwy un o'r dulliau canlynol:

• Trwy ebostio: customerservices@powys.gov.uk
• Llinell ffôn gyffredinol: 01597 82 74 60
• Trwy ysgrifennu at: Gwasanaethau Cwsmer, Neuadd y Sir, Spa Road East, Llandrindod, Cymru LD1 5LG