Hysbysiad Preifatrwydd Incwm a Dyfarniadau

Cyflwyniad

Mae Adran Incwm a Dyfarniadau Cyngor Sir Powys yn gwneud amrywiaeth o swyddogaethau, a bydd yn casglu data personol wrth wneud hynny. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data presennol.

Pam ein bod ni'n casglu eich data

Adran dyfarniadau - Mae Cyngor Sir Powys fel y rheoleiddiwr data yn casglu eich data personol er mwyn dadansoddi eich hawl i fudd-dal tai, gostyngiadau treth y cyngor, taliadau tai dewisol, prydau ysgol am ddim, grantiau cyfleusterau i'r anabl a/neu daliadau gofal cymdeithasol. Byddwn ond yn casglu'r data personol oddi wrthych sydd ei angen arnom er mwyn darparu'r gwasanaethau hyn i chi ac yn prosesu eich data mewn ffordd deg a chyfreithlon.

Adran Treth y Cyngor a Threthi Busnes ­- Mae Cyngor Sir Powys fel y rheoleiddiwr data yn casglu eich data personol er mwyn bilio, casglu ac adfer Treth y Cyngor a Threthi Busnes. Byddwn ond yn casglu'r data personol oddi wrthych sydd ei angen arnom er mwyn darparu'r gwasanaethau hyn i chi ac yn prosesu eich data mewn ffordd deg a chyfreithlon.

Data Personol Sensitif

Fel rhan o'r broses ymgeisio, ar gyfer y gwasanaeth hwn, gall Cyngor Sir Powys gasglu data personol, gan gynnwys data personol sensitifamdanoch chi a'ch teulu.

Gall y wybodaeth hon a gesglir gynnwys:

Adran Dyfarniadau

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis dyddiad geni, rhif yswiriant cenedlaethol, cyfeiriad, data iechyd, incwm, budd-daliadau lles, cynilion, manylion rhenti a landlordiaid.
• Manylion am bobl eraill sy'n byw gyda chi, megis plant ac oedolion eraill, gan gynnwys eu dyddiadau geni, data iechyd, budd-daliadau lles, incwm a chynilion.

Treth y cyngor

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis eich cyfeiriad, manylion banc, data iechyd ac amgylchiadau personol.
• Manylion am bobl eraill sy'n byw gyda chi, megis plant ac oedolion eraill, gan gynnwys eu cyfeiriad, data iechyd ac amgylchiadau personol.
• Rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.

Trethi busnes

• Manylion amdanoch chi a'ch partner, megis eich cyfeiriad, dyddiadau meddiannu a pheidio â meddiannu a manylion banc.
• Rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost.

Fe fyddwn yn gwirio ychydig o'r wybodaeth gyda ffynonellau eraill i sicrhau fod y wybodaeth a gyflwynwch yn gywir.

Gwybodaeth Gywir

Mae'n bwysig fod gennym wybodaeth gywir a diweddar amdanoch chi er mwyn asesu eich anghenion ac i gynnig y gwasanaethau priodol. Os yw eich manylion chi wedi newid, neu'n newid yn y dyfodol, cofiwch roi gwybod i ni mor fuan â phosibl er mwyn diweddaru ein cofnodion.

Beth yw'r sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data

Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Y sail dros gasglu a phrosesu eich data yw ein rhwymedigaeth gyfreithiol dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Gweinyddu Nawdd Cymdeithasol 1992, fel y'i diwygiwyd
• Rheoliadau Budd-dal Tai
• Cynlluniau Gostyngiadau Treth y Cyngor a Rheoliadau Gofynion a Bennir (Cymru) 2013, fel y'i diwygiwyd
• Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992, fel y'i diwygiwyd
• Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant Cymru 2014
• Atal/canfod trosedd, gan gynnwys cynrychiolaeth ffug yn unol â Deddf Twyll 2006
• Rheoliadau Treth y Cyngor (Gweinyddu a Gorfodi) 1992, fel y'i diwygiwyd

Caniatâd- Eich caniatâd pan fyddwch yn llenwi ac arwyddo'r ffurflenni cais ar gyfer y gwasanaethau sydd wedi'u cynnwys o fewn y rhybudd preifatrwydd hwn. Gellir tynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy ein hysbysu. Nid yw caniatâd yn gallu cael ei dynnu'n ôl mewn achosion ar gyfer atal twyll.

