Hysbysiad Preifatrwydd Incwm a Dyfarniadau

Cyflwyniad

Mae Adran Incwm a Dyfarniadau Cyngor Sir Powys yn gwneud amrywiaeth o swyddogaethau, a bydd yn casglu data personol wrth wneud hynny. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data presennol.

Hysbysiad Preifatrwydd Y Cynllun Seibiant Dyledion (Lle i Anadlu)

Hysbysiad Preifatrwydd Y Grant Caledi i Denantiaid (PDF, 120 KB)

Pam ein bod ni'n casglu eich data

Adran dyfarniadau - Mae Cyngor Sir Powys fel y rheoleiddiwr data yn casglu eich data personol er mwyn dadansoddi eich hawl i fudd-dal tai, gostyngiadau treth y cyngor, taliadau tai dewisol, taliadau tanwydd gaeaf, prydau ysgol am ddim, grantiau cyfleusterau i'r anabl a/neu daliadau gofal cymdeithasol. Byddwn ond yn casglu'r data personol oddi wrthych sydd ei angen arnom er mwyn darparu'r gwasanaethau hyn i chi ac yn prosesu eich data mewn ffordd deg a chyfreithlon.

Adran Treth y Cyngor a Threthi Busnes ­- Fel rheolydd data, mae Cyngor Sir Powys yn casglu eich data personol gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn (symudol a llinell dir) a chyfeiriad e-bost er mwyn:

• Bilio, casglu ac adfer treth y cyngor a threthi busnes trwy unrhyw ddull sydd ar gael gan gynnwys negeseuon testun, galwadau ffôn ac archebion a hysbysiadau adfer ar bapur.
• Darparu unrhyw grantiau busnes neu taliadau ar ran Llywodraeth Cymru (e.e. Taliadau Cynllun Cymorth Costau Byw, taliadau tanwydd gaeaf neu grantiau llifogydd)

Byddwn dim ond yn casglu'r data personol sydd ei angen arnom er mwyn darparu'r gwasanaethau hyn i chi ac i atal a chanfod twyll a chamgymeriadau a byddwn yn prosesu eich data mewn ffordd deg a chyfreithlon.

• Er mwyn atal a chanfod twyll a chamgymeriadau - Fel rheolydd data, bydd Cyngor Sir Powys yn casglu data personol yn benodol wrthych chi am y rhesymau cyfreithiol hyn.  Mae'n bosibl y bydd angen y data personol hyn er mwyn darparu gwasanaeth rydych wedi gwneud cais amdano, ond os na, bydd yn cael ei gasglu at y rheswm penodol hyn hefyd.  Bydd y data personol a fwriedir ei ddefnyddio am y rhesymau isod yn cynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol.  Byddwn wedyn yn defnyddio'r data personol fel a ganlyn:-
• (a) Atal a chanfod twyll trwy gasglu gwybodaeth a pharu data.  Bydd y Cyngor yn gallu casglu a chadw'r data am resymau gwybodaeth a pharu ar draws holl gofnodion y Cyngor a gyda ffynonellau data cyfreithiol eraill i nodi hawliadau neu geisiadau allai fod yn dwyllodrus neu wedi'u gwneud mewn camgymeriad.   Lle byddwn yn gallu paru gwybodaeth a bod gwybodaeth gyferbyniol neu wrthdrawiadol i'w gweld mewn dau gofnod neu fwy, bydd angen edrych ymhellach i'r anghysondebau hyn.  Ni fyddwn yn tybio bod unrhyw achos o dwyll, gwall nac esboniad arall tan i ni gynnal ymchwiliad.  Doed a ddelo, mae'r broses o baru data yn ffordd sicr o sicrhau fod cofnodion yn gywir ac yn gyfoes.
• (b) Bydd honiadau o dwyll sy'n cael eu cyfeirio at dîm Ymchwilio Powys yn cael eu cymharu â data sydd gennym i weld pa wybodaeth rydym eisoes yn gwybod am y person / eiddo.  Byddwn wedyn yn ymchwilio ymhellach i'r wybodaeth a gasglwyd. 