Pryd fyddwn yn rhannu eich data

Bydd y cyngor yn defnyddio eich data personol at y dibenion y cafodd ei roi, a rhesymau cyson eraill i sicrhau eich bod yn derbyn y gwasanaethau y mae gennych hawl i'w derbyn.

Gall hyn gynnwys rhannu data personol o fewn yr Adran Incwm a Dyfarniadau er mwyn sicrhau eich bod yn derbyn biliau treth y cyngor a threthi busnes cywir, a hefyd eich bod yn derbyn gwasanaethau eraill y mae gennych hawl iddynt, megis gostyngiad yn nhreth y cyngor, budd-dal tai, prydau ysgol am ddim, grantiau dillad a grantiau cyfleusterau i'r anabl.

Byddwn yn rhannu data gyda'n contractwyr (proseswyr data) sy'n darparu elfennau o'r gwasanaeth i ni.

Er mwyn prosesu eich cais, rydym yn rhannu gwybodaeth dan ein rhwymedigaethau cyfreithiol a gyda sefydliadau partner, gan gynnwys:

• Llywodraeth Cymru
• Swyddfa Archwilio Cymru
• Yr Awdurdod Atal Twyll Cenedlaethol

• Swyddfa Ystadegau Gwladol

Ar adegau, efallai y bydd angen rhannu eich gwybodaeth yn fewnol o fewn y cyngor a hefyd gyda mudiadau allanol lle mae'n rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, i ganfod twyll, i atal troseddau, i ddiogelu'r cyhoedd ac mewn achosion o niwed neu argyfwng. Byddwn yn rhannu unrhyw wybodaeth gydag unigolion priodol, ar sail beth sydd angen iddyn nhw wybod. Byddwn yn rhannu'r wybodaeth sylfaenol yn unig at y diben hwn.

• Yr heddlu
• CThEM
• Mewnfudo
• Casglu Trethi
• Rhentu Doeth Cymru
• Asiantaeth y Swyddfa Brisio
• Sefydliadau Iechyd a Gofal Cymdeithasol
• Adrannau mewnol y cyngor - rheoli adeiladu, safonau masnach, cynllunio, tai ac iechyd yr amgylchedd.

Ni fyddwn yn:

• Defnyddio eich gwybodaeth at ddibenion marchnata neu werthu heb eich caniatâd penodol chi.
• Anfon neu storio eich data dramor
• Gwneud penderfyniadau amdanoch chi'n seiliedig ar brosesu awtomataidd.

Proseswyr Data

Mae proseswyr data'n drydydd parti sy'n darparu elfennau o'r gwasanaethau i ni, megis systemau TG a chyflenwyr sy'n trin neu'n casglu data personol ar ran y Cyngor.

Mae gennym gontractau gyda'n proseswyr data a chytundeb prosesu data, sy'n golygu na allan nhw wneud dim gyda'ch gwybodaeth bersonol oni bai i ni ofyn iddynt wneud hynny.

Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad ar wahân i'r Cyngor neu isgontractwyr cymeradwy. Mae'n rhaid i broseswyr data gadw unrhyw wybodaeth bersonol yn ddiogel ac am gyfnod penodol. Y proseswyr data presennol yw:

• Northgate Public Services Ltd - darparwr y system gyfrifiadurol
• DSI Billing Ltd - fformatio, argraffu ac anfon hysbysiadau ar fudd-daliadau
• Excel Civil Enforcement Ltd - sef asiantau gorfodi wedi'u contractio gan y Cyngor.
• Data Tank, Callcredit & Experian - Asiantaeth cyfeirio credyd sy'n adolygu ac yn gwirio, yn atal twyll ac yn adfer dyledion

Sut rydyn yn cadw eich data'n ddiogel

Byddwn yn cymryd camau priodol i sicrhau fod y wybodaeth bersonol sydd gennym, ar bapur neu'n electronig, yn cael ei gadw'n ddiogel a'i ddefnyddio gan bobl sydd â'r hawl i wneud hynny.