Data Personol Sensitif

Fel rhan o'r broses ymgeisio, ar gyfer y gwasanaeth hwn, gall Cyngor Sir Powys gasglu data personol, gan gynnwys data personol sensitifamdanoch chi a'ch teulu.

Gall y wybodaeth hon a gesglir gynnwys:

Adran Dyfarniadau

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis dyddiad geni, rhif yswiriant cenedlaethol, cyfeiriad, data iechyd, incwm, budd-daliadau lles, cynilion, manylion rhenti a landlordiaid.
• Manylion am bobl eraill sy'n byw gyda chi, megis plant ac oedolion eraill, gan gynnwys eu dyddiadau geni, data iechyd, budd-daliadau lles, incwm a chynilion.

Treth y cyngor

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis eich cyfeiriad, manylion banc, data iechyd ac amgylchiadau personol.
• Manylion am bobl eraill sy'n byw gyda chi, megis plant ac oedolion eraill, gan gynnwys eu cyfeiriad, data iechyd ac amgylchiadau personol.
• Rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.

Trethi busnes

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis eich cyfeiriad, dyddiadau meddiannu a pheidio â meddiannu a manylion banc.
• Rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.
• Er mwyn atal a chanfod twyll a chamgymeriadau - Bydd y data personol y bwriedir ei ddefnyddio isod yn cynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol.

Byddwn yn gwirio rhywfaint o'r wybodaeth gyda ffynonellau eraill er mwyn sicrhau bod y wybodaeth a roddwch yn gywir ac na chafwyd unrhyw achos o dwyll neu gamgymeriad.

Gwybodaeth Gywir

Mae'n bwysig fod gennym wybodaeth gywir a diweddar amdanoch chi er mwyn asesu eich anghenion ac i gynnig y gwasanaethau priodol. Os yw eich manylion chi wedi newid, neu'n newid yn y dyfodol, cofiwch roi gwybod i ni mor fuan â phosibl er mwyn diweddaru ein cofnodion.

Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data

Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Y sail dros gasglu a phrosesu eich data yw ein rhwymedigaeth gyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Gweinyddu Nawdd Cymdeithasol 1992, fel y'i diwygiwyd
• Rheoliadau Budd-dal Tai
• Cynlluniau Gostyngiadau Treth y Cyngor a Rheoliadau Gofynion a Bennir (Cymru) 2013, fel y'i diwygiwyd
• Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992, fel y'i diwygiwyd
• Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant Cymru 2014
• Atal/canfod trosedd, gan gynnwys cynrychiolaeth ffug yn unol â Deddf Twyll 2006
• Rheoliadau Treth y Cyngor (Gweinyddu a Gorfodi) 1992, fel y'i diwygiwyd
• Rheoliadau Seibiant Dyled 2020

Deddf Archwilio ac Atebolrwydd Lleol 2014, atodlen 9

• Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989
• Deddf Diogelu Data 2018
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Rheoliadau Hawlfraint (Rhaglenni Cyfrifiadurol) 1992
• Cod Ymarfer Paru Data
• Deddf Llywodraeth Leol a Chynnwys y Cyhoedd mewn Iechyd 2007
• Deddf Troseddau Difrifol 2015

Caniatâd- Eich caniatâd pan fyddwch yn llenwi ac arwyddo'r ffurflenni cais ar gyfer y gwasanaethau sydd wedi'u cynnwys o fewn y rhybudd preifatrwydd hwn. Gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy ein hysbysu. Nid yw caniatâd yn gallu cael ei dynnu'n ôl mewn achosion ar gyfer atal twyll.

Pryd fyddwn yn rhannu eich data

Bydd y cyngor yn defnyddio eich data personol at y dibenion y cafodd ei roi, a rhesymau cyson eraill i sicrhau eich bod yn derbyn y gwasanaethau y mae gennych hawl i'w derbyn. Gall hyn gynnwys defnyddio eich manylion cyswllt i gysylltu â chi am wasanaethau'r Cyngor.

Gall hyn gynnwys rhannu data personol o fewn yr Adran Incwm a Dyfarniadau er mwyn sicrhau eich bod yn derbyn biliau treth y cyngor a threthi busnes cywir, a hefyd eich bod yn derbyn gwasanaethau eraill y mae gennych hawl iddynt, megis gostyngiad yn nhreth y cyngor, budd-dal tai, prydau ysgol am ddim, grantiau dillad a grantiau cyfleusterau i'r anabl.

Byddwn yn rhannu data gyda'n contractwyr (proseswyr data) sy'n darparu elfennau o'r gwasanaeth i ni.

Er mwyn prosesu eich cais, rydym yn rhannu gwybodaeth dan ein rhwymedigaethau cyfreithiol a gyda sefydliadau partner, gan gynnwys:

• Llywodraeth Cymru
• Swyddfa Archwilio Cymru
• Swyddfa Ystadegau Gwladol
• Yr Awdurdod Atal Twyll Cenedlaethol
• Swyddfa Ystadegau Gwladol
• Mentrau twyll lleol - byddwn yn gwirio ac yn rhannu data personol a gasglwyd gyda ffynonellau data cyfreithlon eraill er mwyn atal a chanfod twyll a chamgymeriadau a byddwn hefyd yn gwirio data gydag asiantaethau gwirio credyd.

Ar adegau, efallai y bydd angen rhannu eich gwybodaeth yn fewnol o fewn y cyngor a hefyd gyda mudiadau allanol lle mae'n rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, i ganfod twyll, i atal troseddau, i ddiogelu'r cyhoedd ac mewn achosion o niwed neu argyfwng. Byddwn yn rhannu unrhyw wybodaeth gydag unigolion priodol, ar sail beth sydd angen iddyn nhw wybod. 

Bydd unrhyw wybodaeth a rennir yn cael ei rhannu ar sail gyfreithlon a phriodol yn unig, gydag unigolion neu sefydliadau priodol, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:-

• Yr heddlu
• CThEM
• Mewnfudo
• Casglu Trethi
• Rhentu Doeth Cymru
• Asiantaeth y Swyddfa Brisio
• Sefydliadau Iechyd a Gofal Cymdeithasol
• Adrannau mewnol y cyngor - rheoli adeiladu, safonau masnach, cynllunio, tai ac iechyd yr amgylchedd.
• Gwasanaeth ansolfedd

• Cynghorau eraill

Ni fyddwn yn:

• Defnyddio eich gwybodaeth at ddibenion marchnata neu werthu heb eich caniatâd penodol chi.
• Anfon neu storio eich data dramor
• Gwneud penderfyniadau amdanoch chi'n seiliedig ar brosesu awtomataidd.

Proseswyr Data

Mae proseswyr data'n drydydd parti sy'n darparu elfennau o'r gwasanaethau i ni, megis systemau TG a chyflenwyr sy'n trin neu'n casglu data personol ar ran y Cyngor.

Mae gennym gontractau gyda'n proseswyr data a chytundeb prosesu data, sy'n golygu na allan nhw wneud dim gyda'ch gwybodaeth bersonol oni bai i ni ofyn iddynt wneud hynny.

Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad ar wahân i'r Cyngor neu isgontractwyr cymeradwy. Mae'n rhaid i broseswyr data gadw unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel ac am gyfnod penodol. Y proseswyr data presennol yw:

• NEC Software Solutions - darparwr y system gyfrifiadurol
• Civica - darparwr rheoli dogfennau
• AdvicePro - System rheoli achos
• DSI Billing Ltd - fformatio, argraffu a dosbarthu dogfennau sy'n mynd allan
• Excel Civil Enforcement Ltd a Jacobs Enforcement - sef asiantau gorfodi wedi'u contractio gan y Cyngor.
• TransUnion- Asiantaeth Cyfeirio Credyd sy'n cynnal gwiriadau ac adolygiadau, atal twyll ac yn mynd ar drywydd dyled.