Mae mesurau diogelwch y cyngor yn cynnwys amgryptio data ac offer personol, mesurau rheoli mynediad i'r system a hyfforddiant diogelu data i'r holl staff.

Lle bydd cwmni neu sefydliad arall yn prosesu gwybodaeth bersonol ar ran y Cyngor, byddan nhw'n prosesu eich gwybodaeth bersonol yn unol â chyfarwyddiadau'r Cyngor ac mae'n rhaid rhoi sicrwydd diogelwch i'r Cyngor.

Am faint byddwn yn cadw eich data

Dim ond am gyfnod sylfaenol y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Byddwn yn cadw'r wybodaeth a nodir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar ôl gorffen unrhyw waith ar eich cais ac am gyfnod a nodir am resymau cyfreithiol ac archwilio. Byddwn yn cadw'r holl wybodaeth yn ddiogel ac yn eu dinistrio'n gyfrinachol ar ôl cyrraedd y dyddiad cadw.

Eich Hawliau

• Gwallau yn eich data - Mae gennych hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wallau yn eich data personol. Cysylltwch â ni trwy lythyr gan nodi beth y credwch i fod yn anghywir a beth ddylai fod yn gywir. Ysgrifennwch at: Incwm a Dyfarniadau, Blwch Post 71, Llandrindod, Powys, LD1 9AQ.
• Tynnu caniatâd yn ôl - Os ydych wedi rhoi caniatâd i brosesu data, gallwch ofyn i'r caniatâd hwnnw gael ei dynnu yn ôl. Ysgrifennwch at: Incwm a Dyfarniadau, Blwch Post 71, Llandrindod, Powys, LD1 9AQ.
• Mynediad at ddata personol - Gallwch ofyn i gael gweld y data personol sydd gennym amdanoch chi. Dylech ysgrifennu at y Swyddog Diogelu Data.

Sut i wneud cwun

Os nad ydych chi'n hapus gyda'r ffordd y proseswyd eich data personol, dylech yn y lle cyntaf, gysylltu â Swyddog Diogelu Data Powys trwy lythyr at:

E-bost:foi@powys.gov.uk

Rhif ffôn: 01597 826000

Os ydych chi'n dal i fod yn anfodol, mae gennych yr hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Dyma gyfeiriad y Comisiynydd Gwybodaeth:

www.ico.org.uk

Swyddog Diogelu Data

Dyma fanylion cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data:

E-bost: foi@powys.gov.uk

Gwarant Debyd Uniongyrchol

• Mae pob banc a chymdeithas adeiladu sy'n derbyn cyfarwyddiadau i dalu trwy ddebyd uniongyrchol yn cynnig Gwarant Debyd Uniongyrchol.
• Os bydd eich debyd uniongyrchol yn newid o ran swm, dyddiad neu ba mor aml rydych yn talu, bydd Cyngor Sir Powys yn rhoi gwybod i chi 10 diwrnod gwaith cyn debydu eich cyfrif neu fel y cytunwyd fel arall.  Os ydych chi'n gofyn i Gyngor Sir Powys gasglu tâl, byddwch yn derbyn cadarnhad o'r swm a'r dyddiad ar adeg y cais.
• Os bydd Cyngor Sir Powys neu eich banc neu gymdeithas adeiladu'n gwneud camgymeriad wrth dalu eich Debyd Uniongyrchol, mae gennych hawl i ad-daliad llawn, yn syth o'r swm a dalwyd o'ch banc neu gymdeithas adeiladu.
• Os ydych chi'n derbyn ad-daliad nad oes gennych hawl iddo, mae'n rhaid i chi ei dalu'n ôl pan fydd Cyngor Sir Powys yn gofyn i chi.