Sut rydyn yn cadw eich data'n ddiogel

Byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau fod y wybodaeth bersonol sydd gennym, ar bapur neu'n electronig, yn cael ei gadw'n ddiogel a'i ddefnyddio gan bobl sydd â'r hawl i wneud hynny.

Mae mesurau diogelwch y cyngor yn cynnwys amgryptio data ac offer personol, mesurau rheoli mynediad i'r system a hyfforddiant diogelu data i'r holl staff.

Lle bydd cwmni neu sefydliad arall yn prosesu gwybodaeth bersonol ar ran y Cyngor, byddan nhw'n prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol â chyfarwyddiadau'r Cyngor ac mae'n rhaid rhoi sicrwydd diogelwch i'r Cyngor.

Am faint byddwn yn cadw eich data

Dim ond am gyfnod sylfaenol y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Bydd y wybodaeth a amlinellir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn cael ei chadw ar ôl i'r holl gamau gweithredu ar eich cyfrif a/neu'ch hawliad ddod i ben ac mae'r cyfnod sy'n ofynnol gan y cyngor at ddibenion cyfreithiol ac archwilio wedi mynd heibio. Bydd yr holl wybodaeth yn cael ei chadw'n ddiogel a'i dinistrio'n gyfrinachol pan gyrhaeddir y dyddiad cadw. Gellir gweld amserlen cadw a dinistrio data'r cynghorau yn Cadw a dinistrio cofnodion

Eich Hawliau

• Gwallau yn eich data - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wallau yn eich data personol. Cysylltwch â ni trwy lythyr gan nodi beth y credwch i fod yn anghywir a beth ddylai fod yn gywir. Ysgrifennwch at: Incwm a Dyfarniadau, Blwch Post 71, Llandrindod, Powys, LD1 9AQ.
• Tynnu caniatâd yn ôl - Os ydych wedi rhoi caniatâd i brosesu data, gallwch ofyn i'r caniatâd hwnnw gael ei dynnu yn ôl. Ysgrifennwch at: Incwm a Dyfarniadau, Blwch Post 71, Llandrindod, Powys, LD1 9AQ.
• Mynediad at ddata personol - Gallwch ofyn i gael gweld y data personol sydd gennym amdanoch chi. Dylech ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data.

Sut i wneud cwun

Os nad ydych chi'n hapus gyda'r ffordd y proseswyd eich data personol, dylech yn y lle cyntaf, gysylltu â Swyddog Diogelu Data Powys trwy lythyr at:

E-bost:foi@powys.gov.uk

Rhif ffôn: 01597 826000

Os ydych chi'n dal i fod yn anfodol, mae gennych yr hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Dyma gyfeiriad y Comisiynydd Gwybodaeth:

www.ico.org.uk

Swyddog Diogelu Data

Dyma fanylion cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data:

E-bost: foi@powys.gov.uk

Gwarant Debyd Uniongyrchol

• Mae pob banc a chymdeithas adeiladu sy'n derbyn cyfarwyddiadau i dalu trwy ddebyd uniongyrchol yn cynnig Gwarant Debyd Uniongyrchol.
• Os bydd eich debyd uniongyrchol yn newid o ran swm, dyddiad neu ba mor aml rydych yn talu, bydd Cyngor Sir Powys yn rhoi gwybod i chi 10 diwrnod gwaith cyn debydu eich cyfrif neu fel y cytunwyd fel arall.  Os ydych chi'n gofyn i Gyngor Sir Powys gasglu tâl, byddwch yn derbyn cadarnhad o'r swm a'r dyddiad ar adeg y cais.
• Os bydd Cyngor Sir Powys neu eich banc neu gymdeithas adeiladu'n gwneud camgymeriad wrth dalu eich Debyd Uniongyrchol, mae gennych hawl i ad-daliad llawn, yn syth o'r swm a dalwyd o'ch banc neu gymdeithas adeiladu.
• Os ydych chi'n derbyn ad-daliad nad oes gennych hawl iddo, mae'n rhaid i chi ei dalu'n ôl pan fydd Cyngor Sir Powys yn gofyn i chi.